Das Telefon Ihrer Praxis wird angenommen. Die Patienten haben ihren Termin, der Kalender ist aktuell.
Er nimmt beim ersten Klingeln ab, wenn Ihr Empfang nicht kann: den Patienten, der die Kontrolle am Donnerstag verschieben will, den, der fragt, ob er nüchtern kommen muss, und den, der um zehn Uhr abends anruft. Er vergibt den Termin in Ihrem echten Kalender, mit der Dauer jeder Leistung, und bietet kein Zeitfenster an, das es nicht gibt.
Was am Telefon passiert ist
Beispielpraxis · 3 Behandler
Gesundheitsdaten werden verschlüsselt in der Akte des Patienten gespeichert. Der Agent sieht sie nicht, und kein Modell erhält sie.
Ein Tag am Telefon
Vier Anrufe, die heute nur halb erledigt werden
Der Empfang einer Praxis betreut gleichzeitig die Person, die vor ihm steht, und das Telefon, und das Telefon verliert immer. Diese vier kommen jeden Tag.
Es tut weh und kann nicht warten
Der Patient ruft mit Schmerzen an und will heute noch drankommen. Der Agent sieht sich die echten freien Zeiten des zuständigen Behandlers an und legt, wenn keine mehr frei ist, eine dringende Anfrage mit zuständiger Person und Frist an. Was er nicht tun darf, schreiben Sie in seine Anweisungen: „Keine medizinischen Ratschläge geben“ ist eine Textzeile, und dort wird auch festgelegt, wann ein solcher Anruf an eine Person gehen muss.
Die Kontrolle am Donnerstag verschieben
Einen Termin am Telefon zu verschieben kostet den Empfang drei Minuten und eine Unterbrechung. Der Agent erkennt den Patienten an seiner Nummer, liest ihm seinen Termin vor und bietet ihm zwei Uhrzeiten an, die es wirklich gibt, mit der passenden Dauer der Leistung. Die Erinnerungen für den alten Termin werden storniert, die neuen werden automatisch vorbereitet.
Die üblichen Fragen
Öffnungszeiten, Preise, wo man parken kann, ob man nüchtern kommen muss, was man beim ersten Mal mitbringen soll. Das beantwortet er mit dem, was Sie ihm hinterlegt haben, und was er lieber nicht erzählen soll, wird als Inhalt markiert, der nicht angekündigt wird: Der Agent hat ihn vor sich, spricht ihn aber nicht von sich aus an.
Eine Absage um acht Uhr abends
Der Patient sagt über den Link in der Erinnerung ab, ohne mit jemandem zu sprechen und ohne dass das Telefon klingelt. Das Zeitfenster ist noch am selben Abend wieder im Kalender, und der Nächste, der anruft, kann es schon bekommen.
Was sich ändert
Vier Dinge ändern sich ab dem ersten Anruf
Im Anruf, in dem, was Sie danach im Panel sehen, in dem, was Sie bei der Einrichtung festlegen, und in dem, was das Gesetz von Ihnen verlangt.
Am Telefon
Er erkennt den Patienten an seiner Nummer und spricht ihn mit Namen an. Er vergibt, verschiebt und storniert Termine im echten Kalender, hält die Dauer jeder Leistung ein und bietet kein Zeitfenster an, das es nicht gibt. Er fragt eine Sache pro Runde, nennt Telefonnummern Ziffer für Ziffer, und wenn man ihm ins Wort fällt, schweigt er und hört zu. Wenn jemand eine Person verlangt, leitet er den Anruf an die Person weiter, die gerade Anrufe annimmt.
Im Panel
Jeder Anruf wird Runde für Runde transkribiert, mit dem, was der Agent nachgeschlagen hat, wie lange er für die Antwort brauchte und ob er unterbrochen wurde. Der Kalender hat eine Spalte pro Behandler und markiert die Zeiten außerhalb der Arbeitszeit, in denen Ihr Team Termine vergeben kann, der Agent aber nie etwas anbietet. Die Akten entstehen automatisch mit ihrer Patientennummer, und wenn zwei nach derselben Person aussehen, weist das Panel darauf hin, damit sie Angabe für Angabe zusammengeführt werden.
Bei der Einrichtung
Der Agent wird vor der Veröffentlichung getestet, und das Panel zeigt die Liste dessen, was ihm noch fehlt, um echte Anrufe anzunehmen. Die Stimme kann die einer Person von Ihrem Empfang sein, geklont aus zehn oder zwölf Sekunden Aufnahme und mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Für jede Angabe aus einem Ihrer Systeme legen Sie fest, was der Agent damit tut: Er nennt sie, nennt sie nur auf Nachfrage, bestätigt die letzten vier Ziffern, nutzt sie nur zur Identifizierung, oder sie wird nie weitergegeben.
Was das Gesetz verlangt
Eine Ansage weist beim Abnehmen darauf hin, dass eine künstliche Intelligenz antwortet, und lässt sich nicht abschalten. Die Aufzeichnung ist ab Werk ausgeschaltet, und sie beginnt nicht, wenn dieser Hinweis nicht gelaufen ist. Sie wählen, wie lange die Transkripte aufbewahrt werden, zwischen sieben Tagen und drei Jahren. Es gibt fünf Zugriffsrollen: Wer nur Lesezugriff hat, sieht sensible Daten verdeckt, und jedes Anhören einer Aufzeichnung wird protokolliert.
Kalender für Dienstag
Dr. Ana López · Allgemeine Zahnmedizin
Was Ihr Team blockiert, existiert für den Agenten nicht mehr. Außerhalb der Arbeitszeit können Sie Termine vergeben, er aber bietet diese Uhrzeit nicht an, auch wenn danach gefragt wird.
Ein Beispielanruf
Eine Terminverschiebung, von Anfang bis Ende
Das hört ein Patient am Hörer, und das erscheint im Panel, wenn er auflegt.
Guten Tag, Sie haben die Praxis angerufen. Sie sprechen mit einem automatischen Assistenten: Ich sage Ihnen das, weil die KI-Verordnung der EU vorschreibt, darauf hinzuweisen. Wie kann ich Ihnen helfen?
Guten Tag. Ich wollte meine Kontrolle am Donnerstag verschieben, mir ist eine Reise dazwischengekommen.
Gern. Sie rufen von der Nummer von Lucía Martín an, Patientennummer 3, Kontrolle am Donnerstag, dem 18., um halb zehn bei Frau Dr. López. Ist es dieser Termin?
Genau der.
Ich kann Ihnen Dienstag, den 23., um zehn Uhr oder Mittwoch, den 24., um Viertel nach fünf am Nachmittag anbieten, beide bei Frau Dr. López. Was passt Ihnen besser?
Mittwochnachmittag.
Erledigt: Mittwoch, der 24., um Viertel nach fünf, halbstündige Kontrolle bei Frau Dr. López. Ich schicke Ihnen den Link, falls Sie absagen müssen. Kann ich Ihnen sonst noch helfen?
Was festgehalten wurde, ohne dass jemand etwas eintippt:
Für diese Seite nachgestellter Dialog mit erfundenen Namen. Es ist keine Aufzeichnung eines echten Anrufs oder eines echten Patienten.
Was Ihr Team sieht
Das Panel, in der Sprache einer Praxis
Patienten, Termine und Patientennummer. Beide Screenshots zeigen das Panel so, wie es ausgeliefert wird.
Eine Spalte pro Fachkraft
Der Agent bietet nur an, was in der Spalte dieses Behandlers frei ist. Was das Team blockiert, existiert für ihn nicht mehr.
Die Akte des Patienten
Klinische Hinweise, Patientenakte und Bewertungsskalen. Oben steht, wer sie sehen darf: Inhaber, Bearbeiter und der zugeordnete Behandler.
Serienmäßig
Was eine Klinik schon fertig eingerichtet vorfindet
Es ist ab dem ersten Tag eingerichtet und wird an Ihre Leistungen, Ihre Behandler und Ihre Zeiten angepasst.
Eine Patientenakte, die nicht gelöscht wird
Ein Eintrag in der Patientenakte wird weder bearbeitet noch gelöscht. Muss er korrigiert werden, wird ein neuer geschrieben, der auf den korrigierten verweist, und beide bleiben mit Datum und Verfasser sichtbar.
Klinische Hinweise
Allergien, Medikation, Vorerkrankungen, eingeschränkte Mobilität oder gesetzlicher Vertreter. Sie erscheinen in Rot, sobald die Akte geöffnet wird, und nur Inhaber, Bearbeiter und der zugeordnete Behandler sehen sie.
Bewertungsskalen
Bewertete Fragebögen zu Schmerz, Angst oder Lebensqualität, mit dem Ergebnis in der Akte und dem Vergleich zum letzten Besuch.
Patientennr. und Akten ohne Duplikate
Die Akte entsteht automatisch bei der Terminvergabe. Die Suche funktioniert auch ohne Akzente, und das Panel weist darauf hin, wenn zwei Akten nach derselben Person aussehen, damit sie Angabe für Angabe zusammengeführt werden.
Kalender pro Behandler
Tag, Woche und Monat, eine Spalte pro Arzt, und ein Termin wird per Ziehen verschoben. Behandlungszimmer und Kabinen werden zusätzlich zum Kalender separat als Ressourcen gebucht.
Erinnerungen und Nichterscheinen
Bis zu sechs Benachrichtigungen pro Termin, jeweils mit eigenem Text und eigener Uhrzeit, und ein Link, über den der Patient selbst absagen kann, solange noch Zeit ist. Die Akte speichert das Risiko des Nichterscheinens jedes Patienten.
Häufige Fragen
Was Kliniken fragen
Vier Antworten, die Sie haben sollten, bevor Sie sich eine Demo ansehen.
Kann der Agent die Patientenakte einsehen?
Nein. Gesundheitsdaten werden verschlüsselt in der Akte gespeichert und gehen weder an den Agenten noch an ein KI-Modell. Für die Terminvergabe genügen ihm der Kalender, die Leistungen und die Telefonnummer des Anrufers. Für jede Angabe aus einem Ihrer Systeme legen Sie fest, ob der Agent sie nennt, ob er sie nur auf Nachfrage nennt, ob er die letzten vier Ziffern bestätigt, ob sie nur zur Identifizierung der Person dient oder ob sie nie weitergegeben wird.
Weiß der Patient, dass er mit einer Maschine spricht?
Ja. Beim Abnehmen hört er eine Ansage, die es ihm sagt, wie es die KI-Verordnung der EU verlangt. Sie lässt sich nicht abschalten: Ohne sie nimmt die Telefonanlage den Anruf nicht an. Möchte der Patient lieber mit einem Menschen sprechen, wird der Anruf an die Person weitergeleitet, die gerade Anrufe annimmt.
Werden die Anrufe aufgezeichnet?
Nur wenn Sie es einschalten, denn ab Werk ist es aus. Und die Aufzeichnung beginnt erst, wenn der Hinweis auf die Aufzeichnung tatsächlich gelaufen ist. Sie wählen, wie lange die Transkripte aufbewahrt werden, zwischen sieben Tagen und drei Jahren; Aufzeichnungen ohne festgelegte Frist werden nach dreißig Tagen gelöscht. Jedes Mal, wenn jemand eine Aufzeichnung anhört, wird festgehalten, wer es war und wann.
Lässt es sich mit der Praxisverwaltungssoftware verbinden?
Mit jeder, die eine API hat. Wir arbeiten nicht mit Konnektoren für bestimmte Marken: Angebunden wird die Software, die Sie nutzen, und was sich oft ändert, wird während des Anrufs live abgefragt, ohne Kopie. Die Synchronisierung mit Google Calendar und Microsoft 365 kommt später; heute ist der Kalender im Panel maßgeblich.
Testen Sie es mit Ihren Leistungen und Ihren Zeiten
Wir nehmen Ihre Leistungen mit Dauer und Preis, die Arbeitszeiten jedes Behandlers und das, was er beantworten soll, und zeigen Ihnen den Anruf, der damit geführt wird. Für die Demo müssen Sie uns keine Patientendaten schicken.