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Gestión Smart
So funktioniert es im Inneren

Was zwischen dem Klingeln des Telefons und der Antwort des Agenten passiert

Diese Seite ist für alle, die wissen wollen, wie es gebaut ist: woher wir wissen, zu wem jeder Anruf gehört, was ein Unternehmen vom anderen trennt, wie lange die Antwort dauert und was an dem Tag passiert, an dem etwas ausfällt.

Zielwert pro Runde

1,2 Sekunden

Von Ihrem letzten Wort bis zum ersten Wort des Agenten
Was das Panel anzeigt

2 s: natürlich · 4 s: zu viel

Neben jeder Antwort steht ihre Dauer
Ersatznummer

Pflicht

Ohne eine Nummer für die Umleitung wird kein Agent veröffentlicht
Wartung

Ohne Anrufabbruch

Ein Server wird erst herausgenommen, wenn er alles Laufende beendet hat
Anrufverteilung

Die gewählte Nummer entscheidet, zu wem der Anruf gehört

Das System prüft zuerst nicht, wer anruft, sondern welche Nummer gewählt wurde. Diese Nummer gehört zu einem bestimmten Unternehmen und einem bestimmten Agenten, und damit ist alles Weitere entschieden: welche Stimme antwortet, welcher Kalender herangezogen wird und welche Daten abgefragt werden dürfen.

  • Eine Nummer, ein Agent

    Wenn Sie mehrere Nummern haben, kann jede zu einem anderen Agenten führen: eine für Termine, eine andere für Störungen. Sie entscheiden, welche Nummer wohin geht.

  • Und die Nummer des Anrufers, zum Wiedererkennen

    Mit ihr wird die Akte in diesem Unternehmen gesucht, und nur in diesem Unternehmen, um mit Namen zu grüßen und dort weiterzumachen, wo das letzte Gespräch aufgehört hat.

  • Die Anrufe werden auf freie Server verteilt

    Sie kommen über die Telefonanlage herein und landen dort, wo gerade Platz ist. Wird ein Server außer Betrieb genommen, nimmt er vor dem Abschalten keine neuen Anrufe mehr an.

Ansicht der Telefonanlage im Panel mit den gebuchten Nummern und dem jeweils zugewiesenen Agenten.

Im Panel erscheint jede Nummer mit dem Agenten, der sie betreut, und der Ersatznummer.

Trennung

Jedes Unternehmen in seinem eigenen Bereich

Die Plattform bedient viele Unternehmen gleichzeitig, und keines sieht etwas vom Nachbarn. Jede Angabe trägt die Kennung ihres Unternehmens, und diese Kennung begleitet sie überallhin, wo sie verwendet wird.

Jede Abfrage enthält das Unternehmen

Akten, Termine, Anfragen, Wissen und Aufzeichnungen werden immer mit dem Unternehmen an erster Stelle abgefragt. Eine Abfrage ohne Unternehmen liefert nichts.

Die Zugangsdaten gehören dem jeweiligen Unternehmen

Die Schlüssel, mit denen Ihr System abgefragt oder eine Karte belastet wird, gehören Ihnen, sind verschlüsselt und werden nicht verwendet, um den Anruf eines anderen zu bearbeiten.

Fünf Rollen und ein Änderungsprotokoll

Inhaber, Bearbeiter, Nur Lesen, Abrechnung und das Team der Plattform. Protokolliert wird, wer was geändert hat, und jedes Mal, wenn jemand eine Aufzeichnung anhört.

Zeiten

Am Telefon fällt nichts so sehr auf wie Stille

Wir arbeiten mit einem Zielwert von 1,2 Sekunden zwischen dem Moment, in dem der Anrufer aufhört zu sprechen, und dem Moment, in dem der Agent zu antworten beginnt.

Das Panel hält die Zeit jeder Runde fest, sodass sich der Zielwert Anruf für Anruf überprüfen lässt. Bis 2 Sekunden wirkt es wie eine normale Pause; über 4 Sekunden ist es zu viel, und die Runde wird markiert, damit man nachsehen kann, was sie gebremst hat.

Natürliche Antwort bis 2,0 s
Die Wartezeit fällt auf zwischen 2 und 4 s
Zu viel, wird markiert über 4 s
Transkript eines Anrufs im Panel, mit der Antwortzeit bei jeder Runde.

Jede Runde des Anrufs, mit dem Gesagten, der Dauer und dem, was der Agent nachgeschlagen hat.

Abfragen während des Anrufs

Eine Angabe nachzuschlagen darf niemanden warten lassen

Während er spricht, fragt der Agent Ihren Kalender und die Systeme ab, die Sie angebunden haben. Für diese Abfragen ist die Zeit knapp bemessen, denn am anderen Ende hält jemand das Telefon ans Ohr.

Jedes Werkzeug hat sein Zeitbudget

Ein Zeitfenster suchen, eine Anfrage anlegen oder nach einer Rechnung fragen sind verschiedene Dinge und brauchen nicht gleich lange. Jedes bekommt einen Spielraum, und ist er aufgebraucht, sagt der Agent das laut und bietet an, später zurückzurufen oder den Anruf an eine Person weiterzuleiten.

Eine Abfrage, die ihre Zeit überschritten hat, wird in der Runde vermerkt, mit ihrer Dauer.

Live-Quellen werden abgefragt, nicht kopiert

Liegt die Angabe in Ihrem System (eine Rechnung, ein offener Betrag, der Stand einer Reparatur, ein Vertrag), wird sie im Moment abgefragt und genannt. Hier wird keine Kopie gespeichert, die später veraltet und am Ende etwas erzählt, das nicht mehr stimmt.

Und für jede Angabe, die ankommt, wird vorher festgelegt, was der Agent damit tut: Er nennt sie so, wie sie ist, bestätigt sie nur, wenn die Person sie zuerst nennt, oder sie wird nie weitergegeben.

Grenzen

Der Agent kann nichts versprechen, was er nicht hat

Ein Agent, der eine freie Uhrzeit improvisiert oder einen Preis erfindet, schafft Ihnen ein Problem am Empfang. Deshalb ist das, was er sagen kann, an das gebunden, was es wirklich gibt.

Bietet nur Zeiten an, die es gibt

Die Uhrzeiten kommen in diesem Moment aus Ihrem Kalender, mit der Dauer der Leistung und der zuständigen Fachkraft. Ist kein Zeitfenster mehr frei, sagt er das und schlägt einen anderen Tag vor.

Fehlt ihm eine Angabe, füllt er die Lücke nicht auf

Er antwortet mit dem, was Sie ihm gegeben haben, und mit dem, was Ihre Systeme zurückliefern. Gibt es keine Antwort, gibt er das zu und legt eine Anfrage mit ihrer Referenz an.

Wenn es einen Menschen braucht, leitet er weiter

Er schaut, wer gerade Anrufe annimmt, und leitet weiter. Ist niemand da, nimmt er den Grund auf und lässt eine offene Anfrage mit Frist zurück.

Die Zahlen im Panel berechnet der Server

Bei „Ihre Daten fragen“ versteht das Modell die Frage, aber die Summe bildet der Server aus Ihren Daten. Die Zahlen erfindet niemand.

Pflicht vor dem Start

Immer eine Ersatznummer

Bevor ein Agent seinen ersten Anruf annimmt, muss festgelegt werden, an welche Nummer die Anrufe umgeleitet werden, wenn der Dienst nicht verfügbar ist. Ohne diese Nummer wird er nicht veröffentlicht.

Das kann das Handy der Person sein, die Bereitschaft hat, das Festnetztelefon am Empfang oder die bisherige Telefonanlage: ganz wie Sie möchten. Im schlimmsten Fall klingelt das Telefon dort, wo es vorher geklingelt hat.

Stimme und Spracherkennung

GPU-Server, die sich herausnehmen lassen

Die Umwandlung dessen, was der Anrufer sagt, in Text und des Agententexts in Sprache läuft auf Servern mit Grafikkarte. Muss einer aktualisiert oder ein Teil ausgetauscht werden, wird er aus der Verteilung genommen: Er nimmt keine neuen Anrufe mehr an, führt die laufenden zu Ende und wird erst dann abgeschaltet.

Die geklonte Stimme entsteht aus zehn oder zwölf Sekunden Aufnahme und mit der ausdrücklichen Einwilligung der Person, die ihre Stimme leiht.

Spracherkennung

Was der Anrufer sagt, wird mit NVIDIA Parakeet in Text umgewandelt, auf NVIDIA-Grafikkarten in unseren eigenen Servern. Weder das Audio noch das Transkript gehen zur Erkennung an einen Drittanbieter.

Was wir noch nicht bieten: Der Agent spricht diese sechs Sprachen und keine weitere, weder Katalanisch noch Baskisch noch Galicisch. Die Synchronisierung mit Kalendern anderer Anbieter ist in Vorbereitung, ebenso wie der Bereich Lieferung. Wir stellen es nicht so dar, als wäre es fertig.

Was häufig gefragt wird

Fragen zur Funktionsweise

Wie schnell antwortet ein Sprachagent von Gestión Smart?
Der Zielwert sind 1,2 Sekunden von dem Moment, in dem der Anrufer aufhört zu sprechen, bis der Agent zu antworten beginnt. Das Panel hält die Zeit jeder Runde fest, sodass sich das Anruf für Anruf prüfen lässt: Bis 2 Sekunden wirkt es wie eine normale Pause, und über 4 Sekunden wird die Runde markiert, damit man nachsehen kann, was sie gebremst hat.
Was passiert, wenn das System während eines Anrufs ausfällt?
Der Anruf geht an die Ersatznummer. Diese Nummer ist Pflicht: Ohne eine Nummer, an die umgeleitet werden kann, lässt Gestión Smart keinen Agenten veröffentlichen.
Wie wird verhindert, dass ein Anruf mit den Daten eines anderen Unternehmens bearbeitet wird?
Das System prüft zuerst, welche Nummer gewählt wurde, nicht, wer anruft. Diese Nummer gehört zu einem bestimmten Unternehmen und einem bestimmten Agenten, und diese Entscheidung wird anhand der Datenbank getroffen. Außerdem steht bei jeder Abfrage von Akten, Terminen, Anfragen oder Aufzeichnungen das Unternehmen an erster Stelle: Eine Abfrage ohne Unternehmen liefert nichts.
Lässt sich das System aktualisieren, ohne laufende Anrufe abzubrechen?
Ja. Ein Server, der außer Betrieb genommen wird, nimmt vor dem Abschalten keine neuen Anrufe mehr an und führt die laufenden zu Ende.
Kann der Agent veraltete Daten nennen?
Nein, wenn die Angabe im System des Unternehmens liegt. Rechnungen, offene Beträge, der Stand einer Reparatur oder ein Vertrag werden im Moment des Anrufs abgefragt, und es wird keine Kopie gespeichert, die mit der Zeit veraltet. Für jede Angabe wird vorher festgelegt, was der Agent damit tun darf: sie so nennen, wie sie ist, sie nur bestätigen, wenn die Person sie zuerst nennt, oder sie nie weitergeben.
In welchen Sprachen spricht der Agent?
Auf Spanisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch. Jedes Unternehmen legt fest, in welcher Sprache der Anruf beginnt, und der Anrufer kann mitten im Gespräch eine andere verlangen: Es bleibt derselbe Anruf, mit allem, was er schon erzählt hat, und mit seinen Terminen. Der KI-Hinweis läuft in der Sprache des Unternehmens, und das Panel gibt es in denselben sechs Sprachen. Katalanisch, Baskisch und Galicisch noch nicht: Dafür nennen wir kein Datum, bis sie dieselben Tests mit echten Anrufen bestanden haben.
Wo wird das Audio der Anrufe verarbeitet?
Auf eigenen Servern mit NVIDIA-Grafikkarten. Die Spracherkennung übernimmt NVIDIA Parakeet auf dieser Infrastruktur, sodass weder das Audio noch das Transkript zur Erkennung an einen Drittanbieter gehen. Muss ein Server aktualisiert werden, nimmt er keine neuen Anrufe mehr an, führt die laufenden zu Ende und wird erst dann abgeschaltet.
Fragen Sie uns, was Sie möchten

Wenn Ihr IT-Betreuer Fragen hat, soll er sie mitbringen

Wir zeigen das Panel, das Transkript mit den Zeiten und wie der Agent an das angebunden wird, was Sie schon haben. Und wenn wir etwas nicht können, sagen wir es Ihnen im selben Gespräch.