Ihre Schule nimmt ab, auch wenn alle Lehrkräfte gerade unterrichten.
Er nimmt die Anrufe der Anmeldewoche an, den der Mutter, die Bescheid gibt, dass ihre Tochter heute nicht kommt, und den des erwachsenen Schülers, der in die Nachmittagsgruppe wechseln will. Er bucht im echten Plan von Kursen, Lehrkräften und Räumen und bietet keine Uhrzeit an, wenn kein Raum frei ist.
Was am Telefon passiert ist
Beispielschule · 4 Lehrkräfte
Die Akte gehört dem Schüler. Ruft eine andere Person für ihn an, wird vermerkt, wer es war und von welcher Nummer.
Ein Tag am Telefon
Vier Anrufe aus einer ganz normalen Woche
In einer Schule klingelt das Telefon, wenn die Lehrkraft gerade unterrichtet und im Sekretariat eine Schlange steht. Diese vier kommen in jedem Schuljahr.
September, und das Telefon steht nicht still
Zeiten, Preise, welches Niveau das Kind braucht, ob in der Gruppe um fünf noch Platz ist. Das beantwortet er mit dem, was Sie ihm hinterlegt haben, und mit den Plätzen, die in jeder Gruppe wirklich noch frei sind. Endet der Anruf mit einer Anmeldung, ist die Akte des Schülers schon angelegt.
Heute nicht im Unterricht
Die Abwesenheit wird in der Akte des Schülers vermerkt, ohne dass jemand die Lehrkraft auf dem Flur suchen muss. Das Sitzungspaket wird dadurch nicht belastet: Die Sitzung wird verbraucht, wenn die Anwesenheit im Unterricht eingetragen wird; eine gemeldete Abwesenheit kostet den Schüler also keine Sitzung, außer Sie tragen sie ein.
Der Vater ruft an, nicht der Schüler
Viele Anrufe kommen von denen, die zahlen, nicht von denen, die zum Unterricht gehen. Der Agent arbeitet mit der Akte des Schülers und vermerkt, wer angerufen hat und von welcher Nummer. Erwachsene Schüler, die in einer Schule die Hälfte der Anmeldungen ausmachen, erkennt er an der Telefonnummer und spricht direkt mit ihnen.
Wechsel der Gruppe oder des Raums
Ein Schüler will in den Nachmittag wechseln. Der Agent sieht sich die gewünschte Gruppe an, prüft, ob dort ein Platz frei ist und ob zu dieser Uhrzeit ein Raum frei ist; wenn nicht, wird diese Uhrzeit nicht angeboten. Was er nicht lösen kann, wird als Anfrage mit zuständiger Person und zugesagtem Datum angelegt.
Was sich ändert
Vier Dinge ändern sich ab dem ersten Anruf
Im Anruf, in dem, was Sie danach im Panel sehen, in dem, was Sie bei der Einrichtung festlegen, und in dem, was das Gesetz von Ihnen verlangt.
Am Telefon
Er erkennt den Schüler an seiner Nummer und spricht ihn mit Namen an. Er vergibt, verschiebt und storniert Kurse im echten Plan, hält die Dauer jedes Kurses ein und bietet keine Uhrzeit ohne freien Raum an. Er fragt eine Sache pro Runde, nennt Telefonnummern Ziffer für Ziffer und buchstabiert E-Mail-Adressen. Fällt man ihm ins Wort, schweigt er, und wenn jemand eine Person verlangt, leitet er den Anruf an die Person weiter, die gerade Anrufe annimmt.
Im Panel
Jeder Anruf wird Runde für Runde transkribiert, mit dem, was der Agent nachgeschlagen hat, und wie lange er für die Antwort brauchte. Der Kalender hat eine Spalte pro Lehrkraft und markiert die Zeiten außerhalb der Arbeitszeit, in denen Ihr Sekretariat buchen kann, der Agent aber nie etwas anbietet. Die Akten entstehen automatisch mit ihrer Schülernummer, Duplikate werden Angabe für Angabe zusammengeführt, und jede Akte enthält ihr Sitzungspaket, ihre Abwesenheiten und ihr Risiko des Nichterscheinens.
Bei der Einrichtung
Der Agent wird vor der Veröffentlichung getestet, und das Panel zeigt die Liste dessen, was ihm noch fehlt, um echte Anrufe anzunehmen. Die Stimme kann die einer Person aus Ihrem Sekretariat sein, geklont aus zehn oder zwölf Sekunden Aufnahme und mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Für jede Angabe aus einem Ihrer Systeme legen Sie fest, was der Agent damit tut: Er nennt sie, nennt sie nur auf Nachfrage, bestätigt die letzten vier Ziffern, nutzt sie nur zur Identifizierung, oder sie wird nie weitergegeben.
Was das Gesetz verlangt
Eine Ansage weist beim Abnehmen darauf hin, dass eine künstliche Intelligenz antwortet, und lässt sich nicht abschalten. Die Aufzeichnung ist ab Werk ausgeschaltet, und sie beginnt nicht, wenn dieser Hinweis nicht gelaufen ist. Sie wählen, wie lange die Transkripte aufbewahrt werden, zwischen sieben Tagen und drei Jahren. Es gibt fünf Zugriffsrollen, und wenn Minderjährige im Spiel sind, zählt das: Wer nur Lesezugriff hat, sieht sensible Daten verdeckt, und jedes Anhören einer Aufzeichnung wird protokolliert.
Dienstagnachmittag
Raum 3 · Rosa Gil
Der Raum ist eine Ressource mit eigener Kapazität, so wie die Lehrkraft ihre Arbeitszeiten hat. Fehlt eines von beiden, gibt es diese Uhrzeit für den Agenten nicht.
Ein Beispielanruf
Eine gemeldete Abwesenheit und ein Sitzungspaket, von Anfang bis Ende
Das hört der Vater einer Schülerin, und das steht in der Akte, wenn er auflegt.
Guten Tag, Sie haben die Schule angerufen. Sie sprechen mit einem automatischen Assistenten: Ich sage Ihnen das, weil die KI-Verordnung der EU vorschreibt, darauf hinzuweisen. Wie kann ich Ihnen helfen?
Guten Tag. Ich rufe an, um Bescheid zu sagen, dass Sofía heute nicht zum Englischkurs kommen kann.
Sie rufen von der Nummer von Sofía Pérez an, Schülernummer 128, sie hat dienstags um fünf Englisch B2 bei Rosa Gil. Soll ich das Fehlen für heute eintragen?
Ja, bitte. Und sagen Sie mir, wie viele Sitzungen ihr vom Paket noch bleiben.
Ihr bleiben sieben von zehn. Die heutige wird nicht abgezogen: Das Paket verbraucht eine Sitzung erst, wenn die Anwesenheit im Unterricht eingetragen wird. Ich vermerke das Fehlen und dass Sie angerufen haben, ihr Vater.
Perfekt, vielen Dank.
Ich danke Ihnen. Wenn die Stunde nachgeholt werden soll, sagen Sie es mir, und ich schaue, welche Gruppen diese Woche noch Plätze frei haben.
Was festgehalten wurde, ohne dass jemand etwas eintippt:
Für diese Seite nachgestellter Dialog mit erfundenen Namen. Es ist keine Aufzeichnung eines echten Anrufs oder eines echten Schülers.
Was Ihr Sekretariat sieht
Das Panel, in der Sprache einer Schule
Schüler, Kurse und Sitzungspakete. Beide Screenshots zeigen das Panel so, wie es ausgeliefert wird.
Die ganze Woche, Stunde für Stunde
Der Agent bucht in diesem Plan. Was Ihr Sekretariat blockiert, existiert für ihn nicht mehr, und die Zeiten außerhalb der Arbeitszeit können nur Sie selbst nutzen.
Akten ohne Duplikate
Jede Akte entsteht automatisch bei der ersten gebuchten Stunde. Wenn zwei nach derselben Person aussehen, weist das Panel darauf hin, und sie werden Angabe für Angabe zusammengeführt.
Serienmäßig
Was eine Schule schon fertig eingerichtet vorfindet
Es ist ab dem ersten Tag eingerichtet und wird an Ihre Gruppen, Ihre Lehrkräfte und Ihre Räume angepasst.
Sitzungspakete
Das Sitzungspaket wird beim Eintragen der Anwesenheit belastet, nicht beim Buchen und nicht am Ende der Stunde. In der Akte sieht man, was übrig ist, was verbraucht wurde und wann jede Sitzung verbraucht wurde.
Räume und Säle als Ressourcen
Jeder Raum hat seine Kapazität und seine Zeiten und wird zusätzlich zur Lehrkraft gebucht. Ohne freien Raum wird diese Uhrzeit am Telefon nicht angeboten.
Lehrkräfte mit ihren Arbeitszeiten
Jede Lehrkraft hat ihre Stunden, ihre Fächer und ihre freien Tage. Der Kalender zeigt eine Spalte pro Lehrkraft, und was blockiert wird, bleibt auch für den Agenten blockiert.
Schülernr. und Schülerakte
Die Akte gehört dem Schüler, auch wenn jemand anderes für ihn anruft, und es wird vermerkt, wer es war und von welcher Nummer. Die Suche funktioniert auch ohne Akzente, und das Panel weist auf Duplikate hin.
Kurse mit ihrem Preis
Jeder Kurs behält den Preis, der am Tag der Vergabe galt, auch wenn die Preise später steigen. Man kann Zahlungslinks schicken und per Karte kassieren.
Erinnerungen und Abwesenheiten
Bis zu sechs Benachrichtigungen pro Kurs, jeweils mit eigenem Text und eigener Uhrzeit, und ein Link zum Absagen, solange noch Zeit ist. Die Akte speichert die Abwesenheiten und das Risiko des Nichterscheinens jedes Schülers.
Häufige Fragen
Was Schulen fragen
Vier Antworten, die Sie haben sollten, bevor Sie sich eine Demo ansehen.
Wann verbraucht das Sitzungspaket eine Sitzung?
Wenn die Anwesenheit im Unterricht eingetragen wird. Nicht beim Buchen und nicht schon dadurch, dass der Kurs stattgefunden hat; eine gemeldete Abwesenheit kostet den Schüler also keine Sitzung, außer Sie tragen sie ein. In der Akte sieht man immer, wie viele übrig sind, wie viele genutzt wurden und wann jede verbraucht wurde.
Und wenn der Vater, die Mutter oder die Firma anruft, die den Kurs bezahlt?
Die Akte gehört dem Schüler, und der Agent arbeitet damit. Ruft eine andere Person an, wird vermerkt, wer es war und von welcher Nummer, und das steht danach in der Akte. Erwachsene Schüler rufen selbst an: Der Agent erkennt sie an ihrer Nummer und spricht direkt mit ihnen.
Kann er eine Stunde vergeben, wenn kein Raum frei ist?
Nein. Der Raum ist eine Ressource mit eigener Kapazität und wird zusätzlich zur Lehrkraft gebucht. Ist zu dieser Uhrzeit kein Raum frei oder hat die Lehrkraft keine Zeit, bietet der Agent diese Uhrzeit nicht an, auch wenn danach gefragt wird. Ihr Sekretariat kann sie im Panel trotzdem eintragen, und sie wird als das erfasst, was sie ist.
Kann man ihn testen, bevor er Anrufe annimmt?
Ja. Ein Agent durchläuft Entwurf, Test und Produktion und wird vor der Veröffentlichung in einem Probelauf getestet. Das Panel zeigt die Liste dessen, was ihm noch fehlt, um Anrufe anzunehmen: Begrüßung, Anweisungen, Stimme, Werkzeuge, Quellen und der erledigte Probelauf. Solange davon etwas fehlt, wird er nicht veröffentlicht.
Testen Sie es mit Ihren Gruppen und Ihren Räumen
Wir nehmen Ihre Kurse mit Dauer und Preis, die Arbeitszeiten jeder Lehrkraft, die Räume mit ihrer Kapazität und Ihre Sitzungspakete und zeigen Ihnen den Anruf, der damit geführt wird. Für die Demo müssen Sie uns keine Schülerdaten schicken.