Le même agent décroche dès la première sonnerie et répond aux messages WhatsApp : il donne et déplace des rendez-vous sur votre agenda réel, ouvre les demandes nécessaires et consigne chaque conversation dans le panneau, parlée ou écrite, avec ce qu’il a consulté pour répondre.
À partir de 350 € par mois, avec 500 minutes, WhatsApp et une page présentant vos prestations inclus.
Aucun appel perdu
Même la nuit, et celui qui ne passe pas attend son tour
L’agenda se remplit tout seul
Il ne propose que des créneaux qui existent
Téléphone et WhatsApp
Le même agent, et la même fiche
Annonce d’IA dès le décroché
Votre client sait à quoi il a affaire, et vous respectez le règlement
L’appelant ne remarque pas qu’il n’y a que deux personnes derrière le comptoir. On décroche dès la première sonnerie, on lui donne un rendez-vous, on lui dit où en est son dossier et on l’appelle par son nom.
Horaires, tarifs, adresse, un rendez-vous à déplacer : l’agent s’en charge. Votre équipe ne prend que les appels qui nécessitent une personne, et c’est celle qui accepte les appels à ce moment-là qui les prend.
Transfère l’appel à la bonne personne
L’appel de onze heures du soir, qui tombait autrefois sur la messagerie, se transforme en rendez-vous. Et pendant ce même appel, l’agent envoie un lien de paiement, encaisse par carte ou met en place une mensualité.
Liens de paiement et mensualités
Il salue la personne par son nom et reprend là où vous en étiez restés. La fiche se crée toute seule, les doublons sont fusionnés et le rappel du rendez-vous contient un lien pour que la personne le modifie elle-même.
Jusqu’à six rappels par rendez-vous
Chaque demande ou incident repart avec sa référence, dictée au téléphone, un responsable et une date d’engagement : 4 heures en priorité urgente, 24 en haute, 72 en normale et 7 jours en basse.
Boîte de réception des demandes dans le panneau
Un garage, une cliente qui demande des nouvelles de sa voiture et veut passer la récupérer. À droite, ce que l’agent consulte pendant qu’il parle.
Agent 00:02
Garage Vidal Frères, bonjour. Vous êtes en ligne avec un assistant d’intelligence artificielle. Comment puis-je vous aider ?
00:09 Appelant
Bonjour. J’appelle pour la voiture que j’ai déposée lundi, la Golf. Je voulais savoir si elle sera prête jeudi, ça m’arrangerait de passer la récupérer.
Agent 00:21
Je vous reconnais à votre numéro, madame Marta. Votre Golf est arrivée lundi pour l’embrayage et, pour l’instant, elle est en attente d’une pièce. Pour la récupérer jeudi, il me reste deux créneaux de restitution : 9 h 30 ou midi.
00:38 Appelant
Midi, plutôt. Mais si la pièce n’arrive pas, prévenez-moi, je ne veux pas me déplacer pour rien.
Agent 00:52
C’est noté : jeudi à midi pour la restitution. Je vous envoie un rappel mercredi en fin d’après-midi avec un lien au cas où vos plans changeraient. Et je laisse une demande au chef d’atelier pour qu’il vous confirme la pièce ; la référence est AV-0042, je vous l’épelle : a, vé, zéro, zéro, quatre, deux.
Ce qui est enregistré après l’appel
La fiche, grâce au numéro appelant
Nom, véhicule et dernier échange avec elle.
L’état de la réparation, en direct
Il le demande au système du garage et le communique. Cette donnée n’est pas copiée ici.
Les créneaux de restitution du jeudi
Les deux qu’il propose existent dans l’agenda ; il n’y en a pas d’autres.
À qui revient la demande
Responsable et date d’engagement, selon la priorité.
Ceci est une reconstitution écrite. C’est nous qui avons écrit ce dialogue pour montrer comment se déroule un appel. Si vous préférez entendre le véritable agent, vous trouverez un appel enregistré juste en dessous.
Un client appelle pour savoir où en est une panne qu’il a signalée plus tôt, et il n’a pas la référence sous la main. L’agent la retrouve, lui dit où en est la demande et à quelle heure l’équipe s’est engagée. Moins d’une minute, du début à la fin.
L’annonce d’intelligence artificielle. En premier, avant que l’agent ne dise quoi que ce soit.
« Je n’ai pas la référence sous la main. » L’agent la retrouve quand même, grâce au numéro depuis lequel il appelle.
L’état et la date d’engagement. Pas de « on vous rappelle » : le jour et l’heure auxquels l’équipe s’est engagée.
Appel de test, pas d’un client. L’entreprise et la personne sont fictives, et l’appelant est une autre voix de synthèse. L’enregistrement a été fait sans standard, donc l’annonce du début a été ajoutée au montage ; lors d’un vrai appel, c’est le standard qui la diffuse. Les longues pauses ont été coupées. Le reste est l’appel tel quel.
Votre standard reste tel quel. La seule chose qui change, c’est la destination des appels que vous choisissez.
Tous, ou seulement ceux auxquels personne ne répond après trois sonneries, ou seulement ceux hors horaires. Le renvoi se configure chez votre opérateur. Si vous préférez commencer avec une ligne à part, nous vous donnons un nouveau numéro.
Prestations, tarifs, horaires, durée de chaque rendez-vous et ce que l’agent peut dire de chaque donnée : s’il la dit, s’il la confirme en partie ou si elle ne sort jamais. Tout se teste avant publication.
Dès le premier appel, vous avez la transcription, les demandes et l’agenda. Et un numéro de secours vers lequel l’appel part en cas de problème : sans ce numéro, aucun agent n’est publié.
Quatre écrans que vous allez consulter chaque jour : l’appel, l’agenda, les demandes et WhatsApp.
Chaque tour indique son heure, le temps de réponse et ce que l’agent a consulté pour répondre. Si un appel a mal tourné, on voit à quel tour et pourquoi.
Ce que l’agent réserve arrive ici, sur les créneaux réellement libres. Vous déplacez un rendez-vous à la main si besoin, et le rappel se réajuste.
Chaque demande ouverte par l’agent arrive dans la boîte de réception avec sa référence et un délai qui découle de la priorité qu’il lui a donnée. Ce qui dépasse sa date se voit d’un coup d’œil.
Les confirmations et les rappels partent tout seuls, et la réponse de chaque personne arrive sur son rendez-vous : le bouton « Confirmo » le confirme et « Necesito cambiarla » le signale dans l’agenda. Quand il faut un membre de l’équipe, celui-ci reprend la conversation et répond au nom de l’entreprise.
Le script n’est pas le même pour un cabinet médical que pour un garage. Les mots changent, tout comme la durée de chaque rendez-vous et ce qu’il faut demander avant de donner un horaire.
Des patients qui demandent un rendez-vous, des rendez-vous de suivi déplacés et des premières consultations plus longues qu’un contrôle. Les données de santé ne parviennent pas à l’agent.
Voir comment il répond pour un cabinet médicalDes élèves et des familles qui se renseignent sur les horaires des cours, les places disponibles et les mensualités. L’agent met en place la mensualité et envoie le lien de paiement.
Voir comment il répond pour une écoleDes clients qui demandent où en est leur réparation, des techniciens avec leur tournée du jour et des demandes à ouvrir avec référence et responsable.
Voir comment il répond pour un garageDes tables et des réservations en plein coup de feu, des changements de nombre de couverts et des annulations de dernière minute, sans que personne ne lâche son plateau pour décrocher.
Voir comment il répond pour un restaurantDes clients avec un incident qui veulent une référence et une date. L’agent ouvre l’incident, dicte la référence et indique quand ils auront une réponse.
Voir comment il répond pour un service clientSi, au téléphone, vous donnez des rendez-vous, ouvrez des demandes ou renseignez sur l’état de quelque chose, l’agent se configure de la même façon, avec votre vocabulaire.
Parlez-nous de votre casL’annonce d’intelligence artificielle est diffusée à chaque appel et ne peut pas être désactivée. Le reste, c’est vous qui le décidez, et la trace de qui l’a décidé est conservée.
ISO/IEC 27001 : certification en cours
Confidentialité et sécurité en détailC’est vous qui l’activez si vous le souhaitez. Et si l’annonce d’IA n’a pas été diffusée, rien n’est enregistré.
De 7 jours à 3 ans. Les enregistrements sans durée définie sont effacés au bout de 30 jours.
Propriétaire, éditeur, lecture seule, facturation et l’équipe de la plateforme. Chaque écoute d’un enregistrement est consignée.
Elles ne parviennent ni à l’agent ni à aucun modèle. Les données sensibles sont chiffrées, avec le consentement enregistré.
Nous travaillons sur la partie livraison : créneaux de livraison, notifications au destinataire et état de l’envoi consultable par téléphone. Ce n’est pas encore disponible et nous n’annonçons pas de date.
Nous vous préparons un agent avec vos prestations, vos horaires et votre façon de parler, nous vous appelons et vous le testez vous-même. Ensuite, nous vous montrons le panneau avec cet appel dedans.