Le téléphone du garage, décroché sans sortir de sous la voiture.
Il prend les appels pendant que vos techniciens sont sous une voiture : le rendez-vous de révision, le « c’est prêt ? » de 11 h et le client qui veut savoir combien ça va lui coûter. Il confirme de quelle voiture il s’agit et son immatriculation depuis la fiche, et ne propose pas d’heure s’il n’y a pas de box libre.
Ce qui s’est passé au téléphone
Exemple de garage · 3 techniciens
L’agent confirme l’immatriculation avec ce qui figure sur la fiche. Si le client a deux voitures, il demande laquelle il amène avant de donner l’heure.
Une journée au téléphone
Quatre appels qui vous font sortir de sous une voiture
Dans un garage, le téléphone sonne quand tout le monde a les mains prises. Ces quatre appels arrivent chaque matin.
« Ma voiture est prête ? »
L’appel le plus fréquent au garage, et celui qui interrompt le plus de réparations. Si vous avez connecté l’état des ordres de réparation, l’agent le consulte sur le moment et le communique. Sinon, il prend note et ouvre une demande avec un responsable et une date d’engagement, pour que personne ne l’apprenne trois jours plus tard.
Rendez-vous pour la révision
Le client appelle pour amener sa voiture. L’agent le reconnaît à son numéro, regarde les véhicules de sa fiche et lui confirme lequel il amène, en disant l’immatriculation à voix haute. La révision prend le temps qu’elle prend, et derrière l’heure proposée, il y a un technicien et un box.
« Elle fait un bruit bizarre »
Ce que raconte le client est noté avec ses propres mots, et non à moitié résumé sur un post-it. La réparation est ouverte avec sa priorité et son délai, et le technicien lit ce qu’il a dit avant de toucher à la voiture.
Pas de box, pas d’horaire
Les ponts élévateurs et les box se réservent comme ressources. Si, à cette heure-là, ils sont tous occupés, l’agent ne la propose pas, même si on insiste. Quand une heure se libère, le créneau revient et le prochain qui appelle peut déjà le prendre.
Ce qui change
Quatre choses changent dès le premier appel
Pendant l’appel, dans ce que vous voyez ensuite dans le panneau, dans ce que vous décidez lors de la configuration et dans ce que la loi exige de vous.
Pendant l’appel
Il reconnaît le client à son numéro, regarde les véhicules de sa fiche et confirme à voix haute la voiture et l’immatriculation avant de donner une heure. Il donne, déplace et annule des rendez-vous sur le vrai agenda et ne propose que des heures avec un technicien et un box libres. Il dit les immatriculations lettre par lettre et les numéros de téléphone chiffre par chiffre, et si on lui coupe la parole, il se tait. Quand on lui demande une personne, il transfère l’appel à celle qui accepte les appels à ce moment-là.
Dans le panneau
Chaque appel est transcrit tour par tour, avec ce que l’agent a consulté et son temps de réponse. L’agenda a une colonne par technicien, et les ponts élévateurs et les box se réservent à part, comme ressources. Ce qui n’est pas réglé pendant l’appel arrive dans la boîte de réception des demandes, avec un responsable et une date d’engagement fixée par le système : quatre heures en priorité urgente, vingt-quatre en haute, soixante-douze en normale et sept jours en basse.
À la configuration
L’agent est testé avant d’être publié, et le panneau affiche la liste de ce qui lui manque pour répondre à de vrais appels. La voix peut être celle de votre réceptionniste, clonée à partir de dix à douze secondes d’enregistrement et avec son consentement exprès. Pour chaque donnée qui provient de votre logiciel de garage, vous décidez ce que l’agent en fait : il la dit, il ne la dit que si on la lui demande, il confirme les quatre derniers chiffres, il l’utilise pour identifier, ou elle ne sort jamais.
Ce que la loi exige
Dès le décroché, une annonce indique qu’une intelligence artificielle répond, et elle ne peut pas être supprimée. L’enregistrement est désactivé par défaut, et il ne démarre pas si cette annonce n’a pas été diffusée. Vous choisissez la durée de conservation des transcriptions, entre sept jours et trois ans. Il existe cinq profils d’accès : les profils en consultation seule voient les données sensibles masquées, et chaque écoute d’un enregistrement est consignée.
Mardi matin
Box 2 · Pont élévateur · Javier Ruiz
Le box et le pont élévateur sont des ressources avec leurs horaires, tout comme le technicien a les siens. S’il manque l’un ou l’autre, cette heure n’existe pas pour l’agent.
Un exemple d’appel
Un rendez-vous avec deux voitures sur la fiche
Voici ce qu’entend un client dans le combiné et ce qui est consigné quand il raccroche.
Bonjour, vous êtes bien au garage. Vous êtes en ligne avec un assistant automatique : je vous le dis parce que la réglementation européenne sur l’intelligence artificielle m’oblige à vous en informer. Comment puis-je vous aider ?
Bonjour. Je voudrais amener ma voiture pour la révision.
Avec plaisir. Sur votre fiche, j’ai deux voitures : une Seat León, immatriculée 1234 ABC, et une Renault Clio, 5678 BCD. Laquelle allez-vous amener ?
La León.
La révision des soixante mille, c’est deux heures sur un pont élévateur. Je peux vous proposer le mardi 15 à 9 h ou le jeudi 17 à 11 h 30. Lequel vous convient le mieux ?
Le mardi.
C’est noté : mardi 15 à 9 h, Seat León 1234 ABC, avec Javier au box 2. Je vous envoie le lien au cas où vous devriez l’annuler.
Ce qui a été consigné sans que personne ait à le saisir :
Dialogue reconstitué pour cette page, avec des noms et des immatriculations inventés. Ce n’est l’enregistrement d’aucun appel réel.
Ce que voit votre équipe
Le panneau, avec les mots d’un garage
Clients, techniciens et réparations. Les deux captures montrent le panneau tel qu’il est livré.
La boîte de réception des demandes
Chaque message que l’agent ne règle pas atterrit ici, avec un responsable et une date d’engagement. En haut, ce qui arrive bientôt à échéance.
L’appel, tour par tour
Ce qu’a dit le client, ce qu’a répondu l’agent, le temps de chaque réponse et ce qu’il a consulté pour répondre. Si l’appel n’a pas été enregistré, c’est indiqué.
De série
Ce qu’un garage trouve déjà en place
C’est prêt dès le premier jour et cela s’adapte à vos prestations, vos techniciens et vos box.
Ponts élévateurs et box, gérés comme ressources
Chaque box et chaque pont élévateur a ses horaires et se réserve en plus du technicien. Sans box libre, cette heure n’est pas proposée par téléphone.
Des techniciens avec leurs horaires
Chaque technicien a ses heures, ses spécialités et ses jours de repos, et l’agenda s’affiche avec une colonne pour chacun.
Fiche client avec ses véhicules
Marque, modèle et immatriculation de chaque voiture. L’agent les lit sur la fiche et confirme laquelle le client amène avant de donner l’heure, et si le client est nouveau, la fiche se crée toute seule.
Réparations et messages avec délai
Ce qui n’est pas réglé pendant l’appel devient une demande avec un responsable et une date d’engagement : quatre heures en priorité urgente, vingt-quatre en haute, soixante-douze en normale et sept jours en basse.
Des prestations avec leur prix
Chaque rendez-vous garde le prix qu’avait la prestation le jour où il a été pris, même si le tarif augmente ensuite.
Encaissements et liens de paiement
L’agent envoie des liens de paiement et encaisse par carte pendant l’appel. De la carte, seuls les quatre derniers chiffres sont conservés.
Questions fréquentes
Les questions des garages
Quatre réponses à connaître avant d’assister à une démonstration.
Comment sait-il de quelle voiture on lui parle ?
Grâce à la fiche client, qui contient ses véhicules avec marque, modèle et immatriculation. L’agent reconnaît le numéro d’appel, lit les voitures de la fiche et, s’il y en a plusieurs, demande laquelle le client amène et la confirme à voix haute avant de donner l’heure. Si le client est nouveau, la fiche se crée toute seule avec ce qu’il dit.
Peut-il donner une heure s’il n’y a pas de box ou de pont élévateur libre ?
Non. Les box et les ponts élévateurs sont ajoutés comme ressources avec leurs horaires, et un rendez-vous a besoin à la fois d’un technicien et d’une ressource. S’il manque l’un ou l’autre, cette heure n’est pas proposée, même si on la lui demande. Votre équipe, elle, peut la placer depuis le panneau, et elle est enregistrée comme telle.
Peut-il dire combien va coûter une réparation ?
Il donne le prix des prestations qui figurent dans vos tarifs, au montant exact. Ce qui n’a pas de tarif, il ne l’invente pas : il note ce que raconte le client et ouvre une demande avec un responsable et une date d’engagement pour qu’on le rappelle avec le devis.
Peut-il encaisser par téléphone ?
Il envoie des liens de paiement et encaisse par carte pendant l’appel, et l’encaissement apparaît dans le panneau avec son libellé et son statut. De la carte, seuls les quatre derniers chiffres sont conservés, et les identifiants de votre passerelle sont gardés dans un coffre et ne reviennent jamais au navigateur.
Testez-le avec vos prestations et vos box
Nous reprenons vos prestations avec leur durée et leur prix, les horaires de chaque technicien, les box et les ponts élévateurs, et nous vous montrons l’appel réalisé avec tout cela. Pour la démonstration, inutile de nous envoyer la moindre donnée client.