Aus jedem Anruf ein erfasster Vorgang
Der Agent prüft den Kontoinhaber, informiert ihn über die offenen Beträge, sendet ihm den Zahlungslink und hält das Ergebnis fest, ohne dass jemand den Anruf anhören muss.
Ausgehende Kampagnen mit KI · Anruf und WhatsApp
Ausgehende Kampagnen mit KI: Inkasso, Vertrieb und Kundenbindung
Der Sprachagent ruft Ihre Kunden an oder schreibt ihnen per WhatsApp, um an offene Zahlungen zu erinnern, Angebote vorzustellen und Kunden zurückzugewinnen, die sich länger nicht bei Ihrem Unternehmen gemeldet haben. Er prüft, ob er mit dem Kontoinhaber spricht, sendet den Zahlungslink und erfasst jeden Vorgang in Ihrem Panel: das Ergebnis, die Zahlungszusage und die Daten, die der Kunde aktualisiert.
Modul im Tarif von 300 € zzgl. MwSt. im Monat enthalten · Kampagnenanrufe für 0,65 € zzgl. MwSt. pro Minute · Kostenlose Integrationsberatung
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Kampagnenarten: Inkasso, Angebot und Aktion
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Kombinationen aus Anruf und WhatsApp
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mögliche Ergebnisse bei jedem Inkassovorgang
Für wen
Für Unternehmen, die viele Kunden kontaktieren und dabei sorgfältig vorgehen müssen
Eine ausgehende Kampagne ist eine Liste von Kunden, die der Sprachagent mit einem konkreten Ziel anruft oder per WhatsApp anschreibt: offene Beträge einziehen, verkaufen oder Kunden binden. Jeder Kontakt endet mit einem in Ihrem Panel erfassten Ergebnis, das Ihr Team prüft, ohne die Anrufe anzuhören.
Forderungseinzug und Telefoninkasso
Erinnerungen an Zahlungsrückstände in der vorgerichtlichen Phase, in großem Umfang: Prüfung des Kontoinhabers, Zahlungslink, Zahlungszusagen mit Betrag und Datum; die Fälle, die eine Verhandlung erfordern, gehen an Ihr Team.
Telekommunikation und Versorgungsunternehmen
Rücklastschriften und offene Gebühren von Tausenden von Kunden, innerhalb der erlaubten Zeiten bearbeitet, mit Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Anschrift, die bei jedem Anruf aktualisiert werden.
Vertriebsteams
Angebote für Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben. Wer Interesse zeigt, landet in Ihrem Vertriebstrichter, und Ihr Team wird benachrichtigt, um den Verkauf fortzusetzen.
Kundenbindung und Reaktivierung
Aktionen für Ihre Kunden und Kampagnen für alle, die sich länger nicht bei Ihnen gemeldet haben, ausgewählt nach Trichterphase, Kundentyp oder Herkunft.
Kampagnenarten
Inkasso, Angebot und Aktion aus demselben Panel
Jede Kampagne wird als Entwurf vorbereitet: Das Panel zeigt Ihnen, wie viele Kunden sie erreicht, wer außen vor bleibt und warum. Niemand wird kontaktiert, bevor die Inhaberin oder der Inhaber des Kontos sie startet, und Sie können sie jederzeit pausieren.
Inkasso
Mahnwesen und Forderungseinzug
Erinnert Schuldner an offene Zahlungen, prüft, ob mit dem Kontoinhaber gesprochen wird, und hält das Ergebnis fest. Sie erreicht Kunden mit überfälligen Rechnungen, und Sie können sie nach Alter der Forderung und Mindestbetrag eingrenzen.
Angebot
Vertrieb und Kundengewinnung
Stellt Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben, ein Angebot vor und übernimmt Interessenten in den Vertriebstrichter. Der Agent kennt die Bedingungen, die Gültigkeit und die Argumente, die Sie ihm vorgeben.
Aktion
Kundenbindung
Macht Kunden, die dem Empfang zugestimmt haben, eine Aktion mit Bedingungen und Link bekannt. Per WhatsApp antwortet der Kunde mit einem Button: „Interessiert mich“, „Nein, danke“ oder „Keine weiteren“.
Forderungsmanagement
Ein Inkassoanruf, Schritt für Schritt
Der Agent folgt bei jedem Anruf demselben Ablauf, freundlich und ohne Druck, und hält fest, was geschieht, damit Ihr Team nur in den Fällen eingreifen muss, die es erfordern.
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Die offenen Rechnungen kommen von selbst
Alle paar Stunden über die API Ihres Systems, aus einer CSV- oder Excel-Datei oder über Ihren Webhook. Jede Rechnung wird über Referenz, Ausweisnummer oder Telefonnummer mit der Kundenakte verknüpft.
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2
Er stellt sich vor und prüft den Kontoinhaber
Er stellt sich als virtueller Assistent Ihres Unternehmens vor und weist darauf hin, dass das Gespräch transkribiert wird. Bevor er Beträge oder Rechnungen nennt, prüft er den vollständigen Namen und eine Angabe aus der Kundenakte: DNI oder NIE, Geburtsdatum, Postleitzahl, Kundennummer oder Rechnungsnummer.
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3
Er informiert freundlich
Er erklärt, welche Rechnungen offen sind, mit Betrag und Fälligkeit, und bittet den Kunden, die Rückstände auszugleichen. Wenn die Kampagne es vorsieht, spricht er ein einziges Mal den Hinweis auf Auskunfteien aus.
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4
Er sendet den Zahlungslink per WhatsApp
Den Link der Rechnung selbst oder einen Link des Zahlungsanbieters Ihres Unternehmens, während das Gespräch weiterläuft. Kartendaten werden nie am Telefon abgefragt.
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5
Er erfasst das Ergebnis
Zahlungszusage mit Betrag und Datum, bereits erfolgte Zahlung, Bitte um Ratenzahlung, bestrittene Forderung oder Unvermögen zu zahlen, jeweils mit Grund. Ratenzahlungen und Streitfälle klärt Ihr Team.
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6
Er aktualisiert die Kontaktdaten
Er bestätigt mit dem Kunden dessen Telefonnummer, weitere Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Anschrift und bevorzugten Kontaktweg und aktualisiert sie. Im Aktivitätsprotokoll ist festgehalten, welche Daten sich geändert haben.
Die Zahlung per Link, ohne aufzulegen
Sobald der Kontoinhaber bestätigt ist, sendet der Agent den Zahlungslink per WhatsApp, während er in der Leitung bleibt. Zahlt der Kunde über den Zahlungsanbieter, werden seine Rechnungen als bezahlt markiert und der Kontakt wird von selbst abgeschlossen; beim Link Ihrer eigenen Rechnung genügt es, dass Ihr System die Zahlung meldet.
Nimmt eine andere Person ab, erwähnt der Agent weder die Forderung noch den konkreten Grund des Anrufs: Er sagt, dass er im Auftrag Ihres Unternehmens wegen einer Kontoangelegenheit anruft, und fragt, wann er den Kontoinhaber sprechen kann. Nach zwei fehlgeschlagenen Prüfungsversuchen wird der Vorgang als „Identität nicht bestätigt“ erfasst.
Vertrieb und Kundenbindung
Angebote und Aktionen für alle, die sie erhalten möchten
Vertriebskampagnen erreichen nur Kunden, die dem Empfang über diesen Kanal zugestimmt haben. Der Agent stellt das Angebot vor, beantwortet Fragen und übernimmt den Kunden bei Interesse in Ihren Vertriebstrichter.
Nur mit Einwilligung
Die Zustimmung jedes Kunden steht in seiner Kundenakte, pro Kanal, mit Datum und dem zugestimmten Text. Wer nicht zugestimmt oder darum gebeten hat, nicht kontaktiert zu werden, bleibt außerhalb der Kampagne.
Sie wählen aus, wen
Nach Trichterphase, Kundentyp und Herkunft oder nur Kunden, die seit einer bestimmten Anzahl von Tagen keinen Kontakt mit Ihrem Unternehmen hatten. Vor dem Start sehen Sie, wie viele Kunden die Kampagne erreicht, und eine Auswahl der Empfänger.
Das Angebot mit seinen Bedingungen
Titel, Beschreibung, Bedingungen, Gültigkeitsdatum und Link. Sie schreiben Begrüßung, Kernaussagen und Abschluss; wenn Sie einen Text leer lassen, wird der Standardtext Ihrer Branche verwendet.
Interessenten in den Trichter
Der interessierte Kunde gelangt in die Phase „Erfassung“ Ihres Vertriebstrichters, zusammen mit dem, was ihn interessiert, und Ihr Team wird benachrichtigt, um ihn anzurufen.
Wenn er lieber mit einer Person spricht
Möchte der Kunde mit jemandem aus Ihrem Team sprechen, wird das als „Möchte mit einer Person sprechen“ erfasst, und per WhatsApp geht die Unterhaltung an Ihr Team über.
Sofortige Abmeldung
Bittet der Kunde darum, keine Werbung zu erhalten, wird die Abmeldung sofort wirksam und seine Nummer kommt auf die Sperrliste. Per WhatsApp auch, wenn er mit „BAJA“ oder „STOP“ antwortet.
Jeder interessierte Kunde wird im Vertriebstrichter weitergeführt, mit seinen Unterhaltungen und der Analyse der KI.
Den Vertriebstrichter mit KI entdeckenKanäle, Zeiten und Grenzen
Anruf, WhatsApp oder beides, mit Zeiten und Grenzen, die Rücksicht auf Menschen nehmen
Sie wählen den Kanal jeder Kampagne. Antwortet der Kunde über einen Kanal nicht, kann der Agent es über den anderen versuchen, immer innerhalb der Zeiten und Grenzen der Kampagne.
- Nur Anruf
- Nur WhatsApp
- WhatsApp, bei fehlender Antwort Anruf
- Anruf, bei fehlender Antwort WhatsApp
Zeiten mit Rücksicht auf Menschen
Montag bis Freitag von 09:00 bis 21:00 Uhr in der Zeitzone Ihres Unternehmens. Jede Kampagne kann diese Zeiten mit eigenen Zeitfenstern einschränken, bis zu vier, aber nie erweitern.
Ohne Aufdringlichkeit
Höchstens ein Anruf pro Tag und Kunde, drei Anrufversuche und eine WhatsApp-Nachricht pro Kampagne, mit dem Abstand in Stunden zwischen den Versuchen, den Sie festlegen.
WhatsApp mit genehmigten Vorlagen
Gesendet wird eine von Meta genehmigte Vorlage. Bei Inkasso-Kampagnen kann der Kunde mit einem Button antworten („Mehr Informationen“, „Bereits bezahlt“ oder „Bitte rufen Sie mich an“) oder schreiben, und der Agent antwortet ihm.
Compliance
Was der Agent immer tut und was er nie tut
Die Regeln jedes Anrufs hängen nicht vom Skript ab: Die Plattform setzt sie durch, damit keine Kampagne sie umgehen kann.
Immer
- Sich als virtueller Assistent vorstellen und darauf hinweisen, dass das Gespräch transkribiert wird.
- Die Identität des Kontoinhabers prüfen, bevor über eine Forderung gesprochen wird.
- Die Sperrliste und Bitten, nicht kontaktiert zu werden, beachten, auch bei Inkasso-Kampagnen.
- Nur innerhalb der Kampagnenzeiten anrufen und schreiben.
Nie
- Eine Forderung gegenüber einer anderen Person als dem Kontoinhaber offenlegen.
- Kartendaten am Telefon abfragen.
- Drohen, drängen, Vorwürfe machen oder Konsequenzen nennen, die nicht in der Kampagne vorgesehen sind.
- Aktionen jemandem anbieten, der dem Empfang über diesen Kanal nicht zugestimmt hat.
Hinweis auf Auskunfteien nur mit Erklärung
Eine Inkasso-Kampagne enthält diesen Hinweis nur, wenn die Inhaberin oder der Inhaber des Kontos im Panel erklärt, dass die Forderung besteht, fällig und durchsetzbar ist; dass die Zahlung zuvor an dem angegebenen Datum unter Hinweis auf eine mögliche Meldung an die Auskunftei verlangt wurde; und dass Ihr Unternehmen Zahlungsausfälle an diese Auskunftei meldet. Der Text ist festgelegt:
„Wir möchten Sie daran erinnern, dass [Name Ihres Unternehmens] die Forderung, falls sie nicht beglichen wird, einer Auskunftei melden kann, was Ihre Kreditwürdigkeit beeinträchtigen könnte“.
Der Agent sagt ihn nur einmal pro Anruf und nie zu jemandem, der nicht bestätigt ist, und auch nicht, nachdem der Kunde angegeben hat, dass er die Forderung bestreitet.
Sperrliste
Keine Kampagne ruft die Nummern auf Ihrer Liste an oder schreibt ihnen: die Robinsonliste, die Sie hochladen, die von Kunden beantragten Abmeldungen, die automatisch hinzugefügt werden, und die Nummern, die Ihr Team hinzufügt.
Nur die Inhaberin oder der Inhaber des Kontos kann Kampagnen starten und fortsetzen.
Gestión Smart wendet diese Regeln bei jedem Anruf und jeder Nachricht an, bietet aber keine Rechtsberatung: Für die Rechtsgrundlage jeder Kampagne und die Meldung von Zahlungsausfällen an Auskunfteien ist Ihr Unternehmen verantwortlich. Lassen Sie Ihre Konfiguration von Ihrer Beratung prüfen.
Ergebnisse im Panel
Jeder Kontakt mit seinem Ergebnis und seinem Verlauf
Die Kennzahlen der Kampagne werden mit jedem Anruf und jeder Nachricht aktualisiert: Kontakte, ausstehend, bearbeitet, nicht in der Kampagne und Fehler, dazu die Zählung nach Ergebnis. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um nur diese Kontakte zu sehen.
- Der Vorgang jedes Kontakts: das Ergebnis, die Zahlungszusage, der Grund und die geänderten Daten sowie ob der Agent oder eine Person ihn erfasst hat.
- Anrufe und Nachrichten: Jeder Anruf lässt sich mit seinem Transkript öffnen, die WhatsApp-Unterhaltung im Posteingang.
- Ihr Team entscheidet: Es kann das vom Agenten erfasste Ergebnis korrigieren oder den Kontakt als abgeschlossen markieren.
- Steuerung der Kampagne: jederzeit pausieren, fortsetzen oder abbrechen und die Ergebnisse als CSV exportieren.
Integration
Verbunden mit Ihrem Abrechnungssystem und Ihrem CRM
Die Rechnungen kommen aus Ihrem System, und jeder Vorgang fließt dorthin zurück. Die Integrationsberatung ist kostenlos, und zusätzliche Integrationen sind in höchstens 3 Wochen fertig.
Von Ihrem System ins Panel
- Synchronisierung per API alle paar Stunden: Sie geben die Adresse, die Zugangsdaten und das Feld an, aus dem jede Angabe stammt. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
- Import einer CSV- oder Excel-Datei mit einer Vorschau, wie jede Zeile gelesen wird, bevor sie importiert wird.
- Meldungen Ihres Systems per Webhook: neue oder aktualisierte Rechnungen und eingegangene Zahlungen, mit denen Kontakte, die nichts mehr schulden, abgeschlossen werden.
- Rechnungen, die keiner Kundenakte zugeordnet werden können, werden im Panel markiert.
Vom Panel in Ihr System
- Jeder Inkassovorgang, jede Änderung der Kontaktdaten und jeder interessierte Kunde, sobald sie erfasst sind, über die Verbindungen des Panels.
- Export der Ergebnisse jeder Kampagne als CSV.
Häufige Fragen
Ausgehende Kampagnen: Antworten vor der Demo
Die häufigsten Fragen vor dem Start der ersten Kampagne.
Was passiert, wenn eine andere Person abnimmt?
Der Agent erwähnt weder die Forderung noch den konkreten Grund des Anrufs: Er sagt, dass er im Auftrag Ihres Unternehmens wegen einer Kontoangelegenheit anruft, und fragt, wann er den Kontoinhaber sprechen kann. Der Vorgang wird als „Nicht der Kontoinhaber“ erfasst.
Fragt der Agent bei einem Kampagnenanruf nach Kartendaten?
Nein. Sobald der Kontoinhaber bestätigt ist, sendet ihm der Agent per WhatsApp den Zahlungslink seiner Rechnung oder des Zahlungsanbieters Ihres Unternehmens, und der Kunde zahlt mit dem Handy, ohne aufzulegen. Zahlt er über den Zahlungsanbieter, werden seine Rechnungen als bezahlt markiert und der Kontakt wird automatisch abgeschlossen.
Brauche ich die Einwilligung meiner Kunden?
Für Angebote und Aktionen ja: Kontaktiert wird nur, wer dem Empfang über diesen Kanal zugestimmt hat, und die Zustimmung wird in seiner Kundenakte erfasst. Für die Erinnerung an eine offene Zahlung ist keine Werbeeinwilligung erforderlich, aber Bitten, nicht kontaktiert zu werden, und die Sperrliste werden immer beachtet. Gestión Smart bietet keine Rechtsberatung: Lassen Sie jede Kampagne von Ihrer Beratung prüfen.
Wann ruft der Agent an?
Montag bis Freitag von 09:00 bis 21:00 Uhr in der Zeitzone Ihres Unternehmens oder in den engeren Zeitfenstern, die die Kampagne festlegt. Höchstens ein Anruf pro Tag und Kunde, drei Anrufversuche und eine WhatsApp-Nachricht pro Kampagne.
Kann ich prüfen und korrigieren, was der Agent erfasst?
Ja. Von jedem Kontakt aus lassen sich sein Anruf mit dem Transkript und seine WhatsApp-Nachrichten öffnen. Ihr Team kann das Ergebnis korrigieren oder den Kontakt als abgeschlossen markieren, und es wird festgehalten, wer das getan hat.
Was kosten die ausgehenden Kampagnen?
Das Modul ist im Einheitstarif von 300 € zzgl. MwSt. im Monat enthalten. Kampagnenanrufe werden mit 0,65 € zzgl. MwSt. pro Minute abgerechnet, getrennt von den im Tarif enthaltenen Minuten. Die WhatsApp-Nachrichten stellt Meta Ihrem Unternehmen als Inhaber des WhatsApp-Business-Kontos in Rechnung.
Wie lange dauert es, bis alles einsatzbereit ist?
Die Kampagnen werden auf Anfrage in Ihrem Konto aktiviert. Die Rechnungen lassen sich noch am selben Tag aus einer Datei laden; die Synchronisierung mit Ihrem System wird im Panel eingerichtet, und wenn Sie eine zusätzliche Integration brauchen, ist sie in höchstens 3 Wochen fertig. Für WhatsApp muss jede Vorlage vor dem ersten Versand von Meta genehmigt sein.
Kann ich es mir vor dem Vertragsabschluss ansehen?
Ja. In einer 30-minütigen Demo zeigen wir Ihnen eine komplette Kampagne: wie sie vorbereitet wird, was der Agent sagt und wie die Ergebnisse im Panel erscheinen. Sie können auch +372 699 1693 anrufen und mit unserem eigenen Vertriebsagenten sprechen.
Kostenlose Beratung zur Einrichtung
Bereiten Sie Ihre Kampagnen für Inkasso, Vertrieb und Kundenbindung mit uns vor
Wir helfen Ihnen, sie mit Ihren eigenen Daten einzurichten: woher die Rechnungen kommen, was der Agent sagt, über welche Kanäle und zu welchen Zeiten. Diese Beratung ist kostenlos.
Prüfung des Kontoinhabers, bevor über die Forderung gesprochen wird
Zahlungslink per WhatsApp, nie Kartendaten am Telefon
Jeder Vorgang in Ihrem Panel erfasst