Donne, déplace et annule des rendez-vous
Il travaille sur l’agenda réel et ne propose que des créneaux qui existent. Pas de « nous vous rappelons pour confirmer » : le rendez-vous est fixé pendant l’appel.
Répond en six langues, avec la voix que vous enregistrez
Annonce qu’il est une IA dès qu’il décroche, et cela ne se désactive pas
N’enregistre rien tant que vous ne l’activez pas
Catalogue des fonctionnalités
Ce que fait l’agent pendant qu’il parle, et ce qui vous reste par écrit quand il raccroche.
Il décroche, donne le rendez-vous sur votre véritable agenda, ouvre la demande avec son délai et encaisse si nécessaire. Vous voyez ensuite tout, tour par tour, avec ce qu’il a consulté et ce qui a été convenu avec chacun.
Demande urgente
4 h
Délai d’engagement, fixé automatiquement
Rappels
6
Par rendez-vous au maximum, avec lien d’annulation
Cloner une voix
10-12 s
D’enregistrement, avec le consentement de la personne
Profils d’accès
5
Pour répartir qui voit et qui modifie quoiSur cette page
01 · Pendant l’appel
Il décroche et règle l’affaire
Il parle, écoute et agit au fil de l’appel : il regarde l’agenda, consulte vos systèmes et règle tout ce qui peut l’être avant de raccrocher.
Un exemple de ce qui est consigné
3 tours
Tour 1 · agent
« Clinique Soler, bonjour. Vous êtes en ligne avec un assistant d’intelligence artificielle. Comment puis-je vous aider ? »
Tour 2 · appelant
« Je voudrais prendre rendez-vous pour un contrôle, si possible jeudi matin. »
Tour 3 · agent, l’agenda sous les yeux
« Jeudi à 10 h avec la docteure López. Je vous l’inscris et je vous envoie le rappel. »
Le créneau de 10 h existait dans l’agenda avant d’être proposé, et il est bloqué dès qu’il est attribué.
Reconnaît l’appelant à son numéro
Si ce numéro figure déjà sur une fiche, il salue la personne par son nom et reprend là où la conversation s’était arrêtée. Sinon, il crée lui-même la fiche pendant qu’il parle.
Consulte ce que vous lui connectez
Factures, impayés, disponibilités, contrats. Il interroge votre système sur le moment et ne garde aucune copie de ces données.
Ouvre la demande et dicte la référence
L’appelant raccroche avec une référence qu’il peut citer, et la demande apparaît dans la boîte de réception, délai déjà fixé.
Transfère l’appel à une personne
Quand la demande ne relève pas de lui, il transfère l’appel à la personne qui accepte les appels à ce moment-là, sans qu’il faille tout réexpliquer.
Perçoit le ton et sait se taire
Si l’appelant est en colère, il répond d’une voix plus empathique. Et si on lui coupe la parole, il se tait et écoute, comme tout le monde.
02 · Rendez-vous et clients
L’agenda de votre équipe, et la fiche de chaque client
Une colonne par professionnel, des fiches qui se remplissent toutes seules et des rappels envoyés à l’heure pour que le créneau ne soit pas perdu.
Une colonne par professionnel
Toute la journée d’un coup d’œil, avec les horaires et les prestations de chacun. Hors horaires, aucun rendez-vous n’entre, ni par téléphone ni en saisie manuelle.
Des fiches qui se créent toutes seules
Chaque appel laisse sa fiche. Les doublons sont fusionnés en une seule, et les personnes qui manquent souvent leurs rendez-vous sont signalées en risque d’absence avant qu’on leur en donne un.
Jusqu’à six rappels par rendez-vous
Ils partent tout seuls, à l’heure que vous choisissez, avec un lien pour que la personne annule elle-même. Un créneau annulé à temps revient dans l’agenda et peut être redonné.
Prestations, durées et tarifs
L’agent donne le rendez-vous avec la bonne durée, car il sait quelle prestation l’appelant a demandée, combien de temps elle dure et combien elle coûte. Vous la modifiez dans le panneau et il l’annonce autrement dès l’appel suivant, sans rien toucher d’autre.
Le même agent, sur WhatsApp
Ceux qui préfèrent écrire écrivent. L’agent répond sur WhatsApp avec les mêmes connaissances et les mêmes outils qu’au téléphone : il consulte l’agenda, donne le rendez-vous, ouvre la demande et envoie le lien de paiement. La conversation se fait par écrit et se termine avec les mêmes choses réglées que par téléphone.
C’est aussi par là que partent les confirmations de rendez-vous, les rappels et la notification de message vocal, depuis le numéro de votre entreprise ou le nôtre. Tout est inclus dans le prix. La synchronisation avec les calendriers d’autres fournisseurs arrive prochainement.
Et quand une conversation a besoin d’un membre de l’équipe, elle se prend en charge depuis la boîte de réception : on l’attribue à une personne, on l’étiquette et on répond au nom de l’entreprise, avec la fiche de l’interlocuteur à côté.
03 · Demandes et après-vente
Chaque demande, avec un responsable et une date
L’agent ouvre la demande pendant l’appel, ou votre équipe l’ouvre depuis le panneau. La priorité fixe le délai, et en haut de la liste se trouve toujours ce qui demande une attention immédiate.
Les délais d’engagement
La date est fixée automatiquement à l’ouverture de la demande, selon sa priorité.
| Priorité | Délai |
|---|---|
| Urgente | 4 heures |
| Haute | 24 heures |
| Normale | 72 heures |
| Basse | 7 jours |
Si une demande dépasse sa date, elle quitte la liste normale et remonte en haut, signalée.
Le client suit sa demande sans rappeler
Chaque demande a sa propre page, accessible par un lien privé : on y voit la référence, où elle en est (reçue, en cours, résolue), le jour de son ouverture et la date avant laquelle vous vous êtes engagé à la résoudre. Seules les personnes qui ont ce lien peuvent la voir.
- Moins d’appels du type « où en est mon dossier ? », les plus fréquents de tous.
- Avec le téléphone de l’entreprise à portée de main, au cas où le client préférerait parler à quelqu’un.
- Sans compte, sans mot de passe et sans rien installer.
04 · Configurer l’agent
Vous décidez de ce qu’il dit, avec quelle voix et avec quelles données
Il se prépare dans le panneau, se teste, et quand il sonne juste, il est publié. Ce qui n’est pas passé par là ne sort pas au téléphone.
Testez-le avant de le publier
Chaque agent se teste depuis le panneau lui-même : vous lui parlez, écoutez comment il répond et corrigez ce qui ne vous plaît pas. La modification n’arrive sur la ligne que lorsque vous la publiez.
La voix de votre accueil, en dix secondes
On enregistre dix à douze secondes d’une personne de votre équipe, avec son consentement exprès, en gardant une trace de qui a enregistré et quand. Chaque voix peut aussi avoir une version plus empathique pour les appels qui commencent mal.
Ce qu’il sait, et d’où il le tient
Vous pouvez le rédiger vous-même, l’importer depuis ce que vous avez déjà, ou le laisser consulter en direct votre système chaque fois que c’est nécessaire. Ce qui change souvent (argent, disponibilités, santé) est consulté sur le moment et n’est pas conservé en route.
Donnée par donnée, ce qu’il peut dire
Pour chaque champ qui provient de votre système, vous choisissez entre trois options : l’agent le dit tel quel, il ne le confirme qu’en partie (les quatre derniers chiffres, l’initiale) ou il ne le communique dans aucun appel. Vous pouvez aussi exiger que l’appelant s’identifie avant d’entendre quoi que ce soit le concernant.
05 · Encaissements
Encaisser sans raccrocher et sans relancer ensuite
L’acompte d’une réservation, le contrôle qui vient d’être fait ou la mensualité : l’agent l’encaisse pendant l’appel même où il en est question.
Lien de paiement pendant l’appel
L’agent envoie le lien sur le portable de l’appelant et reste en ligne jusqu’à ce qu’il l’ouvre, au cas où quelque chose ne fonctionnerait pas.
Carte dictée par téléphone
Pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec les liens. De la carte, seuls les quatre derniers chiffres sont conservés.
Mise en place des mensualités
Mensualités et forfaits de séances souscrits pendant l’appel, puis encaissés automatiquement à chaque période.
Chaque encaissement, rattaché à son appel
Depuis l’écriture, vous passez à la conversation qui l’a générée et au rendez-vous correspondant : faire la caisse ne prend qu’un moment.
06 · Savoir ce qui se passe
Interrogez vos chiffres et voyez qui a modifié quoi
Deux choses qui manquent quand c’est une machine qui tient le téléphone : savoir comment va l’entreprise et pouvoir reconstituer ce qui s’est passé.
« Interroger vos données »
Vous écrivez la question comme vous la poseriez à voix haute, et la réponse arrive avec le chiffre et le détail. Le calcul est fait par le serveur sur vos données : le modèle comprend la question, mais n’invente pas le nombre.
« Combien de rendez-vous ont été pris par téléphone la semaine dernière ? »
128 rendez-vous, sur 194 appels traités. 31 ont été déplacés ensuite et 9 annulés.
Si la question ne peut pas être résolue avec vos données, il le dit au lieu de combler le vide.
Journal des modifications
Qui a modifié quoi et quand : le script d’un agent, un prix, un horaire, le délai d’une demande. Tout est consigné avec le nom et l’heure, de même que chaque écoute d’un enregistrement.
- Cinq profils d’accès : propriétaire, éditeur, lecture seule, facturation et l’équipe de la plateforme.
- Chaque appel conserve ses tours, le temps de chaque réponse et ce que l’agent a consulté.
07 · Votre standard
Ce qu’entend l’appelant et où va son appel
Le message d’accueil, la voix, les postes, les groupes et ce qui se passe quand aucune ligne n’est libre. Tout sur un seul écran, et tout se modifie sans appeler personne.
Le message d’accueil, avec votre voix
Il s’enregistre une fois et se diffuse à chaque appel, juste après l’annonce indiquant qu’une intelligence artificielle répond.
Quand tout est occupé
Si toutes les lignes sont occupées, c’est vous qui décidez : attente par ordre d’arrivée, message, ou les deux.
Postes et groupes
Les téléphones de vos équipes, répartis par service ou par site, et qui accepte les appels à chaque heure.
Transfert à une personne
Quand quelqu’un demande à parler à une personne, l’appel est transféré à qui est disponible à ce moment-là.
Écoutez-le vous-même
Une demi-heure, votre agenda de test et un vrai appel sur votre téléphone.
Nous configurons un agent avec vos prestations et vos horaires ; vous appelez, prenez rendez-vous, le déplacez et posez une question sur une facture. Puis vous retrouvez tout par écrit dans le panneau.