In questa pagina
Privacy e sicurezza: Lei decide cosa si registra e per quanto tempo si conserva
Privacy, GDPR e regolamento europeo sull’IA
Gestión Smart risponde alle chiamate di attività che trattano dati dei loro clienti: appuntamenti, numeri di telefono, fatture e, nelle cliniche, cartelle cliniche che devono restare protette. Questa pagina descrive come è configurato oggi il sistema e cosa può regolare Lei dal pannello.
Gestión Smart informa a ogni chiamata che risponde un’intelligenza artificiale, come richiede il regolamento europeo sull’IA; non registra audio a meno che l’attività non lo attivi; conserva trascrizioni e registrazioni tra 7 giorni e 3 anni, secondo quanto decide l’attività; e firma un accordo sul trattamento dei dati prima che arrivi la prima chiamata.
Siamo in fase di certificazione ISO/IEC 27001 e non mostreremo alcun bollino finché non l’avremo ottenuta. Questa pagina descrive le misure che il sistema applica oggi e ciò che resta tracciato.
Ultimo aggiornamento: 3 ottobre 2026
Il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689) obbliga a informare chi chiama che sta parlando con un’intelligenza artificiale. In Gestión Smart, questo annuncio viene riprodotto dal centralino prima che intervenga l’agente, e non può essere disattivato dal pannello né escluso per contratto.
All’inizio della chiamata, il cliente sente che gli risponde un’intelligenza artificiale per conto della Sua attività. Il testo include il nome dell’attività; la sua riproduzione è sempre obbligatoria.
«Le risponde un assistente di intelligenza artificiale di [nome dell’attività]…»
Un’attività appena iscritta non registra audio: dispone solo della trascrizione di ogni chiamata. Se ha bisogno dell’audio, può attivare la registrazione dal pannello.
Il primo informa che risponde un’IA e si sente in tutte le chiamate. Il secondo informa che la chiamata viene registrata ed è necessario solo se Lei attiva la registrazione. Il pannello non permette di attivare la registrazione senza questo secondo annuncio.
Da quando squilla il telefono a quando se ne eliminano i dati.
Uno studio di consulenza può aver bisogno di conservare i dati per tre anni; un parrucchiere, per un mese. Il termine si indica in giorni nella schermata Conformità e, da lì in poi, la cancellazione è automatica. Il pannello propone 30, 90 e 365 giorni come opzioni rapide. La cartella clinica, se il Suo centro la gestisce nel pannello, si conserva per il periodo previsto dalla legge.
Si conservano per il termine che fissa Lei, tra 7 giorni e 3 anni. Alla scadenza, vengono eliminate automaticamente insieme alle note che l’agente ha preso durante la conversazione.
30 giorni. È il termine che si applica finché non se ne fissa un altro, per evitare che una dimenticanza generi un archivio audio senza limiti.
Il titolare, dal pannello, e la modifica resta tracciata con il suo nome e l’ora. Gli altri profili possono vedere il termine, ma non modificarlo.
Alla scadenza del termine, l’audio e il testo vengono eliminati automaticamente e non possono essere recuperati da nessuna schermata.
L’agente ha bisogno di sapere che alle 11:30 c’è disponibilità con la dottoressa Soler, ma non il motivo della visita. Il sistema è progettato in modo che non possa accedere a questa informazione.
Le connessioni al pannello e al Suo software sono cifrate. I dati sanitari, i dati sensibili delle schede cliente e le credenziali sono memorizzati cifrati con una chiave propria di ciascuna attività. Le credenziali restano sul server: non vengono inviate al browser, non compaiono nel codice della pagina e nessuno può vederle nel pannello una volta salvate.
Documento d’identità protetto Viene memorizzato cifrato nella scheda del cliente e nel pannello lo vedono solo i profili autorizzati.
Diagnosi, sintomi e trattamenti non vengono forniti all’agente telefonico né arrivano ad alcun modello linguistico. Se il Suo centro utilizza la cartella clinica e gli avvisi clinici del pannello (allergie, anamnesi, farmaci), questi dati vengono salvati cifrati, solo con il consenso registrato del paziente, e li vede unicamente il personale autorizzato.
Dati che l’agente utilizza L’orario disponibile, il professionista, il nome del servizio e il numero dell’appuntamento.
Quando una persona dà il proprio consenso, il sistema registra la data e il canale: se l’ha dato durante la chiamata o l’ha firmato in reception. Lo stesso vale per la voce clonata di un professionista, che richiede la sua autorizzazione espressa prima di essere utilizzata.
Una prova per il Suo fascicolo La scheda mostra la data e il canale, pronti da inserire in un fascicolo.
Chi fattura non ha bisogno di leggere una scheda, e chi consulta lo storico delle chiamate non ha bisogno di vedere un documento d’identità. Questa è la tabella dei permessi predefinita.
Faccia scorrere la tabella lateralmente per vedere tutte le colonne.
Il nostro team accede solo quando Lei apre una segnalazione ed è necessario verificare cosa è successo. Ogni modifica che apportiamo e ogni registrazione che ascoltiamo compaiono nel Suo registro delle attività con il nostro nome, come quelle di qualsiasi membro del Suo team.
| Profilo | Agenda e appuntamenti | Schede cliente | Registrazioni | Fatturazione | Registro delle attività |
|---|---|---|---|---|---|
| Titolare | Tutto | Tutto | Ascolta e fissa il termine | Tutto | Accesso completo |
| Editor | Crea, modifica e annulla | Crea e modifica | Ascolta e legge | Nessun accesso | Nessun accesso |
| Sola lettura | Solo consultazione | Consulta, con i dati sensibili oscurati | Legge la trascrizione, senza audio | Nessun accesso | Nessun accesso |
| Fatturazione | Solo data e servizio | Nessun accesso | Nessun accesso | Tutto | Nessun accesso |
| Team della piattaforma | Solo con una segnalazione aperta | Solo con una segnalazione aperta | Solo con una segnalazione aperta | Solo la propria, per emettere la fattura | La sua attività resta tracciata |
Molti incidenti di protezione dei dati iniziano con un accesso indebito. Per questo il sistema traccia, oltre alle modifiche, ogni ascolto di una registrazione e ogni consultazione della cartella clinica.
Ogni riproduzione di una registrazione resta tracciata: chi l’ha ascoltata, di quale chiamata si tratta e a che ora. Se qualcuno chiede chi ha ascoltato una conversazione, la risposta è nel pannello.
Esempio
09:22 · Consulta la cartella clinica della scheda #48102 Ana G. · editor
09:24 · Ascolta la registrazione della chiamata #8831 Luis M. · titolare
Spostare un appuntamento, unire schede duplicate, modificare un prezzo o accorciare il periodo di conservazione resta tracciato con il suo autore e l’ora. Il registro non può essere cancellato dal pannello.
Tracciabilità in caso di reclamo Se un cliente presenta un reclamo, il registro mostra cosa gli è stato comunicato per telefono, chi l’ha modificato dopo e a che ora.
Il pannello li verifica e segna la linea come incompleta finché ne manca uno.
Lei è il titolare del trattamento dei dati dei Suoi clienti e noi agiamo come responsabili del trattamento. L’accordo stabilisce quali trattamenti effettuiamo, quali no e cosa succede ai dati se decide di disdire il servizio. Si firma prima che arrivi la prima chiamata reale.
Dobbiamo sapere chi è il titolare del numero a cui risponderemo. Così evitiamo di attivare un numero che non Le appartiene, e la responsabilità su quella linea è chiara fin dal primo giorno.
Sì. Il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 50) obbliga a informare chi chiama che sta parlando con un’intelligenza artificiale. In Gestión Smart, questo annuncio viene riprodotto dal centralino all’inizio della chiamata, prima che intervenga l’agente.
No. Il pannello non permette di disattivarlo e non può nemmeno essere escluso per contratto. Senza quell’annuncio, il centralino non risponde alla chiamata.
No, a meno che l’attività non attivi la registrazione. Per impostazione predefinita è disattivata: un’attività appena iscritta dispone della trascrizione di ogni chiamata, ma non dell’audio. Inoltre, il sistema verifica che l’annuncio di registrazione sia stato riprodotto prima di salvare anche un solo secondo.
Lo decide l’attività, tra 7 giorni e 3 anni, indicando il termine in giorni nella schermata Conformità. Le registrazioni senza un termine definito vengono eliminate dopo 30 giorni. Alla scadenza del termine, l’audio e il testo vengono eliminati automaticamente e non possono essere recuperati da nessuna schermata.
No. Diagnosi, sintomi e trattamenti non vengono forniti all’agente telefonico né ad alcun modello linguistico. Se il Suo centro utilizza la cartella clinica del pannello, questa viene salvata cifrata, con il consenso registrato del paziente; la vede solo il personale autorizzato e si conserva per il periodo previsto dalla legge. L’agente gestisce solo l’orario disponibile, il professionista, il nome del servizio e il numero dell’appuntamento.
Solo i profili con quel permesso, tra i cinque previsti dal sistema. Ogni ascolto di una registrazione e ogni consultazione della cartella clinica restano tracciati con il nome della persona e l’ora.
Non ancora. Siamo in fase di certificazione ISO/IEC 27001 e non mostreremo alcun bollino finché non l’avremo ottenuta. Non disponiamo di SOC 2. Oggi Le offriamo le misure applicate dal sistema e il loro registro: avviso di IA obbligatorio, registrazione disattivata per impostazione predefinita, periodi di conservazione fissati dall’attività, cifratura dei dati sensibili, cinque profili di accesso e registro delle attività.
Sì. Prima che arrivi la prima chiamata reale si firma l’accordo sul trattamento dei dati previsto dall’articolo 28 del GDPR: Lei è il titolare del trattamento dei dati dei Suoi clienti e Gestión Smart agisce come responsabile del trattamento.
Per il Suo consulente o il Suo responsabile della protezione dei dati
Le inviamo via e-mail il modello di accordo sul trattamento dei dati e l’elenco delle misure tecniche e organizzative. Li richieda tramite il modulo di contatto, indicandolo nel messaggio.