Fissa, sposta e annulla appuntamenti
Lavora sull’agenda reale e propone solo orari che esistono davvero. Niente «la richiamiamo per confermare»: l’appuntamento viene fissato durante la chiamata.
Risponde in sei lingue, con la voce che Lei registra
Dice che è un’IA appena risponde, e questo non si toglie
Non registra finché Lei non lo attiva
Catalogo delle funzioni
Cosa fa l’agente mentre parla, e cosa Le resta per iscritto quando riaggancia.
Risponde al telefono, fissa l’appuntamento sulla Sua agenda vera, apre la richiesta con la sua scadenza e incassa se serve. Lei poi lo rivede turno per turno, con ciò che ha consultato e a chi è stata affidata ogni cosa.
Richiesta urgente
4 h
Alla data promessa, fissata in automatico
Promemoria
6
Per appuntamento al massimo, con un link per annullare
Clonare una voce
10-12 s
Di registrazione, con il consenso di quella persona
Profili di accesso
5
Per decidere chi vede e chi modifica cosaCosa c’è in questa pagina
01 · Durante la chiamata
Risponde al telefono e chiude la questione
Parla, ascolta e intanto agisce: guarda l’agenda, consulta i Suoi sistemi e chiude ciò che si può chiudere prima di riagganciare.
Un esempio di ciò che resta per iscritto
3 turni
Turno 1 · agente
«Clínica Soler, buongiorno. Le risponde un assistente di intelligenza artificiale. Come posso aiutarla?»
Turno 2 · chi chiama
«Volevo prendere un appuntamento per un controllo, possibilmente giovedì mattina.»
Turno 3 · agente, già con l’agenda davanti
«Giovedì alle 10:00 con la dottoressa López. Glielo fisso e le mando il promemoria.»
L’orario delle 10:00 era libero in agenda prima di essere proposto, e viene bloccato appena assegnato.
Riconosce chi chiama dal numero
Se quel telefono è già in una scheda, saluta per nome e riprende da dove si era rimasti. Altrimenti apre la scheda da solo mentre parla.
Consulta ciò che Lei gli collega
Fatture, debiti in sospeso, disponibilità, contratti. Lo chiede al Suo sistema in quel momento e non conserva una copia di quei dati.
Apre la richiesta e detta il riferimento
Chi chiama riaggancia con un numero che può ripetere, e la richiesta compare nella casella con la sua scadenza già impostata.
Trasferisce la chiamata a una persona
Quando la questione non è di sua competenza, trasferisce la chiamata a chi sta accettando chiamate in quel momento, senza che si debba raccontare tutto di nuovo.
Percepisce il tono e sa quando tacere
Se chi chiama è arrabbiato, risponde con una voce più empatica. E se gli parlano sopra, tace e ascolta, come farebbe chiunque.
02 · Appuntamenti e clienti
L’agenda del Suo team, e la scheda di ogni cliente
Una colonna per professionista, schede che si compilano da sole e promemoria che partono all’ora giusta perché nessun orario vada sprecato.
Una colonna per professionista
L’intera giornata a colpo d’occhio, con l’orario di ogni persona e i suoi servizi. Fuori orario non entra nessuno, né per telefono né a mano.
Schede che si creano da sole
Ogni chiamata lascia la sua scheda. I duplicati si uniscono in una sola, e chi manca spesso agli appuntamenti viene segnalato con il rischio di assenza prima che gli si fissi l’appuntamento.
Fino a sei promemoria per appuntamento
Partono da soli, all’ora che decide Lei, con un link perché la persona possa annullare da sé. Ciò che viene annullato per tempo torna libero in agenda e si può assegnare di nuovo.
Servizi, durate e prezzi
L’agente fissa l’appuntamento con la durata giusta perché sa quale servizio ha chiesto chi chiama, quanto dura e quanto costa. Lei lo modifica nel pannello e alla chiamata successiva l’agente lo dice già in modo diverso, senza toccare altro.
Lo stesso agente, su WhatsApp
Chi preferisce scrivere, scrive. L’agente risponde su WhatsApp con la stessa conoscenza e gli stessi strumenti che usa al telefono: consulta l’agenda, fissa l’appuntamento, apre la richiesta e invia il link di pagamento. La conversazione procede per iscritto e si chiude con le stesse cose risolte che se avesse chiamato.
Da lì partono anche le conferme quando si fissa un appuntamento, i promemoria e la notifica di un messaggio vocale, con il numero dell’attività o con il nostro. È tutto incluso nel prezzo. La sincronizzazione con i calendari di altri fornitori arriverà prossimamente.
E quando una conversazione ha bisogno di qualcuno del team, la si prende dalla casella: si assegna a una persona, si etichetta e si risponde come attività, con la scheda di chi scrive accanto.
03 · Richieste e post-vendita
Ogni richiesta, con un responsabile e una data
L’agente apre la richiesta durante la chiamata, oppure la apre il Suo team dal pannello. La priorità stabilisce la scadenza, e in cima all’elenco c’è sempre ciò che richiede attenzione subito.
Le scadenze promesse
La data si imposta da sola all’apertura della richiesta, in base alla priorità con cui arriva.
| Priorità | Scadenza |
|---|---|
| Urgente | 4 ore |
| Alta | 24 ore |
| Normale | 72 ore |
| Bassa | 7 giorni |
Se una richiesta supera la data, esce dall’elenco normale e sale in cima, segnalata.
Il cliente segue la sua richiesta senza richiamare
Ogni richiesta ha una pagina propria con un link privato: lì si vedono il riferimento, a che punto è (ricevuta, in corso, risolta), il giorno in cui è stata aperta e la data entro cui Lei ha promesso di risolverla. La vede solo chi ha quel link.
- Meno chiamate del tipo «a che punto è la mia pratica?», che sono le più frequenti.
- Con il telefono dell’attività a portata di mano, nel caso preferisca parlare con qualcuno.
- Senza account, senza password e senza installare nulla.
04 · Configurare l’agente
Lei decide cosa dice, con quale voce e con quali dati
Si prepara nel pannello, si prova, e quando suona bene si pubblica. Ciò che non è passato da lì non esce al telefono.
Lo provi prima di pubblicarlo
Ogni agente si prova dal pannello stesso: Lei gli parla, ascolta come risponde e corregge ciò che non Le piace. La modifica arriva sulla linea solo quando Lei la pubblica.
La voce della Sua reception, in dieci secondi
Si registrano dieci o dodici secondi di una persona del Suo team, con il suo consenso esplicito e tenendo traccia di chi ha registrato e quando. Ogni voce può avere inoltre una versione più empatica per le chiamate che arrivano già storte.
Cosa sa, e da dove lo prende
Può scriverlo Lei, importarlo da ciò che ha già, o lasciare che l’agente lo consulti in tempo reale nel Suo sistema ogni volta che serve. Ciò che cambia spesso (soldi, disponibilità, salute) si consulta al momento e non viene salvato lungo il percorso.
Dato per dato, cosa può dire
Per ogni campo che arriva dal Suo sistema Lei sceglie tra tre opzioni: se l’agente lo dice così com’è, se lo conferma solo in parte (le ultime quattro cifre, l’iniziale) o se non esce in nessuna chiamata. Può anche esigere che chi chiama si identifichi prima di sentire qualsiasi suo dato.
05 · Incassi
Incassare senza riagganciare e senza rincorrere nessuno dopo
La caparra della prenotazione, il controllo appena fatto o la quota del mese: l’agente la incassa nella stessa chiamata in cui se ne parla.
Link di pagamento mentre parla
L’agente invia il link al cellulare di chi chiama e resta in linea finché non lo apre, nel caso qualcosa non funzioni.
Carta dettata per telefono
Per chi non si trova a suo agio con i link. Della carta si conservano solo le ultime quattro cifre.
Attivazione di quote periodiche
Mensilità e pacchetti che si attivano durante la chiamata e continuano a incassarsi da soli a ogni periodo.
Ogni incasso, legato alla sua chiamata
Dall’operazione si passa alla conversazione che l’ha generata e all’appuntamento a cui corrisponde, così far quadrare la cassa è questione di poco.
06 · Sapere cosa succede
Faccia domande sui Suoi numeri e veda chi ha modificato cosa
Due cose che mancano quando il telefono lo gestisce una macchina: sapere come va l’attività e poter ricostruire cosa è successo.
«Domande sui dati»
Si scrive la domanda come la si direbbe a voce e la risposta arriva con la cifra e con il dettaglio. Il calcolo lo fa il server sui Suoi dati: il modello capisce la domanda, ma non inventa il numero.
«Quanti appuntamenti sono stati fissati per telefono la settimana scorsa?»
128 appuntamenti, su 194 chiamate gestite. 31 sono stati spostati in seguito e 9 annullati.
Se alla domanda non si può rispondere con i Suoi dati, lo dice invece di riempire il vuoto.
Registro delle modifiche
Chi ha modificato cosa e quando: le istruzioni di un agente, un prezzo, un orario, la scadenza di una richiesta. Resta annotato con nome e ora, e lo stesso vale ogni volta che qualcuno ascolta una registrazione.
- Cinque profili di accesso: titolare, editor, sola lettura, fatturazione e il team della piattaforma.
- Ogni chiamata conserva i suoi turni, quanto ha impiegato ogni risposta e cosa ha consultato l’agente.
07 · Il Suo centralino
Cosa sente chi chiama e dove va la sua chiamata
Il benvenuto, la voce, gli interni, i gruppi e cosa succede quando non resta una linea libera. Tutto in una schermata, e tutto si modifica senza chiamare nessuno.
Il benvenuto, con la Sua voce
Si registra una volta e si sente in ogni chiamata, subito dopo l’avviso che a rispondere è un’intelligenza artificiale.
Quando è pieno
Se tutte le linee sono occupate, decide Lei cosa succede: attendere in ordine di arrivo, lasciare un messaggio, o entrambe le cose.
Interni e gruppi
I telefoni del Suo personale, suddivisi per reparto o per sede, e chi accetta chiamate a ogni ora.
Trasferimento a un operatore
Quando qualcuno chiede di parlare con una persona, la chiamata passa a chi è disponibile in quel momento.
Lo ascolti Lei
Mezz’ora, la Sua agenda di prova e una chiamata vera al Suo telefono.
Configuriamo un agente con i Suoi servizi e i Suoi orari, Lei chiama, prende un appuntamento, lo sposta e chiede di una fattura. E poi rivede tutto nel pannello, per iscritto.