Prend, modifie et annule des rendez-vous
Il travaille sur votre agenda réel et ne propose que des horaires disponibles. Le rendez-vous est confirmé pendant l’appel, sans qu’il soit nécessaire de rappeler pour le confirmer.
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Fonctionnalités de l’agent vocal IA
Fonctionnalités de l’agent vocal IA : rendez-vous, demandes, encaissements et captation de leads dans le même appel
Gestión Smart répond aux appels de votre entreprise en six langues, prend les rendez-vous dans votre agenda réel, ouvre des demandes avec un délai de résolution, encaisse pendant l’appel et enregistre chaque client potentiel dans votre tunnel de vente. Ensuite, vous examinez chaque conversation tour par tour : ce que l’agent a consulté et qui est responsable de chaque dossier.
Opérationnel en 1 jour · Conseil en intégration gratuit
4 hDélai de résolution attribué automatiquement
6Par rendez-vous au maximum, avec lien d’annulation
10-12 sD’enregistrement, avec le consentement exprès de la personne
5Pour attribuer des droits de consultation et de modification
Il règle chaque démarche pendant l’appel même
Tout en conversant, l’agent consulte l’agenda et vos systèmes, et règle avant de raccrocher tout ce qui peut l’être pendant l’appel.
« Clinique Soler, bonjour. Vous êtes en ligne avec un assistant d’intelligence artificielle. Comment puis-je vous aider ? »
« Je voudrais prendre rendez-vous pour un contrôle, si possible jeudi matin. »
« Jeudi à 10 h avec la docteure López. C’est réservé, et je vous enverrai un rappel. »
Le créneau de 10 h était libre avant d’être proposé, et il est bloqué dès sa confirmation.
Reconnaît l’appelant à son numéro
Si le numéro figure déjà sur une fiche, il s’adresse au client par son nom et connaît ses demandes précédentes, pour qu’il n’ait pas à réexpliquer son cas. Sinon, il crée la fiche pendant l’appel.
Consulte vos systèmes en temps réel
Factures, impayés, disponibilités, contrats ou la fiche de votre CRM : l’agent les consulte sur le moment dans votre système et n’en garde aucune copie.
Enregistre les demandes avec un numéro de référence
Le client termine l’appel avec un numéro de référence, et la demande apparaît dans votre boîte de réception avec le délai de résolution déjà attribué.
Transfère l’appel à votre équipe
Quand la démarche nécessite une personne, il transfère l’appel à qui est disponible selon son profil. Si personne ne répond, l’appelant peut laisser un message, et l’échange avec l’agent reste dans le panneau avec sa transcription.
Adapte son ton et respecte les interruptions
S’il détecte que le client est contrarié, il répond d’une voix plus empathique. Si on l’interrompt, il cesse de parler et écoute.
Chaque appel, un lead qualifié
Chaque appel commercial est enregistré comme lead dans un tableau en six étapes, du premier contact au client gagné. L’agent demande à l’appelant son secteur et son besoin ; l’IA résume chaque lead, propose quoi préparer pour le rendez-vous et vous indique où se perdent les ventes.
L’agent recueille jusqu’à huit informations sur chaque client potentiel, et chaque nouveau lead est signalé par WhatsApp à cinq portables au maximum. C’est toujours une personne de votre équipe qui décide si la vente est gagnée ou perdue. Inclus dans la formule à 120 € HT par mois.
Chaque appel commercial, un lead qualifié
L’agent enregistre chaque client potentiel à l’étape « Attraction », avec son secteur, son besoin et son niveau d’intérêt, sans que personne ait à saisir quoi que ce soit, et prévient votre équipe par WhatsApp.
Diagnostic du tunnel par l’IA
En un seul clic, l’IA passe en revue les conversations de tout le tunnel et vous indique où se perdent les ventes, chez combien de leads cela arrive et ce qu’il faudrait faire maintenant.
Agenda par professionnel et fiche de chaque client
Une colonne par professionnel, des fiches client créées automatiquement et des rappels programmés pour qu’aucun créneau ne reste vide.
Une colonne par professionnel
Toute la journée d’un coup d’œil, avec les horaires et les prestations de chaque professionnel. Aucun rendez-vous n’est accepté hors horaires, ni par téléphone ni depuis le panneau.
Prochainement : synchronisation avec les calendriers d’autres fournisseurs.
Fiches client automatiques
Chaque appel crée ou met à jour la fiche du client. Les doublons sont détectés et un membre de l’équipe les fusionne en choisissant champ par champ. Les clients qui manquent souvent leurs rendez-vous sont signalés en risque d’absence avant la confirmation du rendez-vous.
Jusqu’à six rappels par rendez-vous
Ils sont envoyés automatiquement à l’heure que vous choisissez et contiennent un lien pour que le client annule lui-même. Les rendez-vous annulés à l’avance redeviennent disponibles dans l’agenda.
Prestations, durées et tarifs
L’agent réserve chaque rendez-vous avec la bonne durée, car il connaît la prestation demandée, sa durée et son prix. Toute modification que vous faites dans le panneau s’applique dès l’appel suivant.
Le même agent, aussi sur WhatsApp
Vos clients peuvent aussi écrire. L’agent répond sur WhatsApp avec les mêmes connaissances et les mêmes outils qu’au téléphone : il consulte l’agenda, réserve le rendez-vous, ouvre la demande et envoie le lien de paiement. La conversation écrite se termine avec la même démarche réglée qu’un appel.
Les confirmations de rendez-vous, les rappels et la notification des messages vocaux sont aussi envoyés par WhatsApp, depuis le numéro de votre entreprise ou depuis le nôtre. Inclus dans la formule à 120 € HT par mois.
Quand une conversation nécessite une attention personnelle, votre équipe la prend en charge depuis la boîte de réception : on l’attribue à une personne, on l’étiquette et on répond au nom de l’entreprise, avec la fiche du client sous les yeux.
Chaque demande, responsable et délai
L’agent enregistre la demande pendant l’appel, ou votre équipe la crée depuis le panneau. La priorité détermine le délai, et les demandes les plus urgentes apparaissent toujours en haut de la liste.
Chaque demande, un responsable, une échéance
La priorité fixe automatiquement le délai (4 h, 24 h, 72 h ou 7 jours), les demandes en retard apparaissent en premier et le client consulte l’état de sa demande sur un lien privé, sans avoir à rappeler.
Délais de résolution selon la priorité
La date limite est attribuée automatiquement à l’ouverture de la demande, selon sa priorité.
Les demandes qui dépassent leur délai sont mises en évidence en haut de la liste.
| Priorité | Délai |
|---|---|
| Urgente | 4 heures |
| Haute | 24 heures |
| Normale | 72 heures |
| Basse | 7 jours |
Le client voit sa demande sans rappeler
Chaque demande dispose d’une page accessible par un lien privé, qui affiche la référence, le statut (reçue, en cours ou résolue), la date d’ouverture et la date limite de résolution. Seules les personnes qui ont le lien peuvent la consulter.
- Moins d’appels pour demander où en est un dossier.
- Avec le téléphone de l’entreprise bien visible, au cas où le client préférerait parler à une personne.
- Sans inscription, sans mot de passe et sans installer d’application.
Vous décidez de ce qu’il dit
L’agent se configure et se teste dans le panneau, et il n’est publié que lorsque vous l’approuvez. Aucune modification n’arrive dans les appels sans passer par ce processus.
Testez-le avant de le publier
Chaque agent se teste depuis le panneau lui-même : vous lui parlez, écoutez ses réponses et ajustez ce qui est nécessaire. Les modifications ne s’appliquent à la ligne que lorsque vous les publiez.
La voix de votre équipe en 10 à 12 s
Il suffit d’enregistrer 10 à 12 secondes d’une personne de votre équipe, avec son consentement exprès et une trace de qui a enregistré et quand. Chaque voix peut en outre avoir une variante plus empathique pour les conversations difficiles.
Connaissances et intégrations
Vous pouvez rédiger les connaissances vous-même, les importer depuis vos documents ou connecter l’agent à votre système pour les consulter en temps réel. Les informations qui changent souvent, comme les montants, les dettes ou les disponibilités, sont consultées sur le moment et ne sont pas stockées. Nous nous intégrons à Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive, Odoo, monday.com, Holded, Zendesk et WooCommerce, ainsi qu’à tout système doté d’une API. Les intégrations supplémentaires sont prêtes en 3 semaines maximum et le conseil en intégration est gratuit.
Contrôle de chaque donnée que communique l’agent
Pour chaque champ qui provient de votre système, vous choisissez entre cinq options : l’agent le communique ; il ne le communique que si on le lui demande ; il confirme seulement les quatre derniers chiffres ; le champ sert uniquement à vérifier que l’appelant est le titulaire ; ou il ne sort jamais de votre système. Vous pouvez aussi exiger que le client s’identifie avant de lui communiquer la moindre donnée.
Encaissez pendant l’appel
L’acompte d’une réservation, un contrôle déjà effectué ou la mensualité : l’agent gère l’encaissement pendant le même appel.
Encaissez pendant l’appel
L’agent envoie le lien de paiement sur le mobile du client pendant l’appel, pour qu’il paie sans raccrocher. Il peut aussi encaisser par carte au téléphone ou mettre en place une mensualité, et chaque encaissement est rattaché à son appel et à son rendez-vous.
Lien de paiement pendant l’appel
L’agent envoie le lien sur le mobile du client pendant l’appel : il peut payer sans raccrocher et poser toutes ses questions à l’agent.
Paiement par carte au téléphone
Pour les clients qui préfèrent ne pas utiliser de liens. De la carte, seuls les quatre derniers chiffres sont conservés.
Mise en place de mensualités et de forfaits
Mensualités et forfaits de séances souscrits pendant l’appel et encaissés automatiquement à chaque période.
Chaque encaissement, rattaché à son appel
Depuis chaque écriture, vous accédez à la conversation qui l’a générée et au rendez-vous correspondant, ce qui accélère la clôture de caisse.
Pour les paiements en attente, les campagnes sortantes appellent vos clients ou leur écrivent sur WhatsApp : elles vérifient l’identité du titulaire, envoient le lien de paiement et enregistrent le suivi de chaque contact. Également pour les offres et les promotions. Module inclus dans la formule.
Consultez vos chiffres et vérifiez chaque modification
Une visibilité complète sur l’accueil automatisé : comment évolue votre entreprise, comment avancent les ventes et ce qui s’est passé à chaque appel.
Requêtes sur vos données en langage naturel
Écrivez la question comme vous la poseriez à voix haute et vous obtiendrez le chiffre avec son détail. Le calcul est effectué par le serveur sur vos données : le modèle interprète la question, mais ne génère pas les chiffres.
« Combien de rendez-vous l’agent a-t-il donnés par téléphone la semaine dernière ? »
128 rendez-vous sur 194 appels traités ; 9 ont été annulés ensuite.
Si vos données ne permettent pas de répondre, il l’indique au lieu d’improviser une réponse.
Journal des modifications
Qui a modifié quoi et quand : le script d’un agent, un prix, un horaire ou le délai d’une demande. Chaque modification est consignée avec le nom et l’heure, de même que chaque écoute d’un enregistrement.
- Cinq profils d’accès : propriétaire, éditeur, lecture seule, facturation et l’équipe de la plateforme.
- Chaque appel conserve ses tours, le temps de chaque réponse et les consultations de l’agent.
Voir la conservation des données et les autorisations d’accès
Standard téléphonique virtuel
Message d’accueil, voix, postes, groupes et gestion de la saturation des lignes, sur un seul écran et modifiables par vous-même, sans dépendre d’un technicien.
Message d’accueil avec votre voix
Il s’enregistre une seule fois et est diffusé à chaque appel, immédiatement après l’annonce d’IA.
Si toutes les lignes sont occupées
C’est vous qui décidez : file d’attente par ordre d’arrivée, messagerie vocale ou les deux.
Postes et groupes
Les téléphones de votre équipe, organisés par service ou par site, avec les horaires pendant lesquels chaque personne prend les appels.
Transfert à une personne
Quand le client demande à parler à une personne, l’appel est transféré à qui est disponible à ce moment-là.
Essayez l’agent avec vos prestations et votre agenda
Nous configurons un agent avec vos prestations et vos horaires. Vous appelez, prenez rendez-vous, le modifiez et posez une question sur une facture ; ensuite, vous revoyez toute la conversation dans le panneau.
Voir la formule : 120 € HT par mois
Opérationnel en 1 jour · 1 000 minutes incluses · Minute supplémentaire : 0,65 € HT · Conseil en intégration gratuit