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Datenschutz und Sicherheit: Sie entscheiden, was aufgezeichnet wird und wie lange es aufbewahrt wird
Datenschutz, DSGVO und KI-Verordnung der EU
Gestión Smart nimmt Anrufe für Unternehmen an, die Daten ihrer Kunden verarbeiten: Termine, Telefonnummern, Rechnungen und, in Kliniken, Patientenakten, die geschützt bleiben müssen. Diese Seite beschreibt, wie das System heute konfiguriert ist und was Sie im Panel anpassen können.
Gestión Smart weist bei jedem Anruf darauf hin, dass eine künstliche Intelligenz antwortet, wie es die KI-Verordnung der EU vorschreibt; zeichnet kein Audio auf, sofern das Unternehmen dies nicht aktiviert; bewahrt Transkripte und Aufzeichnungen zwischen 7 Tagen und 3 Jahren auf, je nach Entscheidung des Unternehmens; und unterzeichnet vor dem ersten Anruf einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wir befinden uns im Zertifizierungsprozess nach ISO/IEC 27001 und zeigen kein Siegel, bevor wir die Zertifizierung erhalten haben. Diese Seite beschreibt die Maßnahmen, die das System heute umsetzt, und was protokolliert wird.
Letzte Aktualisierung: 3. Oktober 2026
Die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689) verpflichtet dazu, Anrufer darüber zu informieren, dass sie mit einer künstlichen Intelligenz sprechen. Bei Gestión Smart spielt die Telefonanlage diese Ansage ab, bevor sich der Agent meldet, und sie lässt sich weder im Panel deaktivieren noch vertraglich ausschließen.
Zu Beginn des Anrufs hört der Kunde, dass ihn eine künstliche Intelligenz im Namen Ihres Unternehmens betreut. Der Text enthält den Namen des Unternehmens; die Wiedergabe ist immer verpflichtend.
„Sie sprechen mit einem KI-Assistenten von [Ihr Unternehmen]…“
Ein neu angemeldetes Unternehmen zeichnet kein Audio auf: Es verfügt nur über das Transkript jedes Anrufs. Wenn Sie das Audio benötigen, können Sie die Aufzeichnung im Panel aktivieren.
Die erste weist darauf hin, dass eine KI antwortet, und läuft bei jedem Anruf. Die zweite weist darauf hin, dass der Anruf aufgezeichnet wird, und ist nur nötig, wenn Sie die Aufzeichnung aktivieren. Ohne diese zweite Ansage lässt sich die Aufzeichnung im Panel nicht aktivieren.
Vom Klingeln des Telefons bis zur Löschung seiner Daten.
Eine Steuerkanzlei muss Daten womöglich drei Jahre aufbewahren, ein Friseursalon einen Monat. Die Frist wird in der Compliance-Ansicht in Tagen eingetragen, und ab dann erfolgt die Löschung automatisch. Das Panel bietet 30, 90 und 365 Tage als Schnellauswahl an. Die Patientenakte wird, sofern Ihre Praxis sie im Panel führt, so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz vorschreibt.
Sie werden so lange aufbewahrt, wie Sie es festlegen, zwischen 7 Tagen und 3 Jahren. Nach Ablauf werden sie automatisch gelöscht, zusammen mit den Notizen, die der Agent während des Gesprächs gemacht hat.
30 Tage. Diese Frist gilt, solange keine andere festgelegt ist, damit ein Versäumnis nicht zu einem unbegrenzten Audioarchiv führt.
Der Inhaber, im Panel, und die Änderung wird mit seinem Namen und der Uhrzeit protokolliert. Die anderen Rollen können die Frist sehen, aber nicht ändern.
Nach Ablauf der Frist werden Audio und Text automatisch gelöscht und lassen sich in keiner Ansicht wiederherstellen.
03 · Verschlüsselung und sensible Daten
Der Agent muss wissen, dass um 11:30 Uhr bei Frau Dr. Soler ein Termin frei ist, aber nicht den Grund des Besuchs. Das System ist so konzipiert, dass er auf diese Information nicht zugreifen kann.
Die Verbindungen zum Panel und zu Ihrer Software sind verschlüsselt. Gesundheitsdaten, sensible Daten der Kundenakten und Zugangsdaten werden mit einem eigenen Schlüssel für jedes Unternehmen verschlüsselt gespeichert. Die Zugangsdaten bleiben auf dem Server: Sie werden nicht an den Browser gesendet, erscheinen nicht im Code der Seite, und niemand kann sie im Panel sehen, nachdem sie gespeichert wurden.
Ausweisnummer geschützt Sie wird verschlüsselt in der Kundenakte gespeichert, und im Panel sehen sie nur berechtigte Profile.
Diagnosen, Symptome und Behandlungen werden nicht an den Telefonagenten weitergegeben und erreichen kein Sprachmodell. Wenn Ihre Praxis die Patientenakte und die klinischen Hinweise im Panel nutzt (Allergien, Vorerkrankungen, Medikation), werden diese Daten verschlüsselt gespeichert, nur mit der dokumentierten Einwilligung des Patienten, und ausschließlich befugtes Personal kann sie einsehen.
Daten, die der Agent nutzt Die verfügbare Uhrzeit, die Fachkraft, der Name der Leistung und die Terminnummer.
Wenn eine Person ihre Einwilligung erteilt, erfasst das System Datum und Kanal: ob sie sie während des Anrufs gegeben oder am Empfang unterschrieben hat. Dasselbe gilt für die geklonte Stimme einer Fachkraft, die vor der Nutzung deren ausdrückliche Genehmigung erfordert.
Nachweis für Ihre Unterlagen Die Akte zeigt Datum und Kanal, bereit zur Übernahme in eine Dokumentation.
04 · Zugriffsrollen und Berechtigungen
Wer Rechnungen schreibt, muss keine Akte lesen, und wer den Anrufverlauf einsieht, muss keine Ausweisnummer sehen. Das ist die Standard-Berechtigungstabelle.
Wischen Sie die Tabelle seitlich, um alle Spalten zu sehen.
Unser Team greift nur zu, wenn Sie einen Supportfall eröffnen und geprüft werden muss, was passiert ist. Jede Änderung, die wir vornehmen, und jede Aufzeichnung, die wir anhören, erscheint in Ihrem Aktivitätsprotokoll mit unserem Namen, genau wie bei jeder Person aus Ihrem Team.
| Rolle | Kalender und Termine | Kundenakten | Aufzeichnungen | Abrechnung | Aktivitätsprotokoll |
|---|---|---|---|---|---|
| Inhaber | Alles | Alles | Anhören und Frist festlegen | Alles | Vollzugriff |
| Bearbeiter | Anlegen, ändern und absagen | Anlegen und bearbeiten | Anhören und lesen | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| Nur Lesen | Nur ansehen | Ansehen, sensible Daten verdeckt | Transkript lesen, ohne Audio | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| Abrechnung | Nur Datum und Leistung | Kein Zugriff | Kein Zugriff | Alles | Kein Zugriff |
| Team der Plattform | Nur bei einem offenen Supportfall | Nur bei einem offenen Supportfall | Nur bei einem offenen Supportfall | Nur die eigene, zur Rechnungsstellung | Seine Aktivität wird protokolliert |
Viele Datenschutzvorfälle beginnen mit einem unbefugten Zugriff. Deshalb protokolliert das System neben den Änderungen auch jedes Anhören einer Aufzeichnung und jede Einsicht in eine Patientenakte.
Jede Wiedergabe einer Aufzeichnung wird protokolliert: wer sie angehört hat, um welchen Anruf es sich handelt und um welche Uhrzeit. Wenn jemand fragt, wer ein Gespräch angehört hat, steht die Antwort im Panel.
Beispiel
09:22 · Sieht die Patientenakte #48102 ein Ana G. · Bearbeiter
09:24 · Hört Aufzeichnung des Anrufs #8831 Luis M. · Inhaber
Einen Termin verschieben, doppelte Akten zusammenführen, einen Preis ändern oder die Aufbewahrungsfrist verkürzen: Alles wird mit Namen und Uhrzeit protokolliert. Das Protokoll lässt sich im Panel nicht löschen.
Nachvollziehbarkeit bei jeder Beschwerde Wenn ein Kunde eine Beschwerde einreicht, zeigt das Protokoll, was ihm am Telefon mitgeteilt wurde, wer es danach geändert hat und um welche Uhrzeit.
06 · Voraussetzungen für die Aktivierung
Das Panel prüft sie und markiert die Leitung als unvollständig, solange eine davon fehlt.
Sie sind der Verantwortliche für die Daten Ihrer Kunden, und wir handeln als Auftragsverarbeiter. Der Vertrag legt fest, welche Verarbeitungen wir durchführen, welche nicht und was mit den Daten geschieht, wenn Sie kündigen. Er wird vor dem ersten echten Anruf unterzeichnet.
Wir müssen wissen, wer Inhaber der Nummer ist, die wir betreuen. So vermeiden wir, eine Nummer freizuschalten, die Ihnen nicht gehört, und die Verantwortung für diese Leitung ist vom ersten Tag an klar.
Ja. Die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 50) verpflichtet dazu, Anrufer darüber zu informieren, dass sie mit einer künstlichen Intelligenz sprechen. Bei Gestión Smart spielt die Telefonanlage diese Ansage zu Beginn des Anrufs ab, bevor sich der Agent meldet.
Nein. Das Panel erlaubt es nicht, ihn zu deaktivieren, und er lässt sich auch nicht vertraglich ausschließen. Ohne diese Ansage nimmt die Telefonanlage den Anruf nicht an.
Nein, es sei denn, das Unternehmen aktiviert die Aufzeichnung. Standardmäßig ist sie deaktiviert: Ein neu angemeldetes Unternehmen verfügt über das Transkript jedes Anrufs, aber nicht über das Audio. Außerdem prüft das System, ob die Ansage zur Aufzeichnung abgespielt wurde, bevor auch nur eine Sekunde gespeichert wird.
Das entscheidet das Unternehmen, zwischen 7 Tagen und 3 Jahren, indem es die Frist in der Compliance-Ansicht in Tagen einträgt. Aufzeichnungen ohne festgelegte Frist werden nach 30 Tagen gelöscht. Nach Ablauf der Frist werden Audio und Text automatisch gelöscht und lassen sich in keiner Ansicht wiederherstellen.
Nein. Diagnosen, Symptome und Behandlungen werden weder an den Telefonagenten noch an ein Sprachmodell weitergegeben. Wenn Ihre Praxis die Patientenakte im Panel nutzt, wird sie verschlüsselt gespeichert, mit der dokumentierten Einwilligung des Patienten; nur befugtes Personal kann sie einsehen, und sie wird so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz vorschreibt. Der Agent arbeitet nur mit der verfügbaren Uhrzeit, der Fachkraft, dem Namen der Leistung und der Terminnummer.
Nur die Rollen mit dieser Berechtigung, von den fünf, die das System umfasst. Jedes Anhören einer Aufzeichnung und jede Einsicht in eine Patientenakte wird mit dem Namen der Person und der Uhrzeit protokolliert.
Noch nicht. Wir befinden uns im Zertifizierungsprozess nach ISO/IEC 27001 und zeigen kein Siegel, bevor wir die Zertifizierung erhalten haben. SOC 2 haben wir nicht. Heute bieten wir Ihnen die Maßnahmen, die das System umsetzt, und ihre Protokollierung: verpflichtender KI-Hinweis, Aufzeichnung standardmäßig aus, vom Unternehmen festgelegte Aufbewahrungsfristen, Verschlüsselung sensibler Daten, fünf Zugriffsrollen und ein Aktivitätsprotokoll.
Ja. Vor dem ersten echten Anruf wird der in Artikel 28 DSGVO vorgesehene Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnet: Sie sind der Verantwortliche für die Daten Ihrer Kunden, und Gestión Smart handelt als Auftragsverarbeiter.
Für Ihre Berater oder Ihren Datenschutzbeauftragten
Wir senden Ihnen die Vorlage des Auftragsverarbeitungsvertrags und die Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen per E-Mail zu. Fordern Sie sie über das Kontaktformular an und vermerken Sie dies in Ihrer Nachricht.