KI-Hinweis bei jedem Anruf · Aufzeichnung ab Werk aus
Jedes Anhören einer Aufzeichnung wird protokolliert Gesundheitsdaten gelangen nicht zum Agenten ISO/IEC 27001: Zertifizierung läuft
Datenschutz und Sicherheit
Gestión Smart nimmt das Telefon für Unternehmen ab, die mit Daten ihrer Kundschaft arbeiten: Termine, Telefonnummern, Rechnungen und, in Kliniken, Patientenakten, die dort nicht herausdürfen. Diese Seite beschreibt, wie das System heute eingestellt ist und was Sie im Panel ändern können.
Bei jedem Anruf
Anrufer hören ihn gleich beim Abnehmen. Es gibt keinen Schalter, um ihn abzuschalten.
Aus
So ist sie ab Werk eingestellt. Eingeschaltet wird sie im Panel, für jedes Unternehmen einzeln.
7 Tage bis 3 Jahre
Die Frist legen Sie fest. Was keine festgelegte Frist hat: 30 Tage.
Fünf
Jede Person sieht nur ihren Bereich, und es wird vermerkt, wann sie zugegriffen hat.
Wir befinden uns im Zertifizierungsprozess nach ISO/IEC 27001 und zeigen, bis wir das Zertifikat haben, kein Siegel. Was es gibt, ist das hier: was das System tut und was schriftlich festgehalten wird.
Abschnitt 01 · Vor dem Gespräch
Die KI-Verordnung der EU schreibt vor, Anrufern mitzuteilen, dass sie mit einer Maschine sprechen. Bei Gestión Smart ist diese Ansage Teil der Telefonanlage, sie läuft, bevor der Agent etwas sagt, und lässt sich weder im Panel abschalten noch per Vertrag abbestellen.
Beim Abnehmen hören Anrufer, dass eine künstliche Intelligenz sie betreut und für welches Unternehmen. Der Wortlaut passt sich an den Namen des Unternehmens an, die Tatsache, dass er läuft, nicht.
„Sie sprechen mit einem KI-Assistenten von [Ihr Unternehmen]…“
Ein neu angemeldetes Unternehmen zeichnet kein Audio auf. Es hat das Transkript jedes Anrufs, das am Ende fast alle nutzen, und sonst nichts. Wenn Sie das Audio möchten, schalten Sie es selbst ein.
Der eine sagt, dass eine KI den Anruf annimmt, und läuft bei jedem Anruf. Der andere sagt, dass der Anruf aufgezeichnet wird, und ist nur nötig, wenn Sie die Aufzeichnung eingeschaltet haben. Das Panel lässt die Aufzeichnung erst einschalten, wenn diese zweite Ansage hinterlegt ist.
Vom Klingeln des Telefons bis zum Löschen dessen, was festgehalten wurde.
Der Anruf geht ein
Steht die Nummer schon in einer Akte, weiß das System vor der Begrüßung, wer anruft.
An der Nummer erkannt
Der KI-Hinweis läuft
Das Erste, was man hört. Er ist Teil der Telefonanlage, nicht des Agenten, und wird nie übersprungen.
Bei jedem Anruf
Das Gespräch
Das Transkript wird Runde für Runde gespeichert. Das Audio nur, wenn das Unternehmen es eingeschaltet hat.
Audio optional
Löscht sich selbst
Nach Ablauf der Frist verschwinden Transkript und Aufzeichnung, ohne dass jemand darum bitten muss.
7 Tage bis 3 Jahre
Abschnitt 02 · Speicherdauer
Eine Steuerkanzlei will drei Jahre aufbewahren, ein Friseursalon einen Monat. Die Frist wird in der Compliance-Ansicht in Tagen eingetragen, und ab dann läuft das Löschen automatisch. Das Panel bietet 30, 90 und 365 Tage mit einem Klick an, damit niemand lange überlegen muss.
Sie bleiben so lange, wie Sie festlegen: mindestens 7 Tage, höchstens 3 Jahre. Nach Ablauf der Frist werden sie automatisch gelöscht, und mit ihnen das, was der Agent während des Gesprächs notiert hat.
30 Tage. Das gilt, solange niemand etwas anderes wählt, damit eine vergessene Einstellung nicht in einem Audioarchiv endet, das endlos wächst.
Der Inhaber, im Panel, und die Änderung wird mit Name und Uhrzeit festgehalten. Die anderen Rollen sehen die Frist, können sie aber nicht ändern.
Das Löschen ist endgültig: Wenn die Frist abläuft, existieren Audio und Text im System nicht mehr, und es gibt keine Seite, auf der man sie wiederherstellen könnte.
Abschnitt 03 · Verschlüsselung und sensible Daten
Der Agent muss wissen, dass um 11:30 Uhr bei Frau Dr. Soler ein Termin frei ist. Warum der Patient kommt, muss er nicht wissen, und das System ist so gebaut, dass er es auch nicht erfahren kann.
Die Daten werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Die Schlüssel, mit denen sich das System mit Ihrer Software verbindet, bleiben auf dem Server: Sie gelangen nicht zurück in den Browser, erscheinen nicht im Code der Seite, und niemand sieht sie im Panel, nachdem sie eingegeben wurden.
Ausweisnummer verborgen Sie wird so gespeichert, dass sie nicht lesbar ist: weder auf dem Bildschirm noch in den Transkripten.
Diagnosen, Symptome und Behandlungen bleiben in der Praxissoftware. Sie werden nicht zu Gestión Smart kopiert, wir geben sie nicht an den Telefonagenten weiter, und sie erreichen kein Sprachmodell.
Womit der Agent arbeitet Die freie Uhrzeit, die Fachkraft, der Name der Leistung und die Terminnummer.
Wenn eine Person ihre Einwilligung gibt, vermerkt das System, wann und auf welchem Weg: ob sie sie im Anruf ausgesprochen oder am Empfang unterschrieben hat. Dasselbe gilt für die geklonte Stimme einer Fachkraft, die vor der Nutzung deren ausdrückliche Erlaubnis braucht.
Lässt sich ausdrucken Die Akte zeigt Datum und Kanal, fertig zum Übernehmen in eine Dokumentation.
Abschnitt 04 · Wer was sieht
Wer die Rechnungen schreibt, muss keine Akte lesen, und wer den Anrufverlauf ansieht, muss keine Ausweisnummer sehen. Das ist die Berechtigungstabelle, wie sie ausgeliefert wird.
Wischen Sie die Tabelle zur Seite, um die übrigen Spalten zu sehen.
| Rolle | Kalender und Termine | Kundenakten | Aufzeichnungen | Abrechnung | Zugriffsprotokoll |
|---|---|---|---|---|---|
| Inhaber | Alles | Alles | Anhören und Frist festlegen | Alles | Sieht es vollständig |
| Bearbeiter | Anlegen, ändern und absagen | Anlegen und bearbeiten | Anhören und lesen | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| Nur Lesen | Ansehen, ohne zu ändern | Ansehen, sensible Daten verdeckt | Transkript lesen, ohne Audio | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| Abrechnung | Nur Datum und Leistung | Kein Zugriff | Kein Zugriff | Alles, mit Export | Kein Zugriff |
| Team der Plattform | Nur bei einem offenen Supportfall | Nur bei einem offenen Supportfall | Nur bei einem offenen Supportfall | Die eigene, zur Rechnungsstellung | Jeder Zugriff wird protokolliert |
Wir greifen zu, wenn Sie einen Supportfall eröffnen und wir sehen müssen, was passiert ist. Dieser Zugriff erscheint in Ihrem Zugriffsprotokoll mit unserem Namen, genau wie der jeder Person aus Ihrem Team.
Abschnitt 05 · Was festgehalten wird
Viel Ärger mit Daten beginnt damit, dass jemand ansieht, was ihn nichts angeht. Deshalb protokolliert das System neben den Änderungen auch die Zugriffe.
Wer eine Aufzeichnung abspielt, hinterlässt eine Spur: wer auf Play gedrückt hat, welcher Anruf es war und um welche Uhrzeit. Wenn morgen jemand fragt, wer ein Gespräch gehört hat, steht die Antwort im Panel und hängt nicht vom Gedächtnis eines Menschen ab.
09:22 · Öffnet Kundenakte #48102 Ana G. · Bearbeiter
09:24 · Hört Aufzeichnung des Anrufs #8831 Luis M. · Inhaber
Einen Termin verschieben, zwei doppelte Akten zusammenführen, einen Preis erhöhen oder die Aufbewahrungsfrist verkürzen: Alles wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Das Protokoll kann niemand im Panel löschen.
Für den Fall, dass Sie etwas erklären müssen Wenn sich ein Kunde beschwert, zeigt das Protokoll, was ihm am Telefon zugesagt wurde, wer es danach geändert hat und um welche Uhrzeit.
Abschnitt 06 · Vor der Anmeldung
Das Panel prüft sie und markiert die Leitung als unvollständig, solange eines davon fehlt.
Sie sind der Verantwortliche für die Daten Ihrer Kunden, und wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag. Dieser Vertrag regelt, was wir damit tun, was nicht und was an dem Tag passiert, an dem Sie gehen möchten. Er wird vor dem ersten echten Anruf unterschrieben.
Wir müssen wissen, wer Anschlussinhaber der Nummer ist, die wir betreuen. So schalten wir keine Nummer frei, die nicht Ihnen gehört, und die Verantwortung für das, was auf dieser Leitung gesagt wird, ist vom ersten Tag an klar.
Für Ihre Berater oder Ihren Datenschutzbeauftragten
Fordern Sie bei uns die Vorlage des Auftragsverarbeitungsvertrags und die Liste der technischen Maßnahmen an. Wir schicken sie Ihnen per E-Mail, ohne Umweg über eine Demo, wenn Sie keine möchten.