En plein coup de feu, votre téléphone cesse de sonner au comptoir.
Il prend les appels de 13 h 45, quand la salle est pleine et que personne ne peut aller jusqu’au téléphone. Il réserve sur les tables que vous avez vraiment, avec leur capacité et leur salle, et note les allergies sans les dire à voix haute.
Ce qui s’est passé au téléphone
Exemple de restaurant · 2 salles
Les tables et les salles sont ajoutées avec leur capacité. L’agent réserve sur cette base, et s’il n’y a pas de table de six à cette heure-là, cette heure n’est pas proposée.
Une journée au téléphone
Quatre appels d’un service ordinaire
Dans un restaurant, le téléphone sonne justement quand la salle est pleine à craquer. Ces quatre appels arrivent tous les week-ends.
13 h 45
Coup de feu, salle pleine et téléphone qui sonne au comptoir. L’agent prend l’appel et, si un autre arrive pendant qu’il parle, le met en attente par ordre d’arrivée avec la possibilité de laisser un message, qui arrive dans le panneau sous forme de demande avec un responsable et un délai.
Une table pour six samedi
L’agent regarde les tables de chaque salle avec leur capacité et le service. Si à 21 h il ne reste qu’une table de quatre, il ne la propose pas pour six : il donne les horaires où le groupe tient, et la réservation est enregistrée avec sa table et sa salle.
« L’une des petites est cœliaque »
Les allergies et les intolérances sont conservées comme données sensibles, chiffrées et avec le consentement enregistré : comment la personne l’a donné et quand. La cuisine et la salle les voient en ouvrant la réservation, et l’agent ne les évoque pas au téléphone si vous ne le souhaitez pas.
Annuler sans se justifier
Le client annule depuis le lien du rappel, sans appeler et sans avoir à s’expliquer. La table revient dans le planning l’après-midi même et le prochain qui appelle peut déjà la prendre. Le risque d’absence de quelqu’un qui ne s’est pas présenté deux fois reste noté sur sa fiche.
Ce qui change
Quatre choses changent dès le premier service
Pendant l’appel, dans ce que vous voyez ensuite dans le panneau, dans ce que vous décidez lors de la configuration et dans ce que la loi exige de vous.
Pendant l’appel
Il reconnaît le client à son numéro et l’appelle par son nom. Il réserve, modifie et annule des tables sur le vrai planning, avec la capacité de chaque table et le service, et ne propose pas d’horaire où le groupe ne tient pas. Il pose une question à la fois et, si on lui coupe la parole avec le bruit de la salle en fond, il se tait et écoute. Quand on lui demande une personne, il transfère l’appel à celle qui accepte les appels à ce moment-là.
Dans le panneau
Chaque appel est transcrit tour par tour, avec ce que l’agent a consulté et son temps de réponse. Le planning des réservations s’affiche par jour, semaine et mois, avec les tables et les salles comme ressources et les plages hors horaires signalées. Les fiches se créent toutes seules, conservent les allergies comme donnée sensible ainsi que le risque d’absence, et les doublons sont fusionnés donnée par donnée.
À la configuration
Ici, pas besoin d’ajouter des professionnels : on ajoute les tables et les salles avec leur capacité, et on peut déjà réserver. L’agent est testé avant d’être publié, et la voix peut être celle de votre maître d’hôtel, clonée à partir de dix à douze secondes d’enregistrement et avec son consentement exprès. La carte, les horaires et ce que vous préférez qu’il ne dise pas s’écrivent et se marquent un par un.
Ce que la loi exige
Dès le décroché, une annonce indique qu’une intelligence artificielle répond, et elle ne peut pas être supprimée. L’enregistrement est désactivé par défaut, et il ne démarre pas si cette annonce n’a pas été diffusée. Les allergies et les intolérances sont des données de santé : elles sont conservées chiffrées, avec le consentement enregistré, et les profils en consultation seule du panneau les voient masquées. Chaque écoute d’un enregistrement est consignée.
Samedi, service du soir
Salle du bas · 46 places
La table est une ressource avec sa capacité et sa salle. Inutile d’ajouter qui que ce soit de l’équipe : ce qu’on réserve, c’est la table.
Un exemple d’appel
Une table pour six et une intolérance
Voici ce qu’entend un client dans le combiné et ce qui est consigné quand il raccroche.
Bonjour, vous êtes bien au restaurant. Vous êtes en ligne avec un assistant automatique : je vous le dis parce que la réglementation européenne sur l’intelligence artificielle m’oblige à vous en informer. Comment puis-je vous aider ?
Bonjour. Je voudrais une table pour six samedi à 21 h.
À 21 h, il ne me reste qu’une table de quatre. Pour six, j’ai 21 h 30 dans la salle du bas, ou 23 h dans la salle principale. Que préférez-vous ?
21 h 30, ça me va. Ah, et l’une des petites est cœliaque.
Je le note sur votre fiche comme donnée sensible : la cuisine et l’équipe de salle le verront, et je ne le mentionne pas au téléphone si vous ne me le demandez pas. Je vous confirme : samedi 20, 21 h 30, six personnes, salle du bas.
Parfait.
C’est réservé. Je vous envoie le lien au cas où vous devriez l’annuler ou changer le nombre de personnes.
Ce qui a été consigné sans que personne ait à le saisir :
Dialogue reconstitué pour cette page, avec des noms inventés. Ce n’est l’enregistrement d’aucun appel ni d’aucun client réel.
Ce que voit votre équipe
Le panneau, avec les mots d’un restaurant
Clients, réservations, tables et salles. Les deux captures montrent le panneau tel qu’il est livré.
Le planning de la semaine
L’agent réserve sur ce planning. Ce que vous bloquez cesse d’exister pour lui, et les plages hors horaires ne peuvent être utilisées que depuis le panneau.
Les appels de la soirée, un par un
Combien sont arrivés, combien de temps ils ont duré et lesquels méritent d’être revus. On ouvre n’importe lequel et on le lit en entier, tour par tour.
De série
Ce qu’un restaurant trouve déjà en place
C’est prêt dès le premier jour et cela s’adapte à vos salles, vos tables et vos services.
Tables et salles avec leur capacité
Chaque table a ses places et sa salle, et la capacité se gère toute seule. Si le groupe ne tient pas à cette heure-là, cette heure n’est pas proposée au téléphone.
Aucun professionnel à ajouter
Ici, on réserve des tables, pas des personnes. Pas besoin de créer des fiches de serveurs ni les horaires de qui que ce soit pour que le téléphone commence à fonctionner.
Allergies et intolérances
Elles sont conservées comme données sensibles, chiffrées et avec le consentement enregistré : comment la personne l’a donné et quand. Les profils en consultation seule du panneau les voient masquées.
Des fiches qui se créent toutes seules
La fiche du client se crée avec la première réservation, la recherche fonctionne sans accents et le panneau signale quand deux fiches semblent être la même personne.
Rappels et absences
Jusqu’à six rappels par réservation, avec leur texte et leur heure, et un lien d’annulation tant qu’il reste de la marge. La fiche conserve le risque d’absence de chaque client.
Un standard bien à vous
Message d’accueil avec votre voix, attente par ordre d’arrivée quand toutes les lignes sont occupées, possibilité de laisser un message et renvoi vers un autre numéro.
Commandes et livraison Prochainement
Les commandes à emporter et la livraison à domicile arriveront plus tard, et nous n’annonçons pas de date. Aujourd’hui, l’agent réserve une table, la modifie, l’annule et prend les messages.
Questions fréquentes
Les questions des restaurants
Quatre réponses à connaître avant d’assister à une démonstration.
Faut-il ajouter les serveurs dans le panneau ?
Non. Dans un restaurant, on réserve des tables, pas des personnes. On ajoute les tables et les salles avec leur capacité, et l’agent réserve sur cette base. Les plannings de l’équipe ne sont pas nécessaires pour que le téléphone fonctionne.
Que fait-il des allergies et des intolérances ?
Il les conserve dans la fiche du client comme donnée sensible : chiffrées, avec le consentement enregistré (comment la personne l’a donné et quand) et visibles par la cuisine et la salle à l’ouverture de la réservation. L’agent ne les mentionne pas de lui-même au téléphone, et les profils en consultation seule du panneau les voient masquées.
Que se passe-t-il quand dix personnes appellent en même temps ?
L’agent mène une conversation à la fois. Les appelants qui ne passent pas attendent par ordre d’arrivée en écoutant votre message d’attente, et peuvent laisser un message qui apparaît dans le panneau sous forme de demande, avec un responsable et un délai. Le panneau vous montre combien de fois des appels sont arrivés en même temps, et avec cette donnée, vous ajoutez des lignes si cela vaut la peine. Il y a en outre un numéro de secours obligatoire : c’est vers lui que part l’appel si le système tombe en panne.
Peut-il prendre des commandes à emporter ou en livraison ?
Pas encore. Les commandes et la livraison arriveront plus tard et nous n’avons pas de date ; quand elles seront prêtes, nous les présenterons sur la page Logistique. Aujourd’hui, il réserve une table, la modifie, l’annule, répond sur les horaires et la carte avec ce que vous lui avez écrit, et prend un message pour ce qu’il ne sait pas.
Testez-le avec vos tables et vos services
Nous reprenons vos salles avec leurs tables et leur capacité, vos services et ce que vous voulez qu’il réponde sur la carte et les horaires, et nous vous montrons l’appel réalisé avec tout cela. Pour la démonstration, inutile de nous envoyer la moindre donnée client.