Virtueller Empfang mit KI für Immobilienbüros: Jeder Anruf wird angenommen, auch während der Besichtigungen.
Er nimmt Anrufe von Interessenten zu einem Inserat an, von Eigentümern, die ihre Immobilie verkaufen oder vermieten möchten, und von Mietern, die einen Schaden melden. Zuerst ermittelt er das Vorhaben, sammelt die Angaben, die Ihr Makler braucht, und vereinbart die Besichtigung oder die Bewertung. Alles wird in der Akte und im Vertriebstrichter erfasst.
Einheitstarif: 300 € zzgl. MwSt. im Monat · in 1 Tag einsatzbereit · kostenlose Integrationsberatung
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im Monat, Einheitstarif mit 1.000 Gesprächsminuten inklusiveHeutige Aktivität
Beispiel-Immobilienbüro · 4 Makler
Staatsangehörigkeit, Herkunft oder Religion des Anrufers erfragt oder erfasst er nie, auch wenn der Eigentümer es verlangt.
Typische Fälle
Vier Anrufe, die Ihr Immobilienbüro jeden Tag erhält
Ihr Team ist einen Großteil des Tages außer Haus, bei Besichtigungen und Bewertungen, und das Telefon klingelt weiter. Das sind die vier häufigsten Anrufe.
Jemand ruft wegen eines Inserats an
Der Interessent fragt nach einer bestimmten Immobilie. Der Agent antwortet mit den Informationen, die Sie ihm gegeben haben (Preis, Nebenkosten, Fläche, Zimmer und Anforderungen), und wenn etwas nicht hinterlegt ist, erfindet er es nicht: Das bestätigt der Makler. Ist die Immobilie schon reserviert, vermietet oder verkauft, sagt er es und schlägt eine ähnliche vor. Danach stellt er die Fragen, die zum Vorhaben gehören, und bietet eine Besichtigung an.
Ein Eigentümer möchte verkaufen oder vermieten
Er nimmt die Adresse oder die Gegend auf, die Art der Immobilie, die Fläche, die Zimmer und den Zustand; ob sie frei oder vermietet ist, ob eine Hypothek besteht oder ein anderer Makler sie betreut; die Preisvorstellung und den Zeitrahmen. Danach bietet er eine kostenlose Bewertung im Kalender des Maklers an.
Ein Mieter meldet einen Schaden
Bei Gasgeruch oder einem Wasserleck sagt er zuerst, wie man sich sicher verhält. Danach fragt er, was passiert ist, seit wann und wo, legt die Störung mit ihrer Priorität an (dringend, wenn kein Wasser, kein Strom, kein Gas oder keine Heizung mehr da ist, wenn es ein Leck gibt oder wenn der Mieter nicht in die Wohnung kommt) und nennt ihm die Referenz.
Jemand fragt, welche Unterlagen nötig sind
Er nennt die Anforderungen des Inserats (Kaution, zusätzliche Sicherheit, Mietausfallversicherung) und die üblichen Unterlagen: DNI oder NIE, letzte Gehaltsabrechnungen oder Einkommensnachweis und Arbeitsvertrag. Hat Ihr Immobilienbüro WhatsApp Business verbunden, schickt er die Liste während des Anrufs auch schriftlich.
Vorteile
Was sich in Ihrem Immobilienbüro ab dem ersten Anruf verbessert
Bei der Telefonannahme, bei den Informationen, die Ihr Team erhält, bei der Einrichtung und bei der Einhaltung der Vorschriften.
Am Telefon
Er ermittelt zuerst das Vorhaben und stellt nur die passenden Fragen, eine nach der anderen und erst, nachdem er beantwortet hat, was man ihn gefragt hat. Er vereinbart keine Besichtigung, ohne zu wissen, welche Immobilie oder Gegend den Anrufer interessiert oder, bei einem Eigentümer, wo seine Immobilie liegt. Er verhandelt nicht über den Preis und verspricht nichts im Namen des Eigentümers: Gibt es ein Angebot, hält er es für den Makler fest. Möchte der Anrufer lieber mit einer Person sprechen, nimmt er eine Nachricht auf, damit ihn sein Makler zurückruft; auch die Weiterleitung des Anrufs lässt sich einrichten.
Im Panel
Jeder Anruf wird Runde für Runde transkribiert. Die Angaben, die er je nach Vorhaben erfasst, erscheinen in der Akte des Interessenten, im Block „Immobilienanliegen“, und auf seiner Karte im Vertriebstrichter, wo die KI sie in die passende Phase einordnet und Ihnen zeigt, wo Geschäfte verloren gehen; ob sie als gewonnen oder verloren gilt, entscheidet Ihr Team. Die Störungen landen in einem Posteingang mit zuständiger Person und zugesagtem Datum: 4 Stunden bei dringend, 24 bei hoch, 72 bei normal und 7 Tage bei niedrig.
Bei der Einrichtung
Er wird mit Ihren Maklern, Ihren Zeiten und den Anforderungen jedes Vorhabens eingerichtet und vor der Veröffentlichung getestet: Das Panel zeigt, was noch fehlt, um echte Anrufe anzunehmen. Sie entscheiden, was er zu Ihren Immobilien antwortet und was er nicht sagen darf. Die Stimme kann die einer Person aus Ihrem Büro sein, geklont aus zehn oder zwölf Sekunden Aufnahme und mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Was das Gesetz verlangt
Eine Ansage weist beim Abnehmen darauf hin, dass eine künstliche Intelligenz antwortet, und lässt sich nicht abschalten (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50). Staatsangehörigkeit, Herkunft, Religion oder ähnliche Angaben erfragt oder erfasst er nie, auch wenn der Eigentümer es verlangt (spanisches Gesetz 15/2022). Nach dem Einkommen wird nur bei einer Miete gefragt, und immer mit der Erklärung, wofür. Er gibt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Aufzeichnung ist standardmäßig ausgeschaltet, und jedes Anhören wird protokolliert.
Besichtigungen am Donnerstag
Laura Méndez · Maklerin
Der Agent bietet nur die freien Zeiten jedes Maklers an. Was Ihr Team blockiert, etwa eine Vertragsunterzeichnung oder eine Besprechung, wird am Telefon nicht angeboten.
Ein Beispielanruf
Ein Anruf zu einer Mietwohnung, von der ersten Frage bis zur Besichtigung
Was der Anrufer hört und was nach dem Anruf im Panel erfasst ist.
Guten Tag, Sie haben das Immobilienbüro angerufen. Sie sprechen mit einem virtuellen Assistenten mit künstlicher Intelligenz. Wie kann ich Ihnen helfen?
Guten Tag. Ich rufe wegen der Mietwohnung in der Calle Colón an, Referenz 4521.
Es ist eine Wohnung mit zwei Schlafzimmern und 75 Quadratmetern, für 950 Euro im Monat inklusive Gemeinschaftskosten, und Haustiere sind erlaubt. Wie viele Personen würden dort wohnen?
Mein Partner und ich, mit einem kleinen Hund.
Danke schön. Um zu prüfen, ob das zu den Anforderungen des Vermieters passt: Können Sie mir Ihre berufliche Situation und Ihr ungefähres Einkommen nennen?
Wir haben beide einen unbefristeten Vertrag und verdienen zusammen etwa 3.800 Euro im Monat. Wir würden gern Anfang November einziehen.
Perfekt. Ich kann Ihnen eine Besichtigung mit Laura Méndez am Donnerstag, dem 15., um 18 Uhr oder am Freitag, dem 16., um 13 Uhr anbieten. Welcher Tag ist Ihnen lieber?
Am Donnerstag um 18 Uhr. Mein Name ist Ana Torres.
Reserviert, Frau Torres: Donnerstag, der 15., um 18 Uhr, mit Laura Méndez. Soll ich Ihnen per WhatsApp an diese Nummer die Liste der Unterlagen schicken, die man von Ihnen verlangen wird: DNI oder NIE, letzte Gehaltsabrechnungen und Arbeitsvertrag?
Ja, bitte. Vielen Dank.
Ich habe sie Ihnen gerade geschickt. Ich danke Ihnen, einen schönen Nachmittag noch.
Automatisch im Panel erfasst
Für diese Seite nachgestellter Dialog mit erfundenen Namen und Referenzen. Es ist keine Aufzeichnung eines echten Anrufs oder eines echten Kunden.
Verwaltungspanel
Ein Panel mit dem Vokabular Ihres Immobilienbüros: Kunden, Makler und Besichtigungen
Echte Screenshots des Panels, unbearbeitet.
Beispieldaten
Die Besichtigungen im Kalender jedes Maklers
Der Agent bietet nur die freien Zeiten jedes Maklers an. Was Ihr Team blockiert, etwa einen Notartermin, wird am Telefon nicht angeboten.
Beispieldaten
Die von Mietern gemeldeten Störungen
Jeder Schaden geht mit Priorität, zuständiger Person und zugesagtem Datum ein. Was bald fällig ist, erscheint zuerst.
Im Tarif enthalten
Alles, was Ihr Immobilienbüro vom ersten Tag an erhält
In 1 Tag einsatzbereit, eingerichtet mit Ihren Maklern, Ihren Zeiten und den Anforderungen jedes Vorhabens.
Fragen je nach Vorhaben
Zum Mieten: Inserat oder Gegend, Budget, wie viele Personen dort wohnen würden und ob Haustiere dabei sind, Beschäftigung und ungefähres Einkommen sowie Einzugstermin. Zum Kaufen: Inserat oder Gegend, Budget, Finanzierung und Einzugstermin. Zum Verkaufen oder Vermieten: Adresse, Art, Fläche, Zimmer und Zustand der Immobilie, ob sie frei oder vermietet ist, ob eine Hypothek besteht oder ein anderer Makler sie betreut, Preisvorstellung und Zeitrahmen.
Besichtigungen und Bewertungen im Kalender
Ein Kalender pro Makler. Der Agent bucht die Besichtigung oder die Bewertung nur zu freien Zeiten, und der Betreff enthält, was bekannt ist: Referenz, Vorhaben, Personen und Einzugstermin.
Vertriebstrichter mit KI
Jeder Interessent kommt mit seinem „Immobilienanliegen“ in den Vertriebstrichter. Die KI fasst den Anruf zusammen, ordnet die Karte in die passende Phase ein und zeigt Ihnen, wo Geschäfte verloren gehen; ob sie als gewonnen oder verloren gilt, entscheidet Ihr Team.
Schadensmeldungen von Mietern mit Priorität
Zuerst die Sicherheit (Gas, Wasser). Danach eine Störung mit Referenz und Frist: dringend (4 h), wenn kein Wasser, kein Strom, kein Gas oder keine Heizung da ist, wenn es ein Leck gibt oder wenn der Mieter nicht in die Wohnung kommt. Fragt der Mieter nach dem Stand, nennt ihm der Agent den Status und, falls schon festgelegt, den Tag des Technikers.
Nachrichten für den Verwalter
Kündigungen, Zahlungsverzug oder Fragen zum Vertrag: Der Agent hört taktvoll zu, nimmt eine Nachricht auf und bestätigt weder Fristen noch Beträge. Der Verwalter erhält sie im Panel.
Grenzen, die er nie überschreitet
Er verhandelt keine Preise und verspricht nichts im Namen des Eigentümers, berät nicht zu Steuern, Verträgen oder Gesetzen, gibt keine Daten anderer Personen heraus und fragt nie nach Staatsangehörigkeit oder Herkunft (spanisches Gesetz 15/2022).
In Entwicklung
Die komplette Verwaltung jeder Immobilie, vom Inserat bis zur Reparatur
Diese Funktionen für Immobilienbüros sind in Entwicklung. Integrationen mit Ihren Systemen sind in höchstens 3 Wochen fertig, und die Integrationsberatung ist kostenlos.
Ihre Inserate, synchronisiert
Ihr Bestand wird per API aus Ihrer Maklersoftware gelesen oder aus derselben Datei, die Sie bereits an die Portale senden (Kyero XML, JSON oder CSV). Der Agent erkennt die Referenz, zu der angerufen wird, und antwortet mit aktuellem Preis und aktueller Verfügbarkeit. Was nicht im Inserat steht, sagt er nicht.
Unterlagen für Miete und Verkauf
Eine Liste von Anforderungen für jedes Vorhaben, die Sie anpassen: Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertrag und Versicherungsverlauf zum Mieten; Grundbuchauszug, Energieausweis und letzter Grundsteuerbeleg (IBI) zum Verkaufen. Jede Person erhält einen persönlichen Link, um ihre Unterlagen vom Handy hochzuladen, und Ihr Makler gibt sie frei oder lehnt sie mit Begründung ab. Die Dateien werden verschlüsselt gespeichert, und keine davon läuft durch ein KI-Modell.
Verträge nach Ihren Vorlagen
Sie laden Ihre eigenen Verträge in Word hoch (Mietvertrag, Arras-Anzahlungsvertrag, Verkaufsauftrag, Inventarliste), mit Platzhaltern, und das Panel füllt sie mit den Daten des Eigentümers, des Mieters, des Bürgen und der Immobilie aus. Vor dem Herunterladen zeigt es Ihnen, welche Angaben fehlen. Der Rechtstext ist immer der Ihres Immobilienbüros.
Die Akte jeder Immobilie
Die Strom-, Gas- und Wasserverträge mit Anbieter, Vertragsinhaber und Störungshotline; die Versicherungen mit ihrer Police; die Garantien für Heizkessel und Haushaltsgeräte sowie die Dokumente der Immobilie, etwa die notarielle Urkunde oder der Energieausweis. Alles griffbereit, wenn ein Mieter anruft.
Regelmäßige Prüfungen
Heizkessel, Gasanlage, Klimaanlage oder Energieausweis, jeweils mit der letzten Prüfung, der nächsten und der Firma, die sie durchführt. Das Panel erinnert 30 Tage vor Fälligkeit und am Tag selbst.
Die KI ruft die Versicherung und den Kundendienst an
Ist die Störung angelegt, ruft die KI im Namen Ihres Immobilienbüros die Versicherung, den Kundendienst oder die Wartungsfirma an: Sie schildert den Schaden, nennt die Policendaten, erfasst die Referenz der Schadensmeldung und den Termin des Technikers, und der Mieter erhält alles per WhatsApp. Diese ausgehenden Anrufe werden mit 0,65 € zzgl. MwSt. pro Minute berechnet.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum virtuellen Empfang für Immobilienbüros
Antworten auf die häufigsten Fragen, bevor Sie eine Demo anfragen.
Welche Angaben erfragt er bei jemandem, der mieten möchte?
Die Angaben, die Ihr Makler braucht, um die Bewerbung zu prüfen: das Inserat oder die Gegend, das Budget, wie viele Personen dort wohnen würden und ob Haustiere dabei sind, die berufliche Situation, das ungefähre Einkommen (mit der Erklärung, wofür er es erfragt) und der Einzugstermin. Staatsangehörigkeit, Herkunft, Religion oder ähnliche Angaben erfragt oder erfasst er nie, auch wenn der Vermieter es verlangt: Das spanische Gesetz 15/2022 verbietet Diskriminierung beim Zugang zu Wohnraum.
Weiß der Anrufer, dass er mit einer künstlichen Intelligenz spricht?
Ja. Beim Abnehmen teilt eine Ansage dem Anrufer mit, dass ein virtueller Assistent mit künstlicher Intelligenz antwortet, wie es die Verordnung (EU) 2024/1689 vorschreibt, und sie lässt sich nicht abschalten. Möchte er lieber mit einer Person sprechen, nimmt der Agent eine Nachricht auf, damit ihn sein Makler zurückruft, oder er leitet den Anruf, wenn Sie das so einrichten, an die Person weiter, die gerade verfügbar ist.
Kann er über den Preis verhandeln oder zum Vertrag beraten?
Nein. Macht jemand ein Angebot oder fragt etwas, das nur der Eigentümer weiß, nimmt er eine Nachricht auf, damit der Makler zurückruft, und hält es im Vertriebstrichter fest. Auch zu Steuern, Verträgen oder rechtlichen Fragen berät er nicht: Er bietet einen Rückruf Ihres Teams an. Und er gibt nie Daten von Eigentümern, Mietern oder anderen Interessenten heraus.
Was tut er, wenn ein Mieter wegen eines Notfalls anruft?
Zuerst die Sicherheit: Bei Gasgeruch sagt er, keine Schalter zu betätigen, zu lüften, den Gashahn zuzudrehen, die Wohnung zu verlassen und die 112 anzurufen; bei einem Wasserleck, den Hauptwasserhahn zuzudrehen. Danach legt er die Störung als dringend an, mit einer Frist von 4 Stunden, und nennt die Referenz. Wer die Reparatur bezahlt, sagt er nicht: Das entscheidet der Verwalter.
Lässt er sich mit meiner Maklersoftware oder mit den Immobilienportalen verbinden?
Heute antwortet der Agent mit den Informationen zu Ihren Immobilien, die Sie ins Panel laden oder die er live in einem Ihrer Systeme mit API abfragt. Die automatische Synchronisierung Ihres Bestands, per API oder über die Datei, die Sie bereits an die Portale senden (Kyero XML, JSON oder CSV), ist in Entwicklung, mit Integration in höchstens 3 Wochen. Das Panel lässt sich bereits mit Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive und anderen CRM-Systemen verbinden, und die Integrationsberatung ist kostenlos.
Schickt er die Liste der Unterlagen per WhatsApp?
Ja, wenn Ihr Immobilienbüro WhatsApp Business verbunden hat. Während des Anrufs schickt er die Liste der Unterlagen an das Handy, von dem aus angerufen wird (bei einem Anruf vom Festnetz fragt er nach einer Handynummer): DNI oder NIE, letzte Gehaltsabrechnungen oder Einkommensnachweis und Arbeitsvertrag. Das Einreichen der Unterlagen über einen persönlichen Link ist in Entwicklung.
Was kostet der virtuelle Empfang für Immobilienbüros und ab wann kann er im Einsatz sein?
Ein Einheitstarif von 300 € zzgl. MwSt. im Monat mit 1.000 Gesprächsminuten inklusive. Jede zusätzliche Minute kostet 0,65 € zzgl. MwSt. In 1 Tag ist alles einsatzbereit, zusätzliche Integrationen sind in höchstens 3 Wochen fertig, und die Integrationsberatung ist kostenlos.
Fragen Sie eine Demo mit Ihren Immobilien und Ihren Anforderungen an
Wir richten die Demo mit zwei oder drei Ihrer Inserate, den Anforderungen jedes Vorhabens und dem Kalender eines Maklers ein und zeigen Ihnen den Anruf, der sich daraus ergibt. Daten Ihrer Kunden brauchen wir nicht.
Einheitstarif: 300 € zzgl. MwSt. im Monat mit 1.000 Minuten inklusive · zusätzliche Minute 0,65 € zzgl. MwSt. · in 1 Tag einsatzbereit · kostenlose Integrationsberatung