A sua academia atende o telefone mesmo que todos os professores estejam a dar aulas.
Atende as chamadas da semana das matrículas, a da mãe que avisa que a filha hoje não vai e a do aluno adulto que quer passar para o grupo da tarde. Reserva sobre o horário real de aulas, professores e salas, e não oferece uma hora se não houver sala livre.
O que aconteceu ao telefone
Academia de exemplo · 4 professores
A ficha é do aluno. Quando outra pessoa liga por ele, fica registado quem foi e de que telefone.
Um dia ao telefone
Quatro chamadas de uma semana qualquer
Numa academia o telefone toca quando o professor está a dar aula e há fila na secretaria. Estas quatro chegam todos os anos letivos.
Setembro, e o telefone não para
Horários, preços, que nível corresponde à criança, se ainda há lugar no grupo das cinco. Isso responde-o com o que lhe tiver escrito e com os lugares que realmente restam em cada grupo. Se a chamada acabar em matrícula, a ficha do aluno fica criada.
Hoje não vem à aula
A falta fica registada na ficha do aluno sem que ninguém tenha de ir procurar o professor pelo corredor. O pacote não desconta por isso: a sessão gasta-se ao marcar a presença na aula, por isso uma falta avisada não custa uma sessão ao aluno, a menos que a marque.
Liga o pai, não o aluno
Muitas chamadas são feitas por quem paga, não por quem vai às aulas. O agente trabalha sobre a ficha do aluno e regista quem ligou e de que número. Com os alunos adultos, que numa academia são metade das matrículas, reconhece o telefone e fala diretamente com eles.
Mudança de grupo ou de sala
Um aluno quer passar para a tarde. O agente vê o grupo para onde quer ir, verifica que ainda há lugar e que há sala livre a essa hora, e se não houver, essa hora não é oferecida. O que não consegue resolver fica como pedido com responsável e data de compromisso.
O que muda
Quatro coisas mudam desde a primeira chamada
Na chamada, no que vê depois no painel, no que decide ao configurá-lo e no que a lei lhe exige.
Na chamada
Reconhece o aluno pelo número e trata-o pelo nome. Marca, altera e cancela aulas sobre o horário real, respeita a duração de cada uma e não oferece uma hora sem sala livre. Faz uma pergunta por turno, diz os números de telefone algarismo a algarismo e soletra os e-mails. Se lhe falam por cima, cala-se, e quando lhe pedem uma pessoa passa a chamada a quem estiver a aceitar chamadas nesse momento.
No painel
Cada chamada fica transcrita turno a turno, com o que o agente consultou e o que demorou a responder. A agenda tem uma coluna por professor e o período fora de horário assinalado, onde a sua secretaria pode reservar e o agente nunca oferece. As fichas criam-se sozinhas com o número de aluno, os duplicados fundem-se dado a dado, e cada ficha tem o seu pacote, as suas faltas e o seu risco de falta.
Ao configurá-lo
O agente é ensaiado antes de ser publicado, e o painel mostra a lista do que lhe falta para poder atender chamadas reais. A voz pode ser a da sua secretaria, clonada com dez ou doze segundos de gravação e com o seu consentimento expresso. Para cada dado que chega de um sistema seu, decide o que o agente faz com ele: di-lo, di-lo só se lho pedirem, confirma os quatro últimos algarismos, usa-o para identificar ou nunca sai dali.
O que a lei exige
Logo que a chamada é atendida, um anúncio avisa que quem atende é uma inteligência artificial, e não se pode retirar. A gravação vem desligada, e não se começa a gravar se esse aviso não tiver tocado. Escolhe durante quanto tempo se guardam as transcrições, entre sete dias e três anos. Há cinco perfis de acesso, e com menores pelo meio isso pesa: quem só consulta vê os dados sensíveis ocultos e cada audição de uma gravação fica registada.
Terça-feira à tarde
Sala 3 · Rosa Gil
A sala é um recurso com a sua capacidade, tal como o professor tem o seu horário. Se faltar qualquer uma das duas coisas, essa hora não existe para o agente.
Uma chamada de exemplo
Uma falta avisada e um pacote, do princípio ao fim
Isto é o que ouve o pai de uma aluna e o que fica na ficha quando desliga.
Boa tarde, ligou para a academia. Está a falar com um assistente automático: digo-lhe isto porque a lei europeia da inteligência artificial obriga a avisá-lo. Em que posso ajudar?
Boa tarde. Ligo para avisar que a Sofía hoje não pode ir a inglês.
Está a ligar do telefone da Sofía Pérez, número de aluno 128, que tem Inglês B2 às terças-feiras às cinco com a Rosa Gil. Registo a falta de hoje?
Sim, por favor. E diga-me quantas sessões lhe restam do pacote.
Restam-lhe sete de dez. A de hoje não é descontada: o pacote gasta a sessão quando se marca a presença na aula. Fica registada a falta e que foi o senhor, o pai, a ligar.
Perfeito, muito obrigado.
Eu é que agradeço. Se quiser recuperar essa aula, diga-me e vejo que grupos têm lugar esta semana.
O que ficou escrito sem ninguém o teclar:
Diálogo recriado para esta página, com nomes inventados. Não é a gravação de nenhuma chamada nem de nenhum aluno real.
O que a sua secretaria vê
O painel, com as palavras de uma academia
Alunos, aulas e pacotes. As duas capturas de ecrã são do painel tal como é entregue.
A semana inteira, hora a hora
O agente reserva sobre este quadro. O que a sua secretaria bloqueia deixa de existir para ele, e o período fora de horário só a sua equipa o pode usar.
Fichas sem duplicados
Cada ficha cria-se sozinha ao reservar a primeira aula. Quando duas parecem ser a mesma pessoa, o painel avisa e unem-se dado a dado.
De série
O que uma academia encontra já montado
Vem configurado desde o primeiro dia e ajusta-se aos seus grupos, aos seus professores e às suas salas.
Pacotes de sessões
O pacote desconta ao marcar a presença, não ao reservar nem ao terminar a aula. Na ficha vê-se o que resta, o que foi consumido e quando foi gasta cada sessão.
Salas de aula e espaços como recursos
Cada sala tem a sua capacidade e o seu horário, e reserva-se além do professor. Sem sala livre, essa hora não é oferecida por telefone.
Professores com o seu horário
Cada professor tem as suas horas, as suas disciplinas e os seus dias livres. A agenda vê-se com uma coluna por professor, e o que se bloqueia fica bloqueado também para o agente.
N.º de aluno e ficha do aluno
A ficha é do aluno mesmo que outra pessoa ligue por ele, e fica registado quem foi e de que número. A pesquisa funciona sem acentos e o painel avisa dos duplicados.
Aulas com o seu preço
Cada aula fica com o preço que tinha no dia em que foi marcada e mantém-no mesmo que a tarifa suba depois. É possível enviar ligações de pagamento e cobrar com cartão.
Lembretes e faltas
Até seis lembretes por aula, com o seu texto e a sua hora, e uma ligação para cancelar enquanto houver margem. A ficha guarda as faltas e o risco de falta de cada aluno.
Perguntas frequentes
O que as academias perguntam
Quatro respostas para ter antes de se sentar a ver uma demonstração.
Quando é que o pacote gasta uma sessão?
Ao marcar a presença na aula. Não a gasta ao reservar nem por a aula ter sido dada, por isso uma falta avisada não custa uma sessão ao aluno, a menos que a marque. Na ficha vê-se sempre quantas restam, quantas foram usadas e quando foi gasta cada uma.
E se ligar o pai, a mãe ou a empresa que paga o curso?
A ficha é do aluno e o agente trabalha sobre ela. Quando liga outra pessoa, fica registado quem foi e de que telefone, e isso lê-se depois na ficha. Os alunos adultos ligam eles próprios: o agente reconhece-os pelo número e fala diretamente com eles.
Pode marcar uma aula se não houver sala livre?
Não. A sala é um recurso com a sua capacidade e reserva-se além do professor. Se a essa hora não houver sala livre, ou o professor não tiver vaga, o agente não oferece essa hora, nem que lha peçam. A sua secretaria pode, isso sim, marcá-la a partir do painel, e fica registada como aquilo que é.
É possível testá-lo antes de o pôr a atender chamadas?
Sim. Um agente passa por rascunho, testes e produção, e é ensaiado antes de ser publicado. O painel mostra a lista do que lhe falta para poder atender: saudação, instruções, voz, ferramentas, fontes e o ensaio feito. Enquanto faltar alguma dessas coisas, não se publica.
Experimente-o com os seus grupos e com as suas salas
Pegamos nas suas aulas com a sua duração e o seu preço, no horário de cada professor, nas salas com a sua capacidade e nos seus pacotes, e mostramos-lhe a chamada feita com isso. Para a demonstração não precisa de nos enviar nenhum dado de alunos.