Réceptionniste virtuelle avec IA pour les agences immobilières : tous les appels pris en charge, même pendant les visites.
Elle répond au prospect qui appelle pour une annonce, au propriétaire qui veut vendre ou mettre en location son logement et au locataire qui signale une panne. Elle identifie d’abord le projet, recueille les informations dont votre conseiller a besoin et programme la visite ou l’estimation. Tout est enregistré dans la fiche et dans le tunnel de vente.
Formule unique : 300 € HT par mois · opérationnel en 1 jour · conseil en intégration gratuit
300 €HT
par mois, formule unique avec 1 000 minutes de conversation inclusesActivité du jour
Exemple d’agence immobilière · 4 conseillers
Il ne demande ni n’enregistre jamais la nationalité, l’origine ou la religion de la personne qui appelle, même si le propriétaire le souhaite.
Cas fréquents
Quatre appels que votre agence immobilière reçoit chaque jour
Votre équipe passe une bonne partie de la journée hors de l’agence, en visites et en estimations, et le téléphone continue de sonner. Voici les quatre appels les plus fréquents.
Quelqu’un appelle pour une annonce
Le prospect pose des questions sur un bien précis. L’agent répond avec les informations que vous lui avez fournies (prix, charges, surface, pièces et conditions) et, si une information n’y figure pas, il ne l’invente pas : le conseiller la lui confirmera. Si le bien est déjà réservé, loué ou vendu, il le lui indique et lui en propose un similaire. Ensuite, il pose les questions qui correspondent au projet et lui propose une visite.
Un propriétaire veut vendre ou mettre en location
Il recueille l’adresse ou le secteur, le type de logement, la surface, le nombre de pièces et l’état ; s’il est libre ou loué, s’il y a un prêt en cours ou s’il est confié à une autre agence ; le prix espéré et le délai envisagé. Ensuite, il propose une estimation gratuite dans l’agenda du conseiller.
Un locataire signale une panne
En cas d’odeur de gaz ou de fuite d’eau, il indique d’abord comment agir en toute sécurité. Ensuite, il demande ce qui se passe, depuis quand et où, ouvre l’incident avec sa priorité (urgente s’il n’y a plus d’eau, d’électricité, de gaz ou de chauffage, s’il y a une fuite ou si le locataire ne peut pas entrer chez lui) et lui communique la référence.
Quelqu’un demande quels documents fournir
Il lui indique les conditions de l’annonce (dépôt de garantie, garantie supplémentaire, assurance loyers impayés) et les documents habituels : DNI ou NIE, derniers bulletins de salaire ou justificatif de revenus, et contrat de travail. Si votre agence a connecté WhatsApp Business, il lui envoie la liste par écrit pendant l’appel.
Avantages
Ce qui s’améliore dans votre agence immobilière dès le premier appel
Dans l’accueil téléphonique, dans les informations que reçoit votre équipe, dans la configuration et dans la conformité réglementaire.
Pendant l’appel
Il identifie d’abord le projet et ne pose que les questions qui s’y rapportent, une à la fois et après avoir répondu à ce qu’on lui demande. Il ne programme pas de visite sans savoir quel bien ou quel secteur intéresse la personne ou, s’il s’agit d’un propriétaire, où se trouve son logement. Il ne négocie pas le prix et ne promet rien au nom du propriétaire : s’il y a une offre, il l’enregistre pour le conseiller. Si la personne qui appelle préfère parler à quelqu’un, il prend note pour que son conseiller la rappelle ; le transfert d’appel peut aussi être configuré.
Dans le panneau
Chaque appel est transcrit tour par tour. Les informations recueillies selon le projet apparaissent dans la fiche du prospect, dans le bloc « Son projet immobilier », et sur sa carte du tunnel de vente, où l’IA la place à la bonne étape et vous indique où se perdent les affaires ; c’est votre équipe qui décide si elle est gagnée ou perdue. Les incidents arrivent dans une boîte de réception avec un responsable et une date d’engagement : 4 heures en priorité urgente, 24 en haute, 72 en normale et 7 jours en basse.
À la configuration
Il se configure avec vos conseillers, vos horaires et les conditions de chaque projet, et il est testé avant d’être publié : le panneau affiche ce qui manque pour répondre à de vrais appels. Vous décidez ce qu’il répond sur vos biens et ce qu’il ne doit pas dire. La voix peut être celle d’une personne de votre agence, clonée à partir de dix à douze secondes d’enregistrement et avec son consentement exprès.
Ce que la loi exige
Dès le décroché, un message enregistré indique qu’une intelligence artificielle répond, et il ne peut pas être désactivé (règlement (UE) 2024/1689, art. 50). Il ne demande ni n’enregistre jamais la nationalité, l’origine, la religion ou des données similaires, même si le propriétaire le souhaite (loi espagnole 15/2022). Les revenus ne sont demandés que pour une location, en expliquant pourquoi. Il ne donne aucun conseil juridique ou fiscal. L’enregistrement est désactivé par défaut et chaque écoute est consignée.
Visites du jeudi
Laura Méndez · Conseillère
L’agent ne propose que les heures libres de chaque conseiller. Ce que votre équipe bloque, comme une signature ou une réunion, n’est pas proposé par téléphone.
Un exemple d’appel
Un appel pour un appartement à louer, de la première question à la visite
Ce qu’entend la personne qui appelle et ce qui est enregistré dans le panneau à la fin de l’appel.
Bonjour, vous êtes bien à l’agence immobilière. Vous êtes en ligne avec un assistant virtuel doté d’intelligence artificielle. Comment puis-je vous aider ?
Bonjour. J’appelle au sujet de l’appartement à louer calle Colón, référence 4521.
C’est un appartement de deux chambres et 75 mètres carrés, à 950 euros par mois charges de copropriété comprises, et les animaux sont acceptés. Combien de personnes y vivraient ?
Mon conjoint et moi, avec un petit chien.
Merci. Pour vérifier que cela correspond à ce que demande le propriétaire, pourriez-vous m’indiquer votre situation professionnelle et vos revenus approximatifs ?
Nous sommes tous les deux en CDI et, à nous deux, nous gagnons environ 3 800 euros par mois. Nous aimerions emménager début novembre.
Parfait. Je peux vous proposer une visite avec Laura Méndez le jeudi 15 à 18 heures ou le vendredi 16 à 13 heures. Quel jour préférez-vous ?
Jeudi à 18 heures. Je m’appelle Ana Torres.
C’est réservé, Madame Torres : jeudi 15 à 18 heures, avec Laura Méndez. Voulez-vous que je vous envoie par WhatsApp, à ce numéro, la liste des documents qui vous seront demandés : DNI ou NIE, derniers bulletins de salaire et contrat de travail ?
Oui, s’il vous plaît. Merci beaucoup.
Je viens de vous l’envoyer. Merci à vous, et bonne fin de journée.
Enregistré automatiquement dans le panneau
Dialogue reconstitué pour cette page, avec des noms et des références inventés. Ce n’est l’enregistrement d’aucun appel ni d’aucun client réel.
Panneau de gestion
Un panneau avec le vocabulaire de votre agence immobilière : clients, conseillers et visites
Captures réelles du panneau, sans retouche.
Données d’exemple
Les visites, dans l’agenda de chaque conseiller
L’agent ne propose que les heures libres de chaque conseiller. Ce que votre équipe bloque, comme une signature chez le notaire, n’est pas proposé par téléphone.
Données d’exemple
Les incidents des locataires
Chaque panne arrive avec sa priorité, son responsable et sa date d’engagement. Les plus proches de l’échéance apparaissent en premier.
Inclus dans la formule
Tout ce qui est inclus pour votre agence immobilière dès le premier jour
Opérationnel en 1 jour, configuré avec vos conseillers, vos horaires et les conditions de chaque projet.
Des questions adaptées à chaque projet
Pour louer : annonce ou secteur, budget, nombre de personnes qui y vivraient et présence d’animaux, situation professionnelle et revenus approximatifs, et date d’emménagement. Pour acheter : annonce ou secteur, budget, financement et date d’emménagement. Pour vendre ou mettre en location : adresse, type, surface, nombre de pièces et état du logement, libre ou loué, prêt en cours ou bien confié à une autre agence, prix espéré et délai.
Visites et estimations dans l’agenda
Un agenda par conseiller. L’agent ne réserve la visite ou l’estimation que sur des heures libres, et l’objet reprend ce que l’on sait : référence, projet, nombre de personnes et date d’emménagement.
Tunnel de vente avec IA
Chaque prospect entre dans le tunnel de vente avec « Son projet immobilier ». L’IA résume l’appel, place la carte à la bonne étape et vous indique où se perdent les affaires ; c’est votre équipe qui décide si elle est gagnée ou perdue.
Pannes des locataires, avec priorité
D’abord, la sécurité (gaz, eau). Ensuite, un incident avec référence et délai : urgent (4 h) s’il n’y a plus d’eau, d’électricité, de gaz ou de chauffage, s’il y a une fuite ou si le locataire ne peut pas entrer chez lui. Si le locataire demande où en est son dossier, l’agent lui indique le statut et, s’il est déjà fixé, le jour de passage du technicien.
Messages pour le gestionnaire
Préavis de départ, retards de paiement ou questions sur le bail : l’agent écoute avec tact, prend le message et ne confirme ni délais ni montants. Le gestionnaire le reçoit dans le panneau.
Des limites qu’il ne franchit jamais
Il ne négocie pas les prix et ne promet rien au nom du propriétaire, ne conseille pas sur les impôts, les contrats ou la loi, ne communique pas les données d’autres personnes et ne pose jamais de question sur la nationalité ou l’origine (loi espagnole 15/2022).
En développement
La gestion complète de chaque bien, de l’annonce à la réparation
Ces fonctionnalités pour les agences immobilières sont en cours de développement. Les intégrations avec vos systèmes sont prêtes en 3 semaines maximum et le conseil en intégration est gratuit.
Vos annonces, synchronisées
Votre portefeuille est lu depuis votre logiciel immobilier par API ou à partir du fichier que vous envoyez déjà aux portails (Kyero XML, JSON ou CSV). L’agent reconnaît la référence pour laquelle on appelle et répond avec le prix et la disponibilité à jour. Ce qui ne figure pas dans l’annonce, il ne le dit pas.
Les documents pour louer et pour vendre
Une liste de pièces à fournir pour chaque projet, que vous ajustez : bulletins de salaire, contrat de travail et relevé de carrière pour louer ; extrait du registre foncier, diagnostic de performance énergétique et dernier avis de taxe foncière (IBI) pour vendre. Chaque personne reçoit un lien personnel pour envoyer ses documents depuis son mobile, et votre conseiller les valide ou les refuse en indiquant le motif. Les fichiers sont stockés chiffrés et aucun ne passe par un modèle d’IA.
Des contrats à partir de vos modèles
Vous chargez vos propres contrats au format Word (bail, contrat d’arrhes, mandat de vente, inventaire) avec des balises, et le panneau les remplit avec les données du propriétaire, du locataire, du garant et du bien. Avant le téléchargement, il vous indique les données manquantes. Le texte juridique est toujours celui de votre agence.
La fiche de chaque bien
Les contrats d’électricité, de gaz et d’eau avec leur fournisseur, leur titulaire et le numéro de dépannage ; les assurances avec leur police ; les garanties de la chaudière et de l’électroménager, et les documents du bien, comme l’acte de propriété ou le diagnostic de performance énergétique. Tout sous la main quand un locataire appelle.
Contrôles périodiques
La chaudière, l’installation de gaz, la climatisation ou le diagnostic de performance énergétique, chacun avec son dernier contrôle, le prochain et l’entreprise qui l’effectue. Le panneau prévient 30 jours avant l’échéance et le jour même.
L’IA appelle l’assurance et le service technique
Une fois l’incident ouvert, l’IA appelle au nom de votre agence l’assureur, le service technique ou l’entreprise de maintenance : elle explique la panne, fournit les données de la police, enregistre la référence du sinistre et le jour de passage du technicien, et le locataire reçoit le tout par WhatsApp. Ces appels sortants sont facturés 0,65 € HT la minute.
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur la réceptionniste virtuelle pour les agences immobilières
Les réponses aux questions les plus fréquentes avant de demander une démonstration.
Quelles informations demande-t-il à une personne qui veut louer ?
Celles dont votre conseiller a besoin pour étudier le dossier : l’annonce ou le secteur, le budget, le nombre de personnes qui y vivraient et la présence éventuelle d’animaux, la situation professionnelle, les revenus approximatifs (en expliquant pourquoi il les demande) et la date d’emménagement. Il ne demande ni n’enregistre jamais la nationalité, l’origine, la religion ou des données similaires, même si le propriétaire le souhaite : la loi espagnole 15/2022 interdit toute discrimination dans l’accès au logement.
La personne qui appelle sait-elle qu’elle parle à une intelligence artificielle ?
Oui. Dès le décroché, un message enregistré informe la personne qui appelle qu’elle est en ligne avec un assistant virtuel doté d’intelligence artificielle, comme l’exige le règlement (UE) 2024/1689, et il ne peut pas être désactivé. Si elle préfère parler à quelqu’un, l’agent prend note pour que son conseiller la rappelle ou, si vous le configurez ainsi, transfère l’appel à la personne disponible à ce moment-là.
Peut-il négocier le prix ou conseiller sur le contrat ?
Non. Si quelqu’un fait une offre ou pose une question à laquelle seul le propriétaire peut répondre, il prend note pour que le conseiller le rappelle et l’enregistre dans le tunnel de vente. Il ne conseille pas non plus sur les impôts, les contrats ou les questions juridiques : il propose un rappel par votre équipe. Et il ne communique jamais de données sur les propriétaires, les locataires ou d’autres prospects.
Que fait-il si un locataire appelle pour une urgence ?
D’abord, la sécurité : en cas d’odeur de gaz, il lui indique de ne toucher à aucun interrupteur, d’aérer, de fermer le robinet de gaz, de quitter le logement et d’appeler le 112 ; en cas de fuite d’eau, de fermer le robinet d’arrêt. Ensuite, il ouvre l’incident en urgent, avec un délai de 4 heures, et lui communique la référence. Il ne lui dit pas qui paie la réparation : c’est au gestionnaire d’en décider.
Se connecte-t-il à mon logiciel immobilier ou aux portails ?
Aujourd’hui, l’agent répond avec les informations sur vos biens que vous chargez dans le panneau ou qu’il consulte en direct dans l’un de vos systèmes doté d’une API. La synchronisation automatique de votre portefeuille, par API ou avec le fichier que vous envoyez déjà aux portails (Kyero XML, JSON ou CSV), est en cours de développement, avec une intégration en 3 semaines maximum. Le panneau se connecte déjà à Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive et d’autres CRM, et le conseil en intégration est gratuit.
Envoie-t-il la liste des documents par WhatsApp ?
Oui, si votre agence a connecté WhatsApp Business. Pendant l’appel, il envoie la liste des documents au mobile depuis lequel on appelle (si l’appel vient d’un fixe, il demande un numéro de mobile) : DNI ou NIE, derniers bulletins de salaire ou justificatif de revenus, et contrat de travail. La collecte des documents via un lien personnel est en cours de développement.
Combien coûte la réceptionniste virtuelle pour les agences immobilières et quand peut-elle être opérationnelle ?
Une formule unique à 300 € HT par mois, avec 1 000 minutes de conversation incluses. La minute supplémentaire coûte 0,65 € HT. Tout est opérationnel en 1 jour, les intégrations supplémentaires sont prêtes en 3 semaines maximum et le conseil en intégration est gratuit.
Demandez une démonstration avec vos biens et vos conditions
Nous configurons la démonstration avec deux ou trois de vos annonces, les conditions de chaque projet et l’agenda d’un conseiller, puis nous vous montrons l’appel qui en résulte. Nous n’avons besoin d’aucune donnée sur vos clients.
Formule unique : 300 € HT par mois avec 1 000 minutes incluses · minute supplémentaire 0,65 € HT · opérationnel en 1 jour · conseil en intégration gratuit