Vergibt, verschiebt und sagt Termine ab
Er arbeitet im echten Kalender und bietet nur Zeiten an, die es gibt. Kein „Wir rufen Sie zur Bestätigung zurück“: Der Termin steht noch während des Anrufs fest.
Antwortet in sechs Sprachen, mit der Stimme, die Sie aufnehmen
Meldet sich als KI, und das lässt sich nicht abschalten
Zeichnet nichts auf, solange Sie es nicht einschalten
Funktionsübersicht
Was der Agent während des Gesprächs erledigt und was schriftlich bleibt, wenn er auflegt.
Er nimmt ab, vergibt den Termin in Ihrem echten Kalender, legt die Anfrage mit ihrer Frist an und kassiert, wenn nötig. Sie sehen danach alles Runde für Runde, mit dem, was er nachgeschlagen hat, und wer wofür zuständig ist.
Dringende Anfrage
4 h
bis zum zugesagten Datum, automatisch gesetzt
Erinnerungen
6
pro Termin höchstens, mit Link zum Absagen
Eine Stimme klonen
10-12 s
Aufnahme, mit Einwilligung dieser Person
Zugriffsrollen
5
Um festzulegen, wer was sieht und wer was ändern darfWas auf dieser Seite steht
01 · Am Telefon
Nimmt ab und erledigt die Sache
Er spricht, hört zu und erledigt dabei: Er schaut in den Kalender, fragt Ihre Systeme ab und schließt ab, was sich vor dem Auflegen abschließen lässt.
Ein Beispiel dessen, was schriftlich bleibt
3 Runden
Runde 1 · Agent
„Praxis Soler, guten Tag. Sie sprechen mit einem KI-Assistenten. Wie kann ich Ihnen helfen?“
Runde 2 · Anrufer
„Ich hätte gern einen Termin für eine Kontrolle, wenn möglich am Donnerstagvormittag.“
Runde 3 · Agent, schon mit dem Kalender vor sich
„Am Donnerstag um 10:00 Uhr bei Frau Dr. López. Ich trage Sie ein und schicke Ihnen die Erinnerung.“
Das Zeitfenster um 10:00 Uhr war im Kalender frei, bevor es angeboten wurde, und wird bei der Vergabe blockiert.
Erkennt Anrufer an ihrer Nummer
Steht die Nummer schon in einer Akte, begrüßt er die Person mit Namen und macht dort weiter, wo man stehen geblieben war. Wenn nicht, legt er die Akte selbst an, während er spricht.
Fragt ab, was Sie mit ihm verbinden
Rechnungen, offene Beträge, Verfügbarkeit, Verträge. Er fragt Ihr System in dem Moment ab und behält keine Kopie dieser Daten.
Legt die Anfrage an und diktiert die Referenz
Wer anruft, legt mit einer Nummer auf, die sich wiederholen lässt, und die Anfrage erscheint mit gesetzter Frist im Posteingang.
Leitet den Anruf an eine Person weiter
Wenn die Sache nichts für ihn ist, leitet er den Anruf an die Person weiter, die gerade Anrufe annimmt, ohne dass alles noch einmal erzählt werden muss.
Erkennt den Tonfall und weiß zu schweigen
Ist der Anrufer verärgert, antwortet er mit einer einfühlsameren Stimme. Und wenn man ihm ins Wort fällt, schweigt er und hört zu, wie es jeder tun würde.
02 · Termine und Kunden
Der Kalender Ihres Teams und die Akte jedes Kunden
Eine Spalte pro Fachkraft, Akten, die sich von selbst füllen, und Erinnerungen, die pünktlich rausgehen, damit kein Termin verloren geht.
Eine Spalte pro Fachkraft
Der ganze Tag auf einen Blick, mit den Arbeitszeiten und Leistungen jeder Person. Außerhalb der Arbeitszeiten wird niemand eingetragen, weder am Telefon noch von Hand.
Akten, die von selbst entstehen
Jeder Anruf hinterlässt seine Akte. Duplikate werden zu einer zusammengeführt, und wer oft nicht erscheint, ist schon vor der Terminvergabe mit Risiko des Nichterscheinens markiert.
Bis zu sechs Erinnerungen pro Termin
Sie gehen automatisch raus, zu der Zeit, die Sie festlegen, mit einem Link, über den die Person selbst absagen kann. Was rechtzeitig abgesagt wird, ist wieder im Kalender frei und kann neu vergeben werden.
Leistungen, Dauer und Preise
Der Agent vergibt den Termin mit der passenden Dauer, weil er weiß, welche Leistung der Anrufer möchte, wie lange sie dauert und was sie kostet. Sie ändern es im Panel, und schon beim nächsten Anruf sagt er es anders, ohne dass Sie sonst etwas anfassen müssen.
Derselbe Agent, per WhatsApp
Wer lieber schreibt, schreibt. Der Agent antwortet per WhatsApp mit demselben Wissen und denselben Werkzeugen wie am Telefon: Er schaut in den Kalender, vergibt den Termin, legt die Anfrage an und schickt den Zahlungslink. Die Unterhaltung läuft schriftlich hin und her und endet mit demselben Ergebnis, als hätte die Person angerufen.
Darüber gehen auch die Bestätigungen bei der Terminvergabe, die Erinnerungen und die Benachrichtigung über eine Sprachnachricht raus, mit der Nummer des Unternehmens oder mit unserer. Alles ist im Preis enthalten. Die Synchronisierung mit Kalendern anderer Anbieter kommt demnächst.
Und wenn eine Unterhaltung jemanden aus dem Team braucht, wird sie im Posteingang übernommen: Sie wird einer Person zugewiesen, mit Labels versehen und vom Unternehmen aus beantwortet, mit der Akte der schreibenden Person daneben.
03 · Anfragen und Kundendienst
Jede Anfrage mit zuständiger Person und Datum
Der Agent legt die Anfrage während des Anrufs an, oder Ihr Team legt sie im Panel an. Die Priorität bestimmt die Frist, und oben in der Liste steht immer, was jetzt Aufmerksamkeit braucht.
Die zugesagten Fristen
Das Datum wird beim Anlegen der Anfrage automatisch gesetzt, je nach der Priorität, mit der sie eingeht.
| Priorität | Frist |
|---|---|
| Dringend | 4 Stunden |
| Hoch | 24 Stunden |
| Normal | 72 Stunden |
| Niedrig | 7 Tage |
Wenn eine Anfrage überfällig wird, verschwindet sie aus der normalen Liste und steht markiert ganz oben.
Der Kunde verfolgt seine Anfrage, ohne erneut anzurufen
Jede Anfrage hat eine eigene Seite mit einem privaten Link: Dort stehen die Referenz, der aktuelle Stand (eingegangen, in Bearbeitung, gelöst), der Tag, an dem sie angelegt wurde, und der Tag, bis zu dem Sie die Lösung zugesagt haben. Sehen kann sie nur, wer diesen Link hat.
- Weniger Anrufe der Art „Wie steht es um meine Sache?“, die sich am häufigsten wiederholen.
- Mit der Telefonnummer des Unternehmens griffbereit, falls die Person lieber mit jemandem sprechen möchte.
- Ohne Konto, ohne Passwort und ohne etwas zu installieren.
04 · Den Agenten einrichten
Sie entscheiden, was er sagt, mit welcher Stimme und mit welchen Daten
Er wird im Panel vorbereitet, getestet und veröffentlicht, sobald er gut klingt. Was nicht diesen Weg gegangen ist, kommt nicht ans Telefon.
Testen Sie ihn vor der Veröffentlichung
Jeder Agent wird direkt im Panel getestet: Sie sprechen mit ihm, hören, wie er antwortet, und korrigieren, was Ihnen nicht gefällt. Die Änderung kommt erst auf die Leitung, wenn Sie sie veröffentlichen.
Die Stimme Ihres Empfangs, in zehn Sekunden
Aufgenommen werden zehn oder zwölf Sekunden einer Person aus Ihrem Team, mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung und mit Nachweis, wer wann aufgenommen hat. Jede Stimme kann außerdem eine einfühlsamere Version haben, für Anrufe, die schon verärgert ankommen.
Was er weiß und woher er es hat
Sie können es selbst schreiben, aus Vorhandenem importieren oder ihn bei Bedarf jedes Mal live in Ihrem System nachsehen lassen. Was sich oft ändert (Geld, Verfügbarkeit, Gesundheit), wird im Moment abgefragt und unterwegs nicht gespeichert.
Angabe für Angabe, was er sagen darf
Für jedes Feld aus Ihrem System wählen Sie eine von drei Möglichkeiten: Der Agent sagt es so, wie es ist, er bestätigt es nur teilweise (die letzten vier Ziffern, den Anfangsbuchstaben), oder es verlässt Ihr System bei keinem Anruf. Sie können auch verlangen, dass sich der Anrufer ausweist, bevor er etwas über sich hört.
05 · Zahlungen
Kassieren, ohne aufzulegen und ohne hinterherzulaufen
Die Anzahlung für die Reservierung, die eben erledigte Inspektion oder der Monatsbeitrag: Der Agent kassiert im selben Anruf, in dem darüber gesprochen wird.
Zahlungslink während des Gesprächs
Der Agent schickt den Link an das Handy des Anrufers und bleibt dran, bis er ihn öffnet, falls etwas schiefgeht.
Kartendaten am Telefon durchgegeben
Für alle, die mit Links nicht zurechtkommen. Von der Karte werden nur die letzten vier Ziffern gespeichert.
Beiträge anlegen
Monatsbeiträge und Sitzungspakete, die im Anruf angelegt und danach jede Periode automatisch weiter kassiert werden.
Jede Zahlung, an ihren Anruf geknüpft
Von der Buchung springen Sie zur Unterhaltung, aus der sie stammt, und zum zugehörigen Termin; so ist der Kassenabgleich schnell erledigt.
06 · Wissen, was passiert
Fragen Sie nach Ihren Zahlen und sehen Sie, wer was geändert hat
Zwei Dinge, die man vermisst, wenn eine Maschine das Telefon übernimmt: zu wissen, wie das Geschäft läuft, und nachvollziehen zu können, was passiert ist.
„Ihre Daten fragen“
Sie schreiben die Frage so, wie Sie sie laut stellen würden, und die Antwort kommt mit der Zahl und der Aufschlüsselung. Gerechnet wird auf dem Server mit Ihren Daten: Das Modell versteht die Frage, erfindet aber nicht die Zahl.
„Wie viele Termine wurden letzte Woche telefonisch vergeben?“
128 Termine aus 194 angenommenen Anrufen. 31 wurden danach verschoben und 9 abgesagt.
Wenn sich die Frage mit Ihren Daten nicht beantworten lässt, sagt die Antwort genau das, statt die Lücke zu füllen.
Änderungsprotokoll
Wer was wann geändert hat: das Skript eines Agenten, einen Preis, Öffnungszeiten, die Frist einer Anfrage. Es wird mit Name und Uhrzeit festgehalten, ebenso jedes Mal, wenn jemand eine Aufzeichnung anhört.
- Fünf Zugriffsrollen: Inhaber, Bearbeiter, Nur Lesen, Abrechnung und das Team der Plattform.
- Jeder Anruf speichert seine Runden, wie lange jede Antwort gedauert hat und was der Agent nachgeschlagen hat.
07 · Ihre Telefonanlage
Was Anrufer hören und wohin ihr Anruf geht
Die Begrüßungsansage, die Stimme, die Nebenstellen, die Gruppen und was passiert, wenn keine Leitung frei ist. Alles auf einer Seite, und alles lässt sich ändern, ohne jemanden anzurufen.
Die Begrüßungsansage, mit Ihrer Stimme
Sie wird einmal aufgenommen und läuft bei jedem Anruf, direkt nach dem Hinweis, dass eine künstliche Intelligenz antwortet.
Wenn alles belegt ist
Wenn alle Leitungen besetzt sind, entscheiden Sie, was passiert: in der Reihenfolge des Eingangs warten, eine Nachricht hinterlassen oder beides.
Nebenstellen und Gruppen
Die Telefone Ihrer Leute, nach Abteilung oder Standort verteilt, und wer zu welcher Uhrzeit Anrufe annimmt.
Weiterleitung an eine Person
Wenn jemand mit einer Person sprechen möchte, geht der Anruf an die Person, die gerade verfügbar ist.
Hören Sie selbst
Eine halbe Stunde, Ihr Testkalender und ein echter Anruf auf Ihr Telefon.
Wir richten einen Agenten mit Ihren Leistungen und Öffnungszeiten ein, Sie rufen an, vereinbaren einen Termin, verschieben ihn und fragen nach einer Rechnung. Danach sehen Sie sich alles schriftlich im Panel an.