Votre école répond au téléphone même quand tous les professeurs sont en cours.
Il prend les appels de la semaine des inscriptions, celui de la mère qui prévient que sa fille ne viendra pas aujourd’hui et celui de l’élève adulte qui veut passer dans le groupe de l’après-midi. Il réserve sur le vrai planning des cours, des professeurs et des salles, et ne propose pas d’heure si aucune salle n’est libre.
Ce qui s’est passé au téléphone
Exemple d’école · 4 professeurs
La fiche est celle de l’élève. Quand une autre personne appelle pour lui, il est noté de qui il s’agit et depuis quel numéro.
Une journée au téléphone
Quatre appels d’une semaine ordinaire
Dans une école, le téléphone sonne quand le professeur est en cours et qu’il y a la queue au secrétariat. Ces quatre appels reviennent chaque année.
Septembre, et le téléphone ne s’arrête pas
Horaires, tarifs, quel niveau pour l’enfant, s’il reste de la place dans le groupe de 17 h. L’agent y répond avec ce que vous lui avez écrit et avec les places réellement disponibles dans chaque groupe. Si l’appel aboutit à une inscription, la fiche de l’élève est créée.
Il ne vient pas en cours aujourd’hui
L’absence est notée sur la fiche de l’élève sans que personne ait à chercher le professeur dans le couloir. Le forfait n’est pas décompté pour autant : la séance est décomptée quand la présence est pointée en cours, donc une absence signalée ne coûte pas de séance à l’élève, sauf si vous la pointez.
C’est le père qui appelle, pas l’élève
Beaucoup d’appels viennent de celui qui paie, pas de celui qui suit les cours. L’agent travaille sur la fiche de l’élève et note qui a appelé et depuis quel numéro. Avec les élèves adultes, qui représentent la moitié des inscrits dans une école, il reconnaît le numéro et leur parle directement.
Changement de groupe ou de salle
Un élève veut passer à l’après-midi. L’agent regarde le groupe qu’il vise, vérifie qu’il reste une place et qu’une salle est libre à cette heure-là ; sinon, cette heure n’est pas proposée. Ce qu’il ne peut pas régler devient une demande, avec un responsable et une date d’engagement.
Ce qui change
Quatre choses changent dès le premier appel
Pendant l’appel, dans ce que vous voyez ensuite dans le panneau, dans ce que vous décidez lors de la configuration et dans ce que la loi exige de vous.
Pendant l’appel
Il reconnaît l’élève à son numéro et l’appelle par son nom. Il donne, déplace et annule des cours sur le vrai planning, respecte la durée de chacun et ne propose pas d’heure sans salle libre. Il pose une question à la fois, dit les numéros de téléphone chiffre par chiffre et épelle les adresses e-mail. Si on lui coupe la parole, il se tait, et quand on lui demande une personne, il transfère l’appel à celle qui accepte les appels à ce moment-là.
Dans le panneau
Chaque appel est transcrit tour par tour, avec ce que l’agent a consulté et son temps de réponse. L’agenda a une colonne par professeur et les plages hors horaires signalées, où votre secrétariat peut réserver et que l’agent ne propose jamais. Les fiches se créent toutes seules avec leur n° d’élève, les doublons sont fusionnés donnée par donnée, et chaque fiche comporte son forfait de séances, ses absences et son risque d’absence.
À la configuration
L’agent est testé avant d’être publié, et le panneau affiche la liste de ce qui lui manque pour répondre à de vrais appels. La voix peut être celle de votre secrétariat, clonée à partir de dix à douze secondes d’enregistrement et avec le consentement exprès de la personne. Pour chaque donnée qui provient de l’un de vos systèmes, vous décidez ce que l’agent en fait : il la dit, il ne la dit que si on la lui demande, il confirme les quatre derniers chiffres, il l’utilise pour identifier, ou elle ne sort jamais.
Ce que la loi exige
Dès le décroché, une annonce indique qu’une intelligence artificielle répond, et elle ne peut pas être supprimée. L’enregistrement est désactivé par défaut, et il ne démarre pas si cette annonce n’a pas été diffusée. Vous choisissez la durée de conservation des transcriptions, entre sept jours et trois ans. Il existe cinq profils d’accès, et quand des mineurs sont concernés, cela compte : les profils en consultation seule voient les données sensibles masquées et chaque écoute d’un enregistrement est consignée.
Mardi après-midi
Salle 3 · Rosa Gil
La salle est une ressource avec sa capacité, tout comme le professeur a ses horaires. S’il manque l’un ou l’autre, cette heure n’existe pas pour l’agent.
Un exemple d’appel
Une absence signalée et un forfait de séances, du début à la fin
Voici ce qu’entend le père d’une élève et ce qui reste sur la fiche quand il raccroche.
Bonjour, vous êtes bien à l’école. Vous êtes en ligne avec un assistant automatique : je vous le dis parce que la réglementation européenne sur l’intelligence artificielle m’oblige à vous en informer. Comment puis-je vous aider ?
Bonjour. J’appelle pour prévenir que Sofía ne pourra pas aller en cours d’anglais aujourd’hui.
Vous appelez depuis le numéro de Sofía Pérez, élève n° 128, qui a cours d’anglais B2 le mardi à 17 h avec Rosa Gil. Je note son absence d’aujourd’hui ?
Oui, s’il vous plaît. Et dites-moi combien de séances il lui reste sur son forfait.
Il lui en reste sept sur dix. Celle d’aujourd’hui n’est pas décomptée : le forfait décompte une séance quand la présence est pointée en cours. Je note l’absence et que c’est vous, son père, qui avez appelé.
Parfait, merci beaucoup.
Je vous en prie. Si elle veut rattraper ce cours, dites-le-moi et je regarde quels groupes ont de la place cette semaine.
Ce qui a été consigné sans que personne ait à le saisir :
Dialogue reconstitué pour cette page, avec des noms inventés. Ce n’est l’enregistrement d’aucun appel ni d’aucun élève réel.
Ce que voit votre secrétariat
Le panneau, avec les mots d’une école
Élèves, cours et forfaits de séances. Les deux captures montrent le panneau tel qu’il est livré.
Toute la semaine, heure par heure
L’agent réserve sur ce planning. Ce que votre secrétariat bloque cesse d’exister pour lui, et les plages hors horaires ne peuvent être utilisées que par vous.
Des fiches sans doublons
Chaque fiche se crée toute seule à la réservation du premier cours. Quand deux fiches semblent être la même personne, le panneau le signale et elles sont fusionnées donnée par donnée.
De série
Ce qu’une école trouve déjà en place
C’est prêt dès le premier jour et cela s’adapte à vos groupes, vos professeurs et vos salles.
Forfaits de séances
Le forfait est décompté au pointage de la présence, pas à la réservation ni à la fin du cours. La fiche montre ce qui reste, ce qui a été consommé et quand chaque séance a été décomptée.
Salles de cours et salles, gérées comme ressources
Chaque salle a sa capacité et ses horaires, et se réserve en plus du professeur. Sans salle libre, cette heure n’est pas proposée par téléphone.
Des professeurs avec leurs horaires
Chaque professeur a ses heures, ses matières et ses jours de repos. L’agenda s’affiche avec une colonne par professeur, et ce qui est bloqué l’est aussi pour l’agent.
N° d’élève et fiche élève
La fiche est celle de l’élève même si quelqu’un d’autre appelle pour lui, et il est noté de qui il s’agissait et depuis quel numéro. La recherche fonctionne sans accents et le panneau signale les doublons.
Des cours avec leur prix
Chaque cours garde le prix qu’il avait le jour où il a été réservé, même si le tarif augmente ensuite. Vous pouvez envoyer des liens de paiement et encaisser par carte.
Rappels et absences
Jusqu’à six rappels par cours, avec leur texte et leur heure, et un lien d’annulation tant qu’il reste de la marge. La fiche conserve les absences et le risque d’absence de chaque élève.
Questions fréquentes
Les questions des écoles
Quatre réponses à connaître avant d’assister à une démonstration.
Quand une séance est-elle décomptée du forfait ?
Quand la présence est pointée en cours. Elle n’est pas décomptée à la réservation ni du simple fait que le cours a eu lieu : une absence signalée ne coûte donc pas de séance à l’élève, sauf si vous la pointez. La fiche indique toujours combien il en reste, combien ont été utilisées et quand chacune a été décomptée.
Et si c’est le père, la mère ou l’entreprise qui paie la formation qui appelle ?
La fiche est celle de l’élève et l’agent travaille dessus. Quand une autre personne appelle, il est consigné qui a appelé et depuis quel numéro, et cela se lit ensuite sur la fiche. Les élèves adultes appellent eux-mêmes : l’agent les reconnaît à leur numéro et leur parle directement.
Peut-il attribuer un cours s’il n’y a pas de salle libre ?
Non. La salle est une ressource avec sa capacité, et elle se réserve en plus du professeur. Si, à cette heure-là, aucune salle n’est libre ou si le professeur n’a pas de créneau, l’agent ne propose pas cette heure, même si on la lui demande. Votre secrétariat, lui, peut la placer depuis le panneau, et elle est enregistrée comme telle.
Peut-on le tester avant de lui confier les appels ?
Oui. Un agent passe par les états brouillon, test et production, et il est testé avant d’être publié. Le panneau affiche la liste de ce qui lui manque pour pouvoir répondre : formule d’accueil, instructions, voix, outils, sources et essai effectué. Tant qu’il manque l’un de ces éléments, il n’est pas publié.
Testez-le avec vos groupes et vos salles
Nous reprenons vos cours avec leur durée et leur prix, les horaires de chaque professeur, les salles avec leur capacité et vos forfaits de séances, et nous vous montrons l’appel réalisé avec tout cela. Pour la démonstration, inutile de nous envoyer la moindre donnée d’élève.