Chaque appel, un suivi enregistré
L’agent vérifie l’identité du titulaire, l’informe des sommes en attente, lui envoie le lien de paiement et note le résultat, sans que personne n’ait à écouter l’appel.
Campagnes sortantes avec IA · Appel et WhatsApp
Campagnes sortantes avec IA : recouvrement, ventes et fidélisation
L’agent vocal appelle vos clients ou leur écrit sur WhatsApp pour rappeler les paiements en attente, présenter des offres et faire revenir ceux qui n’ont pas contacté votre entreprise depuis un certain temps. Il vérifie qu’il s’adresse au titulaire, envoie le lien de paiement et enregistre le suivi de chaque contact dans votre panneau : le résultat, la promesse de paiement et les données que le client met à jour.
Module inclus dans la formule à 300 € HT par mois · Appels de campagne à 0,65 € HT la minute · Conseil en intégration gratuit
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types de campagne : recouvrement, offre et promotion
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combinaisons d’appel et de WhatsApp
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résultats possibles pour chaque suivi de recouvrement
Pour qui
Pour les entreprises qui doivent contacter de nombreux clients, et le faire avec rigueur
Une campagne sortante est une liste de clients que l’agent vocal appelle ou à qui il écrit sur WhatsApp avec un objectif précis : encaisser les sommes dues, vendre ou fidéliser. Chaque contact se conclut par un résultat enregistré dans votre panneau, que votre équipe vérifie sans écouter les appels.
Recouvrement et télérecouvrement
Relances d’impayés en phase amiable, à grande échelle : vérification du titulaire, lien de paiement, promesses avec montant et date, et les cas qui nécessitent une négociation, réservés à votre équipe.
Télécommunications, énergie et eau
Prélèvements rejetés et mensualités impayées de milliers de clients, traités dans les horaires autorisés, avec leurs numéros de téléphone, leur e-mail et leur adresse mis à jour à chaque appel.
Équipes commerciales
Des offres pour les clients qui ont accepté de les recevoir. Ceux qui se montrent intéressés entrent dans votre tunnel de vente et votre équipe est prévenue pour poursuivre la vente.
Fidélisation et réactivation
Des promotions pour vos clients et des campagnes pour ceux qui ne vous ont pas contacté depuis un certain temps, sélectionnés par étape du tunnel, type de client ou origine.
Types de campagne
Recouvrement, offre et promotion, depuis le même panneau
Chaque campagne est préparée sous forme de brouillon : le panneau vous indique combien de clients elle atteint, qui en est écarté et pourquoi. Personne n’est contacté avant que la personne propriétaire du compte ne la lance, et vous pouvez la mettre en pause à tout moment.
Recouvrement
Relances et recouvrement
Rappelle les paiements en attente à ceux qui les doivent, vérifie qu’il s’adresse au titulaire et enregistre le suivi. Elle cible les clients ayant des factures échues, et vous pouvez la limiter selon l’ancienneté de la dette et un montant minimum.
Offre
Ventes et prospection
Présente une offre aux clients qui ont accepté de la recevoir et fait entrer dans le tunnel de vente ceux qui se montrent intéressés. L’agent connaît ses conditions, sa durée de validité et les arguments que vous lui indiquez.
Promotion
Fidélisation
Fait connaître une promotion, avec ses conditions et son lien, aux clients qui ont accepté de la recevoir. Sur WhatsApp, le client répond d’un bouton : « Ça m'intéresse », « Non, merci » ou « Ne plus recevoir ».
Gestion du recouvrement
Un appel de recouvrement, étape par étape
L’agent suit le même protocole à chaque appel, avec courtoisie et sans pression, et note ce qui se passe pour que votre équipe n’ait à intervenir que dans les cas qui l’exigent.
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1
Les factures en attente arrivent toutes seules
Depuis l’API de votre système, à quelques heures d’intervalle, depuis un fichier CSV ou Excel, ou depuis votre webhook. Chaque facture est rattachée à la fiche de votre client par sa référence, sa pièce d’identité ou son téléphone.
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2
Il se présente et vérifie l’identité du titulaire
Il se présente comme l’assistant virtuel de votre entreprise et indique que l’appel est transcrit. Avant de mentionner des montants ou des factures, il vérifie le nom complet et une donnée de la fiche : numéro de pièce d’identité, date de naissance, code postal, numéro de client ou numéro de facture.
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3
Il informe avec courtoisie
Il explique quelles factures sont en attente, leur montant et leur échéance, et demande au client de régulariser sa situation. Si la campagne le prévoit, il lui rappelle une seule fois l’avis de fichier de solvabilité.
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4
Il envoie le lien de paiement par WhatsApp
Le lien de la facture elle-même ou un lien de la passerelle de paiement de votre entreprise, pendant qu’il reste en ligne. Les données de carte bancaire ne sont jamais demandées de vive voix.
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5
Il enregistre le résultat
Promesse de paiement avec montant et date, paiement déjà effectué, demande d’échelonnement, dette contestée ou impossibilité de payer, avec son motif. Les échelonnements et les contestations sont confiés à votre équipe, qui les règle.
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6
Il met à jour ses coordonnées
Il confirme avec le client et met à jour son téléphone, ses autres numéros, son e-mail, son adresse et le moyen de contact qu’il préfère. Le journal d’activité indique quelles données ont changé.
Le paiement, par lien et sans raccrocher
Une fois l’identité du titulaire vérifiée, l’agent envoie le lien de paiement par WhatsApp tout en restant en ligne. Si le client paie via la passerelle, ses factures sont marquées comme payées et le contact est clôturé automatiquement ; avec le lien de votre propre facture, il suffit que votre système signale le paiement.
Si une autre personne répond, l’agent ne mentionne ni la dette ni le motif précis de l’appel : il indique qu’il appelle de la part de votre entreprise au sujet du compte et demande quand il peut parler au titulaire. Après deux tentatives de vérification infructueuses, le suivi est enregistré comme « Identité non vérifiée ».
Ventes et fidélisation
Des offres et des promotions pour ceux qui souhaitent les recevoir
Les campagnes commerciales ne s’adressent qu’aux clients qui ont accepté de les recevoir par ce canal. L’agent présente l’offre, répond aux questions et, si le client est intéressé, le fait entrer dans votre tunnel de vente.
Uniquement avec consentement
Le consentement de chaque client est conservé dans sa fiche, par canal, avec sa date et le texte accepté. Ceux qui n’ont pas donné leur accord ou qui ont demandé à ne pas être contactés sont écartés de la campagne.
Vous choisissez les destinataires
Par étape du tunnel, type de client et origine, ou uniquement ceux qui n’ont eu aucun contact avec votre entreprise depuis un nombre de jours donné. Avant de la lancer, vous voyez combien de clients elle atteint et un échantillon des destinataires.
L’offre, avec ses conditions
Titre, description, conditions, date de validité et lien. Vous rédigez la présentation, les arguments et la conclusion ; si vous laissez un texte vide, celui par défaut de votre secteur est utilisé.
Les intéressés, dans le tunnel
Le client intéressé passe à l’étape « Captation » de votre tunnel de vente, avec ce qui l’intéresse, et votre équipe est prévenue pour l’appeler.
S’il préfère une personne
Si le client souhaite parler à un membre de votre équipe, c’est noté « Souhaite parler à une personne » et, sur WhatsApp, la conversation est transmise à votre équipe.
Désinscriptions immédiates
Si le client demande à ne plus recevoir de publicité, la désinscription s’applique immédiatement et son numéro est ajouté à la liste d’exclusion. Sur WhatsApp, également en répondant « BAJA » ou « STOP ».
Chaque client intéressé poursuit son parcours dans le tunnel de vente, avec ses conversations et l’analyse de l’IA.
Découvrir le tunnel de vente avec IACanaux, horaires et limites
Appel, WhatsApp ou les deux, avec des horaires et des limites pensés pour les personnes
Vous choisissez le canal de chaque campagne. Si le client ne répond pas sur l’un, l’agent peut essayer par l’autre, toujours dans le respect des horaires et des limites de la campagne.
- Appel uniquement
- WhatsApp uniquement
- WhatsApp puis appel en l’absence de réponse
- Appel puis WhatsApp en l’absence de réponse
Des horaires adaptés aux personnes
Du lundi au vendredi, de 9 h à 21 h dans le fuseau horaire de votre entreprise. Chaque campagne peut les restreindre avec ses propres plages horaires, jusqu’à quatre, mais jamais les élargir.
Sans insister
Au maximum, un appel par jour et par client, trois tentatives d’appel et un message WhatsApp par campagne, avec le nombre d’heures entre les tentatives que vous choisissez.
WhatsApp avec des modèles approuvés
Un modèle approuvé par Meta est envoyé. Dans les campagnes de recouvrement, le client peut répondre d’un bouton (« Plus d'informations », « J'ai déjà payé » ou « Je préfère un appel ») ou écrire, et l’agent lui répond.
Conformité
Ce que l’agent fait toujours et ce qu’il ne fait jamais
Les règles de chaque appel ne dépendent pas du script : c’est la plateforme qui les applique, afin qu’aucune campagne ne puisse s’y soustraire.
Toujours
- Se présenter comme assistant virtuel et indiquer que l’appel est transcrit.
- Vérifier l’identité du titulaire avant d’évoquer une dette.
- Respecter la liste d’exclusion et les demandes de ne pas être contacté, y compris dans les campagnes de recouvrement.
- N’appeler et n’écrire que pendant les horaires de la campagne.
Jamais
- Révéler une dette à une personne autre que le titulaire.
- Demander les données de carte bancaire de vive voix.
- Menacer, presser, faire des reproches ou évoquer des conséquences qui ne figurent pas dans la campagne.
- Proposer des promotions à ceux qui n’ont pas accepté de les recevoir par ce canal.
Avis de fichier de solvabilité, uniquement sur déclaration
Une campagne de recouvrement n’inclut cet avis que si la personne propriétaire du compte déclare dans le panneau que la dette est certaine, échue et exigible ; que le paiement a été demandé auparavant, en avertissant de l’inscription possible au fichier, à la date qu’elle indique ; et que votre entreprise signale les impayés à ce fichier. Le texte est fixe :
« Nous vous rappelons que, si la dette n’est pas régularisée, [nom de votre entreprise] pourra la signaler à un fichier d’information sur la solvabilité, ce qui pourrait affecter votre historique de crédit ».
L’agent ne le dit qu’une seule fois par appel, jamais à une personne dont l’identité n’a pas été vérifiée, ni après que le client a indiqué contester la dette.
Liste d’exclusion
Aucune campagne n’appelle ni n’écrit aux numéros de votre liste : la liste d’opposition au démarchage (liste Robinson) que vous importez, les désinscriptions demandées par les clients, ajoutées automatiquement, et les numéros ajoutés par votre équipe.
Seule la personne propriétaire du compte peut lancer et reprendre des campagnes.
Gestión Smart applique ces règles à chaque appel et à chaque message, mais ne fournit pas de conseil juridique : la base juridique de chaque campagne et le signalement des impayés aux fichiers de solvabilité relèvent de votre entreprise. Faites valider votre configuration par votre conseiller.
Résultats dans le panneau
Chaque contact, avec son résultat et son historique
Les chiffres de la campagne sont mis à jour à chaque appel et à chaque message : contacts, en attente, traités, hors campagne et erreurs, ainsi que le décompte par résultat. Cliquez sur un résultat pour n’afficher que ces contacts.
- Le suivi de chaque contact : le résultat, la promesse de paiement, le motif et les données modifiées, et s’il a été enregistré par l’agent ou par une personne.
- Ses appels et ses messages : chaque appel s’ouvre avec sa transcription, et la conversation WhatsApp, dans la boîte de réception.
- Votre équipe décide : elle peut corriger le résultat noté par l’agent ou clôturer le contact.
- Pilotage de la campagne : mise en pause, reprise ou annulation à tout moment, et export des résultats en CSV.
Intégration
Connecté à votre système de facturation et à votre CRM
Les factures proviennent de votre système et chaque suivi y retourne. Le conseil en intégration est gratuit, et les intégrations supplémentaires sont prêtes en 3 semaines maximum.
De votre système au panneau
- Synchronisation par API à quelques heures d’intervalle : vous indiquez l’adresse, l’identifiant et le champ d’où provient chaque donnée. L’identifiant est stocké chiffré.
- Import d’un fichier CSV ou Excel, avec un aperçu de la lecture de chaque ligne avant l’import.
- Notifications de votre système par webhook : factures nouvelles ou mises à jour et paiements reçus, qui clôturent les contacts qui ne doivent plus rien.
- Les factures qui ne correspondent à aucune fiche sont signalées dans le panneau.
Du panneau à votre système
- Chaque suivi de recouvrement, chaque modification de coordonnées et chaque client intéressé, dès leur enregistrement, via les connexions du panneau.
- Export des résultats de chaque campagne en CSV.
Questions fréquentes
Campagnes sortantes : les réponses avant la démonstration
Les questions les plus fréquentes avant de lancer la première campagne.
Que se passe-t-il si une autre personne répond ?
L’agent ne mentionne ni la dette ni le motif précis de l’appel : il indique qu’il appelle de la part de votre entreprise au sujet du compte et demande quand il peut parler au titulaire. Le suivi est enregistré comme « N’est pas le titulaire ».
L’agent demande-t-il les données de carte bancaire lors d’un appel de campagne ?
Non. Une fois l’identité du titulaire vérifiée, l’agent lui envoie par WhatsApp le lien de paiement de sa facture ou celui de la passerelle de paiement de votre entreprise, et le client paie depuis son mobile sans raccrocher. S’il paie via la passerelle, ses factures sont marquées comme payées et le contact est clôturé automatiquement.
Ai-je besoin du consentement de mes clients ?
Pour les offres et les promotions, oui : seuls les clients qui ont accepté de les recevoir par ce canal sont contactés, et leur consentement est enregistré dans leur fiche. Pour rappeler un paiement en attente, aucun consentement commercial n’est exigé, mais les demandes de ne pas être contacté et la liste d’exclusion sont toujours respectées. Gestión Smart ne fournit pas de conseil juridique : faites valider chaque campagne par votre conseiller.
Quand l’agent appelle-t-il ?
Du lundi au vendredi, de 9 h à 21 h dans le fuseau horaire de votre entreprise, ou dans les plages horaires plus restreintes fixées par la campagne. Au maximum, un appel par jour et par client, trois tentatives d’appel et un message WhatsApp par campagne.
Puis-je vérifier et corriger ce qu’enregistre l’agent ?
Oui. Depuis chaque contact, vous ouvrez son appel, avec la transcription, et ses messages WhatsApp. Votre équipe peut corriger le résultat ou clôturer le contact, et l’identité de la personne qui l’a fait est consignée.
Combien coûtent les campagnes sortantes ?
Le module est inclus dans la formule unique à 300 € HT par mois. Les appels de campagne sont facturés 0,65 € HT la minute, en dehors des minutes de la formule. Les messages WhatsApp sont facturés par Meta à votre entreprise, en tant que titulaire du compte WhatsApp Business.
Combien de temps faut-il pour qu’il soit opérationnel ?
Les campagnes sont activées sur votre compte sur demande. Les factures peuvent être chargées depuis un fichier le jour même ; la synchronisation avec votre système se configure depuis le panneau et, si vous avez besoin d’une intégration supplémentaire, elle est prête en 3 semaines maximum. Sur WhatsApp, chaque modèle doit être approuvé par Meta avant le premier envoi.
Puis-je le voir avant de souscrire ?
Oui. Lors d’une démonstration de 30 minutes, nous vous présentons une campagne complète : comment elle se prépare, ce que dit l’agent et comment les résultats apparaissent dans le panneau. Vous pouvez aussi appeler le +372 699 1693 et parler à notre propre agent commercial.
Conseil gratuit pour la mise en route
Préparez avec nous vos campagnes de recouvrement, de vente et de fidélisation
Nous vous aidons à les configurer avec vos propres données : d’où proviennent les factures, ce que dit l’agent, par quels canaux et à quels horaires. Ce conseil est gratuit.
Vérification du titulaire avant d’évoquer la dette
Lien de paiement par WhatsApp, jamais de carte bancaire de vive voix
Chaque suivi, enregistré dans votre panneau