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Secretaria virtual con IA para academias: todas las llamadas atendidas, también durante las clases.
Atiende las llamadas del periodo de matrícula, a la madre que avisa de que su hija no asistirá hoy y al alumno adulto que quiere cambiarse al grupo de tarde. Reserva sobre su cuadro real de clases, profesores y aulas, y nunca ofrece una hora sin aula libre.
Plan único: 120 € + IVA al mes · operativo en 1 día · consultoría de integración gratuita
En una academia, el teléfono suena mientras el profesorado está en clase y hay cola en secretaría. Estas son las cuatro llamadas más habituales de cada curso.
Horarios, precios, qué nivel corresponde a cada alumno o si quedan plazas en el grupo de las cinco. Responde con la información que usted le haya facilitado y con las plazas realmente disponibles en cada grupo. Si la llamada termina en matrícula, la ficha del alumno queda creada.
La ausencia se registra en la ficha del alumno sin interrumpir al profesor. El bono no se ve afectado: la sesión solo se descuenta al registrar la asistencia en clase, por lo que una ausencia comunicada no le cuesta ninguna sesión al alumno, salvo que usted decida lo contrario.
Muchas llamadas las hace quien paga, no quien asiste a clase. El agente trabaja sobre la ficha del alumno y registra quién ha llamado y desde qué número. Con los alumnos adultos, identifica su teléfono y habla directamente con ellos.
Un alumno quiere cambiarse al grupo de tarde. El agente consulta el grupo al que quiere ir y comprueba que quede plaza y que haya un aula libre a esa hora; si no la hay, no ofrece esa hora. Lo que no puede resolver queda registrado como aviso, con responsable y fecha de compromiso.
En la atención telefónica, en la información que recibe su equipo, en la configuración y en el cumplimiento normativo.
Reconoce al alumno por su número y se dirige a él por su nombre. Reserva, cambia y cancela clases sobre el cuadro real, respeta la duración de cada una y nunca ofrece una hora sin aula libre. Pregunta una cosa en cada turno, dicta los teléfonos cifra a cifra y deletrea los correos. Si le interrumpen, deja de hablar y escucha. Si le piden hablar con una persona, transfiere la llamada a quien esté disponible en ese momento.
Cada llamada queda transcrita turno a turno, con lo que consultó el agente y lo que tardó en responder. La agenda tiene una columna por profesor y las franjas fuera de horario señaladas: su secretaría puede reservar en ellas, pero el agente nunca las ofrece. Las fichas se crean automáticamente con su número de alumno, los duplicados se fusionan dato a dato y cada ficha incluye su bono, sus faltas y su riesgo de ausencia.
El agente se prueba antes de publicarlo, y el panel muestra la lista de lo que falta para atender llamadas reales. La voz puede ser la de una persona de su secretaría, clonada con diez o doce segundos de grabación y con su consentimiento expreso. Por cada dato que llega de uno de sus sistemas, usted decide qué hace el agente con él: lo comunica, lo comunica solo si se lo piden, confirma las cuatro últimas cifras, lo usa para identificar o no lo comunica nunca.
Una locución avisa al descolgar de que atiende una inteligencia artificial y no puede desactivarse (Reglamento (UE) 2024/1689, art. 50). La grabación está desactivada por defecto y, si la activa, no comienza hasta que se ha emitido el aviso de grabación. Usted decide el plazo de conservación de las transcripciones, entre siete días y tres años. Hay cinco perfiles de acceso, especialmente relevantes cuando hay menores: quien solo consulta ve los datos sensibles ocultos y cada escucha de una grabación queda registrada.
El aula es un recurso con su capacidad, igual que el profesor tiene su horario. Si falta cualquiera de los dos, esa hora nunca se ofrece por teléfono.
Lo que escucha el padre de una alumna y lo que queda registrado en el panel al finalizar la llamada.
01:02
Buenas tardes, ha llamado a la academia. Le atiende un asistente virtual con inteligencia artificial. ¿En qué puedo ayudarle?
Buenas tardes. Llamo para avisar de que Sofía hoy no puede ir a inglés.
Veo que llama desde el teléfono registrado en la ficha de Sofía Pérez, alumna número 128, que hoy tiene Inglés B2 a las cinco con Rosa Gil. ¿Desea que registre su ausencia?
Sí, por favor. Y dígame cuántas sesiones le quedan del bono.
Le quedan siete sesiones de diez. La clase de hoy no se descontará, porque el bono solo descuenta al registrar la asistencia. Queda registrada la ausencia y que la ha comunicado usted, como padre de la alumna.
Perfecto, muchas gracias.
A usted. Si desea recuperar la clase, puedo consultar qué grupos tienen plazas libres esta semana. ¿Le interesa?
De momento no, gracias.
Gracias por llamar. Que tenga una buena tarde.
Sofía Pérez · nº de alumno 128
martes · Inglés B2 (60 min) · Rosa Gil
7 de 10 sesiones, sin descontar
padre de la alumna (registrado en la ficha)
Diálogo recreado para esta página, con nombres inventados. No es la grabación de ninguna llamada ni de ningún alumno real.
Alumnos, clases y bonos. Capturas reales del panel, sin retoques.
El agente reserva sobre este cuadro. Las franjas que bloquea su secretaría nunca se ofrecen por teléfono, y las horas fuera de horario solo pueden asignarse desde el panel.
Cada ficha se crea automáticamente al reservar la primera clase. Cuando dos fichas parecen de la misma persona, el panel lo indica y una persona del equipo las fusiona dato a dato.
Operativo en 1 día y configurado con sus grupos, profesores y aulas.
Cada sesión se descuenta del bono al registrar la asistencia, no al reservar ni al terminar la clase. La ficha muestra las sesiones disponibles, las consumidas y cuándo se consumió cada una.
Cada aula tiene su capacidad y su horario, y se reserva además del profesor. Sin aula libre, esa hora no se ofrece por teléfono.
Cada profesor tiene sus horas, sus materias y sus días libres. La agenda muestra una columna por profesor, y el agente nunca ofrece las franjas bloqueadas.
La ficha pertenece al alumno aunque llame otra persona en su nombre, y queda registrado quién fue y desde qué número. La búsqueda funciona sin tildes y el panel advierte de los duplicados.
Cada clase conserva el precio vigente el día en que se reservó, aunque después suba la tarifa. Puede enviar enlaces de pago y cobrar con tarjeta.
Hasta seis recordatorios por clase, con su texto y su hora, y un enlace para que el alumno cancele mientras quede margen. La ficha guarda las faltas y el riesgo de ausencia de cada alumno.
Respuestas a las dudas más habituales antes de solicitar una demostración.
Al registrar la asistencia en clase. No se descuenta al reservar ni por haberse impartido la clase, de modo que una ausencia comunicada no le cuesta ninguna sesión al alumno, salvo que usted decida lo contrario. La ficha muestra en todo momento cuántas sesiones quedan, cuántas se han usado y cuándo se consumió cada una.
La ficha pertenece al alumno y el agente trabaja sobre ella. Cuando llama otra persona, queda registrado quién fue y desde qué teléfono, y puede consultarse después en la ficha. Los alumnos adultos llaman personalmente: el agente los reconoce por su número y habla directamente con ellos.
No. El aula es un recurso con su capacidad y se reserva además del profesor. Si a esa hora no hay aula libre, o el profesor no tiene hueco, el agente no ofrece esa hora, aunque se la soliciten. Su secretaría sí puede asignarla desde el panel, y queda registrada como asignación manual.
Sí. Cada agente pasa por tres fases (borrador, pruebas y producción) y se prueba antes de publicarlo. El panel muestra la lista de lo que falta para poder atender llamadas: saludo, instrucciones, voz, herramientas, fuentes y la prueba realizada. Mientras falte alguno de estos elementos, no se publica.
Plan único de 120 € + IVA al mes, con 1000 minutos de conversación incluidos. El minuto adicional cuesta 0,65 € + IVA. Lo dejamos operativo en 1 día, las integraciones adicionales están listas en un máximo de 3 semanas y la consultoría de integración es gratuita.
Configuramos la demostración con sus clases (duración y precio), el horario de cada profesor, las aulas con su capacidad y sus bonos, y le mostramos la llamada resultante. No necesitamos ningún dato de sus alumnos.
Plan único: 120 € + IVA al mes con 1000 minutos incluidos · minuto adicional 0,65 € + IVA · operativo en 1 día · consultoría de integración gratuita