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Segretaria virtuale con IA per le scuole: tutte le chiamate gestite, anche durante le lezioni.
Risponde alle chiamate del periodo delle iscrizioni, alla madre che avvisa che oggi sua figlia non verrà e allo studente adulto che vuole passare al gruppo del pomeriggio. Prenota sul Suo orario reale di lezioni, docenti e aule, e non propone mai un orario senza un’aula libera.
Piano unico: 120 € + IVA al mese · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita
In una scuola il telefono squilla mentre i docenti sono a lezione e in segreteria c’è la coda. Queste sono le quattro chiamate più frequenti di ogni anno.
Orari, prezzi, quale livello corrisponde a ciascuno studente o se restano posti nel gruppo delle cinque. Risponde con le informazioni che Lei gli ha fornito e con i posti realmente disponibili in ogni gruppo. Se la chiamata si conclude con un’iscrizione, la scheda dello studente resta creata.
L’assenza si registra nella scheda dello studente senza interrompere il docente. Il pacchetto non ne risente: la seduta si scala solo quando si registra la presenza a lezione, quindi un’assenza comunicata non costa alcuna seduta allo studente, a meno che Lei non decida diversamente.
Molte chiamate le fa chi paga, non chi frequenta le lezioni. L’agente lavora sulla scheda dello studente e registra chi ha chiamato e da quale numero. Con gli studenti adulti, identifica il loro telefono e parla direttamente con loro.
Uno studente vuole passare al gruppo del pomeriggio. L’agente consulta il gruppo in cui vuole andare e verifica che ci sia posto e che ci sia un’aula libera a quell’ora; se non c’è, non propone quell’orario. Ciò che non può risolvere resta registrato come richiesta, con un responsabile e una data di impegno.
Nella risposta telefonica, nelle informazioni che riceve il Suo team, nella configurazione e nella conformità normativa.
Riconosce lo studente dal numero e si rivolge a lui per nome. Prenota, sposta e annulla lezioni sull’orario reale, rispetta la durata di ciascuna e non propone mai un orario senza un’aula libera. Fa una domanda per turno, detta i numeri di telefono cifra per cifra e compita gli indirizzi e-mail. Se viene interrotto, smette di parlare e ascolta. Se gli chiedono di parlare con una persona, trasferisce la chiamata a chi è disponibile in quel momento.
Ogni chiamata resta trascritta turno per turno, con ciò che l’agente ha consultato e quanto ha impiegato a rispondere. L’agenda ha una colonna per docente e le fasce fuori orario segnalate: la Sua segreteria può prenotarvi, ma l’agente non le propone mai. Le schede si creano automaticamente con il loro numero studente, i duplicati si uniscono dato per dato e ogni scheda include il suo pacchetto, le sue assenze e il suo rischio di assenza.
L’agente si prova prima di pubblicarlo, e il pannello mostra l’elenco di ciò che manca per rispondere a chiamate reali. La voce può essere quella di una persona della Sua segreteria, clonata con dieci o dodici secondi di registrazione e con il suo consenso esplicito. Per ogni dato che arriva da uno dei Suoi sistemi, Lei decide cosa ne fa l’agente: lo comunica, lo comunica solo se glielo chiedono, conferma le ultime quattro cifre, lo usa per identificare o non lo comunica mai.
Un annuncio avvisa, appena si risponde, che a rispondere è un’intelligenza artificiale e non può essere disattivato (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50). La registrazione è disattivata per impostazione predefinita e, se Lei la attiva, non inizia finché non è stato emesso l’avviso di registrazione. Lei decide per quanto tempo si conservano le trascrizioni, tra sette giorni e tre anni. Ci sono cinque profili di accesso, particolarmente importanti quando ci sono minori: chi consulta soltanto vede i dati sensibili nascosti e ogni ascolto di una registrazione resta registrato.
L’aula è una risorsa con la sua capienza, così come il docente ha il suo orario. Se manca uno dei due, quell’orario non viene mai proposto al telefono.
Ciò che sente il padre di una studentessa e ciò che resta registrato nel pannello al termine della chiamata.
01:02
Buonasera, ha chiamato la scuola. Le risponde un assistente virtuale con intelligenza artificiale. Come posso aiutarla?
Buonasera. Chiamo per avvisare che oggi Sofía non può venire a lezione di inglese.
Vedo che chiama dal telefono registrato nella scheda di Sofía Pérez, studentessa numero 128, che oggi ha Inglese B2 alle cinque con Rosa Gil. Desidera che registri la sua assenza?
Sì, grazie. E mi dica quante sedute le restano nel pacchetto.
Le restano sette sedute su dieci. La lezione di oggi non verrà scalata, perché il pacchetto scala solo quando si registra la presenza. Ho registrato l’assenza, comunicata da Lei in qualità di padre della studentessa.
Perfetto, grazie mille.
Grazie a Lei. Se desidera recuperare la lezione, posso verificare quali gruppi hanno posti liberi questa settimana. Le interessa?
Per il momento no, grazie.
Grazie per aver chiamato. Buon pomeriggio.
Sofía Pérez · n. studente 128
martedì · Inglese B2 (60 min) · Rosa Gil
7 sedute su 10, non scalato
padre della studentessa (registrato nella scheda)
Dialogo ricreato per questa pagina, con nomi inventati. Non è la registrazione di nessuna chiamata né di nessuno studente reale.
Studenti, lezioni e pacchetti. Schermate reali del pannello, senza ritocchi.
L’agente prenota su questo orario. Le fasce che la Sua segreteria blocca non vengono mai proposte al telefono, e le ore fuori orario si possono assegnare solo dal pannello.
Ogni scheda si crea automaticamente alla prenotazione della prima lezione. Quando due schede sembrano della stessa persona, il pannello lo segnala e una persona del team le unisce dato per dato.
Operativo in 1 giorno e configurato con i Suoi gruppi, docenti e aule.
Ogni seduta si scala dal pacchetto quando si registra la presenza, non alla prenotazione né alla fine della lezione. La scheda mostra le sedute disponibili, quelle consumate e quando è stata consumata ciascuna.
Ogni aula ha la sua capienza e il suo orario, e si prenota oltre al docente. Senza un’aula libera, quell’orario non viene proposto al telefono.
Ogni docente ha le sue ore, le sue materie e i suoi giorni liberi. L’agenda mostra una colonna per docente, e l’agente non propone mai le fasce bloccate.
La scheda appartiene allo studente anche se chiama un’altra persona a suo nome, e resta registrato chi era e da quale numero. La ricerca funziona anche senza accenti e il pannello segnala i duplicati.
Ogni lezione mantiene il prezzo in vigore il giorno in cui è stata prenotata, anche se poi la tariffa aumenta. Può inviare link di pagamento e incassare con carta.
Fino a sei promemoria per lezione, ciascuno con il suo testo e la sua ora, e un link perché lo studente annulli finché c’è margine. La scheda conserva le assenze e il rischio di assenza di ogni studente.
Risposte ai dubbi più frequenti prima di richiedere una dimostrazione.
Quando si registra la presenza a lezione. Non si scala alla prenotazione né per il solo fatto che la lezione si è tenuta, quindi un’assenza comunicata non costa alcuna seduta allo studente, a meno che Lei non decida diversamente. La scheda mostra in ogni momento quante sedute restano, quante ne sono state usate e quando è stata consumata ciascuna.
La scheda appartiene allo studente e l’agente lavora su di essa. Quando chiama un’altra persona, resta registrato chi era e da quale telefono, e lo si può consultare poi nella scheda. Gli studenti adulti chiamano personalmente: l’agente li riconosce dal numero e parla direttamente con loro.
No. L’aula è una risorsa con la sua capienza e si prenota oltre al docente. Se a quell’ora non c’è un’aula libera, o il docente non ha disponibilità, l’agente non propone quell’orario, anche se glielo chiedono. La Sua segreteria invece può assegnarla dal pannello, e resta registrata come assegnazione manuale.
Sì. Ogni agente passa per tre fasi (bozza, prova e produzione) e si prova prima di pubblicarlo. Il pannello mostra l’elenco di ciò che manca per poter rispondere alle chiamate: saluto, istruzioni, voce, strumenti, fonti e la prova effettuata. Finché manca uno di questi elementi, non si pubblica.
Piano unico da 120 € + IVA al mese, con 1.000 minuti di conversazione inclusi. Il minuto aggiuntivo costa 0,65 € + IVA. Lo rendiamo operativo in 1 giorno, le integrazioni aggiuntive sono pronte in un massimo di 3 settimane e la consulenza di integrazione è gratuita.
Configuriamo la dimostrazione con le Sue lezioni (durata e prezzo), l’orario di ogni docente, le aule con la loro capienza e i Suoi pacchetti, e Le mostriamo la chiamata che ne risulta. Non ci serve alcun dato dei Suoi studenti.
Piano unico: 120 € + IVA al mese con 1.000 minuti inclusi · minuto aggiuntivo 0,65 € + IVA · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita