La Sua scuola risponde al telefono anche se tutti i docenti sono a lezione.
Risponde alle chiamate della settimana delle iscrizioni, a quella della madre che avvisa che oggi sua figlia non viene e a quella dello studente adulto che vuole passare al gruppo del pomeriggio. Prenota sul vero orario di lezioni, docenti e aule, e non propone un orario se non c’è un’aula libera.
Cosa è successo al telefono
Scuola di esempio · 4 docenti
La scheda è dello studente. Quando un’altra persona chiama per lui, resta annotato chi era e da quale telefono.
Una giornata al telefono
Quattro chiamate di una settimana qualsiasi
In una scuola il telefono squilla quando il docente è a lezione e in segreteria c’è la coda. Queste quattro arrivano ogni anno.
Settembre e il telefono non si ferma
Orari, prezzi, quale livello spetta al bambino, se c’è ancora posto nel gruppo delle cinque. A questo risponde con ciò che Lei gli ha scritto e con i posti che restano davvero in ogni gruppo. Se la chiamata finisce con un’iscrizione, la scheda dello studente resta creata.
Oggi non viene a lezione
L’assenza si annota nella scheda dello studente senza che nessuno debba cercare il docente per i corridoi. Il pacchetto non scala per questo: la seduta si usa quando si segna la presenza a lezione, quindi un’assenza avvisata non costa una seduta allo studente, a meno che Lei non la segni.
Chiama il padre, non lo studente
Molte chiamate le fa chi paga, non chi va a lezione. L’agente lavora sulla scheda dello studente e annota chi ha chiamato e da quale numero. Con gli studenti adulti, che in una scuola sono metà degli iscritti, riconosce il telefono e parla direttamente con loro.
Cambio di gruppo o di aula
Uno studente vuole passare al pomeriggio. L’agente guarda il gruppo in cui vuole andare, verifica che ci sia posto e che ci sia un’aula libera a quell’ora, e se non c’è, quell’orario non viene proposto. Ciò che non può risolvere resta come richiesta con un responsabile e una data promessa.
Cosa cambia
Quattro cose cambiano dalla prima chiamata
Nella chiamata, in ciò che Lei vede poi nel pannello, in ciò che decide quando lo configura e in ciò che Le chiede la legge.
Durante la chiamata
Riconosce lo studente dal numero e lo chiama per nome. Fissa, sposta e annulla lezioni sul vero orario, rispetta la durata di ciascuna e non propone un orario senza un’aula libera. Fa una domanda per turno, dice i numeri di telefono cifra per cifra e compita gli indirizzi e-mail. Se gli parlano sopra tace, e quando gli chiedono una persona trasferisce la chiamata a chi sta accettando chiamate in quel momento.
Nel pannello
Ogni chiamata resta trascritta turno per turno, con ciò che l’agente ha consultato e quanto ha impiegato a rispondere. L’agenda ha una colonna per docente e il fuori orario segnalato, dove la Sua segreteria può prenotare e l’agente non propone mai. Le schede si creano da sole con il loro numero studente, i duplicati si uniscono dato per dato, e ogni scheda ha il suo pacchetto, le sue assenze e il suo rischio di assenza.
Quando lo configura
L’agente si prova prima di pubblicarlo, e il pannello mostra l’elenco di ciò che gli manca per poter rispondere a chiamate vere. La voce può essere quella della Sua segreteria, clonata con dieci o dodici secondi di registrazione e con il suo consenso esplicito. Per ogni dato che arriva da un Suo sistema Lei decide cosa ne fa l’agente: lo dice, lo dice solo se glielo chiedono, conferma le ultime quattro cifre, lo usa per identificare o non esce mai.
Cosa chiede la legge
Un annuncio avvisa, appena si risponde, che a rispondere è un’intelligenza artificiale e non si può togliere. La registrazione è disattivata per impostazione predefinita, e non si inizia a registrare se quell’avviso non si è sentito. Lei sceglie per quanto tempo si conservano le trascrizioni, tra sette giorni e tre anni. Ci sono cinque profili di accesso, e quando ci sono di mezzo dei minori questo conta: chi consulta soltanto vede i dati sensibili oscurati e ogni ascolto di una registrazione resta annotato.
Martedì pomeriggio
Aula 3 · Rosa Gil
L’aula è una risorsa con la sua capienza, così come il docente ha il suo orario. Se manca una delle due cose, per l’agente quell’orario non esiste.
Una chiamata di esempio
Un’assenza avvisata e un pacchetto, dall’inizio alla fine
Questo è ciò che sente il padre di una studentessa e ciò che resta nella scheda quando riaggancia.
Buonasera, ha chiamato la scuola. Le risponde un assistente automatico: glielo dico perché la legge europea sull’intelligenza artificiale obbliga ad avvisarla. Come posso aiutarla?
Buonasera. Chiamo per avvisare che oggi Sofía non può venire a lezione di inglese.
Lei chiama dal telefono di Sofía Pérez, numero studente 128, che ha Inglese B2 il martedì alle cinque con Rosa Gil. Le segno l’assenza di oggi?
Sì, grazie. E mi dica quante sedute le restano nel pacchetto.
Gliene restano sette su dieci. Quella di oggi non viene scalata: il pacchetto scala una seduta quando si segna la presenza a lezione. Annoto l’assenza e che ha chiamato Lei, suo padre.
Perfetto, grazie mille.
Grazie a Lei. Se vuole recuperare quella lezione, me lo dica e guardo quali gruppi hanno posto questa settimana.
Ciò che è rimasto scritto senza che nessuno lo digitasse:
Dialogo ricreato per questa pagina, con nomi inventati. Non è la registrazione di nessuna chiamata né di nessuno studente reale.
Cosa vede la Sua segreteria
Il pannello, con le parole di una scuola
Studenti, lezioni e pacchetti. Le due schermate sono del pannello così come viene consegnato.
Tutta la settimana, ora per ora
L’agente prenota su questo orario. Ciò che la Sua segreteria blocca smette di esistere per lui, e il fuori orario possono usarlo solo voi.
Schede senza duplicati
Ogni scheda si crea da sola alla prenotazione della prima lezione. Quando due sembrano la stessa persona, il pannello avvisa e si uniscono dato per dato.
Di serie
Cosa trova già pronto una scuola
È pronto dal primo giorno e si adatta ai Suoi gruppi, ai Suoi docenti e alle Sue aule.
Pacchetti di sedute
Il pacchetto scala quando si segna la presenza, non alla prenotazione né alla fine della lezione. Nella scheda si vede quanto resta, quanto è stato consumato e quando è stata usata ogni seduta.
Aule e sale come risorse
Ogni aula ha la sua capienza e il suo orario, e si prenota oltre al docente. Senza un’aula libera, quell’orario non viene proposto al telefono.
Docenti con il loro orario
Ogni docente ha le sue ore, le sue materie e i suoi giorni liberi. L’agenda si vede con una colonna per docente, e ciò che si blocca resta bloccato anche per l’agente.
N. studente e scheda dello studente
La scheda è dello studente anche se chiama un altro per lui, e resta annotato chi era e da quale numero. La ricerca funziona anche senza accenti e il pannello avvisa dei duplicati.
Lezioni con il loro prezzo
Ogni lezione prende il prezzo che aveva il giorno in cui si è tenuta e lo conserva anche se poi la tariffa aumenta. Si possono inviare link di pagamento e incassare con carta.
Promemoria e assenze
Fino a sei promemoria per lezione, ciascuno con il suo testo e la sua ora, e un link per annullare finché c’è margine. La scheda conserva le assenze e il rischio di assenza di ogni studente.
Domande frequenti
Cosa chiedono le scuole
Quattro risposte da avere prima di sedersi a vedere una dimostrazione.
Quando il pacchetto scala una seduta?
Quando si segna la presenza a lezione. Non la scala alla prenotazione né per il solo fatto che la lezione si è tenuta, quindi un’assenza avvisata non costa una seduta allo studente, a meno che Lei non la segni. Nella scheda si vede sempre quante ne restano, quante ne sono state usate e quando è stata usata ciascuna.
E se chiama il padre, la madre o l’azienda che paga il corso?
La scheda è dello studente e l’agente lavora su quella. Quando chiama un’altra persona, resta annotato chi era e da quale telefono, e lo si legge poi nella scheda. Gli studenti adulti chiamano da sé: l’agente li riconosce dal numero e parla direttamente con loro.
Può fissare una lezione se non c’è un’aula libera?
No. L’aula è una risorsa con la sua capienza e si prenota oltre al docente. Se a quell’ora non c’è un’aula libera, o il docente non ha disponibilità, l’agente non propone quell’orario nemmeno se glielo chiedono. La Sua segreteria invece può inserirla dal pannello, e resta registrata per quello che è.
Si può provare prima di metterlo a rispondere alle chiamate?
Sì. Un agente passa dagli stati bozza, in prova e produzione, e si prova prima di pubblicarlo. Il pannello mostra l’elenco di ciò che gli manca per poter rispondere: saluto, istruzioni, voce, strumenti, fonti e la prova fatta. Finché manca qualcosa di tutto questo, non si pubblica.
Lo provi con i Suoi gruppi e le Sue aule
Prendiamo le Sue lezioni con durata e prezzo, l’orario di ogni docente, le aule con la loro capienza e i Suoi pacchetti, e Le mostriamo la chiamata fatta con questi dati. Per la dimostrazione non serve che ci mandi alcun dato degli studenti.