Das Telefon der Werkstatt wird angenommen, ohne dass jemand unter dem Auto hervorkommen muss.
Er nimmt die Anrufe an, während Ihre Techniker unter einem Auto liegen: den Termin für die Inspektion, das „Ist er schon fertig?“ um elf und den Kunden, der wissen will, was es kosten wird. Er bestätigt anhand der Akte, um welches Auto es geht und welches Kennzeichen es hat, und bietet keine Uhrzeit an, wenn keine Box frei ist.
Was am Telefon passiert ist
Beispielwerkstatt · 3 Techniker
Der Agent bestätigt das Kennzeichen anhand der Akte. Hat der Kunde zwei Autos, fragt er, welches er bringt, bevor er die Uhrzeit vergibt.
Ein Tag am Telefon
Vier Anrufe, die Sie unter dem Auto hervorholen
In einer Werkstatt klingelt das Telefon, wenn alle die Hände voll haben. Diese vier kommen jeden Morgen.
„Ist das Auto schon fertig?“
Der häufigste Anruf in einer Werkstatt und der, der die meisten Reparaturen unterbricht. Wenn Sie den Status der Werkstattaufträge angebunden haben, fragt der Agent ihn im Moment ab und gibt ihn durch. Wenn nicht, notiert er die Frage und legt eine Anfrage mit zuständiger Person und zugesagtem Datum an, damit niemand erst drei Tage später davon erfährt.
Termin zur Inspektion
Der Kunde ruft an, um sein Auto zu bringen. Der Agent erkennt ihn an seiner Nummer, schaut sich die Fahrzeuge in seiner Akte an und bestätigt, welches er bringt, mit laut ausgesprochenem Kennzeichen. Die Inspektion dauert, so lange sie dauert, und hinter der angebotenen Uhrzeit stehen ein Techniker und eine Box.
„Er macht ein komisches Geräusch“
Was der Kunde schildert, wird in seinen eigenen Worten festgehalten und nicht halb zusammengefasst auf einem Klebezettel. Die Reparatur wird mit ihrer Priorität und ihrer Frist angelegt, und der Techniker liest, was der Kunde gesagt hat, bevor er das Auto anfasst.
Ohne Box keine Uhrzeit
Hebebühnen und Boxen werden als Ressourcen gebucht. Sind zu dieser Uhrzeit alle belegt, bietet der Agent sie nicht an, auch wenn man darauf besteht. Wird eine frei, ist das Zeitfenster wieder da, und der Nächste, der anruft, kann es schon bekommen.
Was sich ändert
Vier Dinge ändern sich ab dem ersten Anruf
Im Anruf, in dem, was Sie danach im Panel sehen, in dem, was Sie bei der Einrichtung festlegen, und in dem, was das Gesetz von Ihnen verlangt.
Am Telefon
Er erkennt den Kunden an seiner Nummer, schaut sich die Fahrzeuge in seiner Akte an und bestätigt laut Auto und Kennzeichen, bevor er eine Uhrzeit vergibt. Er vergibt, verschiebt und storniert Termine im echten Kalender und bietet nur Uhrzeiten mit freiem Techniker und freier Box an. Er nennt Kennzeichen Zeichen für Zeichen und Telefonnummern Ziffer für Ziffer, und wenn man ihm ins Wort fällt, schweigt er. Wenn jemand eine Person verlangt, leitet er den Anruf an die Person weiter, die gerade Anrufe annimmt.
Im Panel
Jeder Anruf wird Runde für Runde transkribiert, mit dem, was der Agent nachgeschlagen hat, und wie lange er für die Antwort brauchte. Der Kalender hat eine Spalte pro Techniker, und Hebebühnen und Boxen werden separat als Ressourcen gebucht. Was im Anruf nicht geklärt wird, landet im Posteingang der Anfragen, mit zuständiger Person und einem zugesagten Datum, das das System setzt: vier Stunden bei dringend, vierundzwanzig bei hoch, zweiundsiebzig bei normal und sieben Tage bei niedrig.
Bei der Einrichtung
Der Agent wird vor der Veröffentlichung getestet, und das Panel zeigt die Liste dessen, was ihm noch fehlt, um echte Anrufe anzunehmen. Die Stimme kann die einer Person von Ihrem Empfang sein, geklont aus zehn oder zwölf Sekunden Aufnahme und mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Für jede Angabe aus Ihrer Werkstattsoftware legen Sie fest, was der Agent damit tut: Er nennt sie, nennt sie nur auf Nachfrage, bestätigt die letzten vier Ziffern, nutzt sie nur zur Identifizierung, oder sie wird nie weitergegeben.
Was das Gesetz verlangt
Eine Ansage weist beim Abnehmen darauf hin, dass eine künstliche Intelligenz antwortet, und lässt sich nicht abschalten. Die Aufzeichnung ist ab Werk ausgeschaltet, und sie beginnt nicht, wenn dieser Hinweis nicht gelaufen ist. Sie wählen, wie lange die Transkripte aufbewahrt werden, zwischen sieben Tagen und drei Jahren. Es gibt fünf Zugriffsrollen: Wer nur Lesezugriff hat, sieht sensible Daten verdeckt, und jedes Anhören einer Aufzeichnung wird protokolliert.
Dienstagvormittag
Box 2 · Hebebühne · Javier Ruiz
Box und Hebebühne sind Ressourcen mit eigenen Zeiten, so wie der Techniker seine hat. Fehlt eines von beiden, gibt es diese Uhrzeit für den Agenten nicht.
Ein Beispielanruf
Ein Termin mit zwei Autos in der Akte
Das hört ein Kunde am Hörer, und das steht geschrieben, wenn er auflegt.
Guten Tag, Sie haben die Werkstatt angerufen. Sie sprechen mit einem automatischen Assistenten: Ich sage Ihnen das, weil die KI-Verordnung der EU vorschreibt, darauf hinzuweisen. Wie kann ich Ihnen helfen?
Guten Tag. Ich würde gern das Auto zur Inspektion bringen.
Sehr gern. In Ihrer Akte habe ich zwei Autos: einen Seat León, Kennzeichen 1234 ABC, und einen Renault Clio, 5678 BCD. Welches bringen Sie?
Den León.
Die Inspektion bei sechzigtausend Kilometern dauert zwei Stunden auf der Hebebühne. Ich kann Ihnen Dienstag, den 15., um neun anbieten oder Donnerstag, den 17., um halb zwölf. Was passt Ihnen besser?
Am Dienstag.
Notiert: Dienstag, der 15., um neun, Seat León 1234 ABC, bei Javier in Box 2. Ich schicke Ihnen den Link, falls Sie absagen müssen.
Was festgehalten wurde, ohne dass jemand etwas eintippt:
Für diese Seite nachgestellter Dialog mit erfundenen Namen und Kennzeichen. Es ist keine Aufzeichnung eines echten Anrufs.
Was Ihr Team sieht
Das Panel, in der Sprache einer Werkstatt
Kunden, Techniker und Reparaturen. Beide Screenshots zeigen das Panel so, wie es ausgeliefert wird.
Der Posteingang der Anfragen
Jede Nachricht, die der Agent nicht erledigt, landet hier, mit zuständiger Person und zugesagtem Datum. Oben steht, was bald fällig ist.
Der Anruf, Runde für Runde
Was der Kunde gesagt hat, was der Agent geantwortet hat, wie lange jede Antwort dauerte und was er dafür nachgeschlagen hat. Wurde der Anruf nicht aufgezeichnet, steht das dort.
Serienmäßig
Was eine Werkstatt schon fertig eingerichtet vorfindet
Es ist ab dem ersten Tag eingerichtet und wird an Ihre Leistungen, Ihre Techniker und Ihre Boxen angepasst.
Hebebühnen und Boxen als Ressourcen
Jede Box und jede Hebebühne hat eigene Zeiten und wird zusätzlich zum Techniker gebucht. Ohne freie Box wird diese Uhrzeit am Telefon nicht angeboten.
Techniker mit ihren Arbeitszeiten
Jeder Techniker hat seine Stunden, seine Fachgebiete und seine freien Tage, und der Kalender zeigt eine Spalte pro Techniker.
Kundenakte mit den Fahrzeugen
Marke, Modell und Kennzeichen jedes Autos. Der Agent liest sie aus der Akte und bestätigt, welches gebracht wird, bevor er die Uhrzeit vergibt, und ist der Kunde neu, entsteht die Akte automatisch.
Reparaturen und Nachrichten mit Frist
Was im Anruf nicht geklärt wird, bleibt als Anfrage mit zuständiger Person und zugesagtem Datum: vier Stunden bei dringend, vierundzwanzig bei hoch, zweiundsiebzig bei normal und sieben Tage bei niedrig.
Leistungen mit ihrem Preis
Jeder Termin behält den Preis, den die Leistung am Tag der Vergabe hatte, auch wenn die Preise später steigen.
Zahlungen und Zahlungslinks
Der Agent schickt Zahlungslinks und kassiert während des Anrufs per Karte. Von der Karte werden nur die letzten vier Ziffern gespeichert.
Häufige Fragen
Was Werkstätten fragen
Vier Antworten, die Sie haben sollten, bevor Sie sich eine Demo ansehen.
Woher weiß er, um welches Auto es geht?
Aus der Kundenakte, in der seine Fahrzeuge mit Marke, Modell und Kennzeichen stehen. Der Agent erkennt die Nummer, von der aus angerufen wird, liest die Autos aus der Akte, fragt bei mehreren, welches gebracht wird, und bestätigt es laut, bevor er die Uhrzeit vergibt. Ist der Kunde neu, entsteht die Akte automatisch mit dem, was er ihm sagt.
Kann er eine Uhrzeit vergeben, wenn keine Box und keine Hebebühne frei ist?
Nein. Boxen und Hebebühnen werden als Ressourcen mit ihren Zeiten angelegt, und ein Termin braucht Techniker und Ressource gleichzeitig. Fehlt eines von beiden, wird diese Uhrzeit nicht angeboten, auch wenn danach gefragt wird. Ihr Team kann sie im Panel trotzdem eintragen, und sie wird als das erfasst, was sie ist.
Kann er sagen, was eine Reparatur kosten wird?
Er nennt den Preis der Leistungen, die in Ihrer Preisliste stehen, mit dem genauen Betrag. Was keinen Preis hat, erfindet er nicht: Er notiert, was der Kunde schildert, und legt eine Anfrage mit zuständiger Person und zugesagtem Datum an, damit er mit dem Kostenvoranschlag zurückgerufen wird.
Kann er am Telefon kassieren?
Er schickt Zahlungslinks und kassiert während des Anrufs per Karte, und die Zahlung steht im Panel mit Verwendungszweck und Status. Von der Karte werden nur die letzten vier Ziffern gespeichert, und die Zugangsdaten Ihres Zahlungsanbieters liegen in einem Tresor und gelangen nie zurück in den Browser.
Testen Sie es mit Ihren Leistungen und Ihren Boxen
Wir nehmen Ihre Leistungen mit Dauer und Preis, die Arbeitszeiten jedes Technikers, die Boxen und die Hebebühnen und zeigen Ihnen den Anruf, der damit geführt wird. Für die Demo müssen Sie uns keine Kundendaten schicken.