Avviso di IA in tutte le chiamate · Registrazione disattivata per impostazione predefinita
Ogni ascolto di una registrazione resta annotato I dati sanitari non arrivano all’agente ISO/IEC 27001: certificazione in corso
Privacy e sicurezza
Gestión Smart risponde al telefono di attività che gestiscono dati dei loro clienti: appuntamenti, telefoni, fatture e, nelle cliniche, cartelle cliniche che non possono uscire da lì. Questa pagina spiega come è impostato oggi il sistema e cosa può cambiare Lei dal pannello.
In tutte
Chi chiama lo sente appena si risponde. Non c’è un interruttore per toglierlo.
Disattivata
È l’impostazione predefinita. Si attiva nel pannello, attività per attività.
Da 7 giorni a 3 anni
Il termine lo decide Lei. Ciò che non ha un termine deciso, 30 giorni.
Cinque
Ogni persona accede a ciò che le compete e resta annotato quando è entrata.
Siamo in fase di certificazione ISO/IEC 27001 e, finché non l’avremo ottenuta, non mostriamo alcun bollino. Ciò che c’è è questo: ciò che il sistema fa e ciò che resta scritto.
Sezione 01 · Prima della conversazione
L’AI Act (regolamento europeo sull’intelligenza artificiale) obbliga a dire a chi chiama che sta parlando con una macchina. In Gestión Smart questo annuncio è integrato nel centralino, prima che l’agente dica qualsiasi cosa, e non si può disattivare dal pannello né chiedere per contratto di toglierlo.
Appena si risponde, chi chiama sente che a rispondere è un’intelligenza artificiale e di quale attività. Il testo si adatta al nome dell’attività; il fatto che si senta, no.
«Le risponde un assistente di intelligenza artificiale di [nome dell’attività]…»
Un’attività appena attivata non registra audio. Ha la trascrizione di ogni chiamata, che è ciò che quasi tutti finiscono per usare, e nient’altro. Se vuole l’audio, lo attiva Lei.
Uno dice che a rispondere è un’IA e si sente in tutte le chiamate. L’altro dice che la chiamata viene registrata e serve solo se Lei ha attivato la registrazione. Il pannello non permette di attivare la registrazione finché non è impostato questo secondo annuncio.
Da quando squilla il telefono a quando si cancella ciò che è rimasto scritto.
Arriva la chiamata
Se il numero è già in una scheda, il sistema sa chi chiama prima di salutare.
Riconosciuto dal numero
Si sente l’avviso di IA
È la prima cosa che si sente. Sta nel centralino, non nell’agente, e non si salta.
In tutte le chiamate
La conversazione
Si conserva la trascrizione turno per turno. L’audio, solo se l’attività l’ha attivato.
Audio facoltativo
Si cancella da solo
Trascorso il termine, la trascrizione e la registrazione spariscono senza che nessuno lo chieda.
Da 7 giorni a 3 anni
Sezione 02 · Quanto si conserva
Uno studio di consulenza vuole conservare tre anni; un parrucchiere, un mese. Il termine si indica in giorni nella schermata Conformità e da lì in poi la cancellazione è automatica. Il pannello propone 30, 90 e 365 giorni a portata di clic, per non costringere a pensarci due volte.
Durano quanto dice Lei: minimo 7 giorni, massimo 3 anni. Trascorso il termine si cancellano da sole, e con loro ciò che l’agente ha annotato durante la conversazione.
30 giorni. È ciò che si applica finché nessuno sceglie altro, perché dimenticarsi di configurarlo non finisca in un archivio audio che cresce senza fine.
Il titolare, dal pannello, e la modifica resta annotata con il suo nome e l’ora. Gli altri profili vedono il termine, ma non lo modificano.
La cancellazione è reale: quando il termine scade, l’audio e il testo smettono di esistere nel sistema e non c’è una schermata da cui recuperarli.
Sezione 03 · Cifratura e dati sensibili
L’agente ha bisogno di sapere che alle 11:30 c’è un orario libero con la dottoressa Soler. Non ha bisogno di sapere perché viene il paziente, e il sistema è costruito perché non possa saperlo.
I dati viaggiano cifrati e si conservano cifrati. Le chiavi con cui il sistema si collega al Suo software restano sul server: non tornano al browser, non compaiono nel codice della pagina e nessuno le vede nel pannello dopo averle scritte.
Il documento d’identità, mai mostrato Si conserva in modo che non si possa leggere: né sullo schermo, né nelle trascrizioni.
Diagnosi, sintomi e trattamenti restano nel software del centro. Non vengono copiati in Gestión Smart, non li passiamo all’agente telefonico e non arrivano a nessun modello linguistico.
Ciò che l’agente gestisce L’orario libero, il professionista, il nome del servizio e il numero dell’appuntamento.
Quando una persona dà il suo consenso, il sistema annota quando l’ha dato e in che modo: se l’ha detto durante la chiamata o l’ha firmato al bancone. Lo stesso vale per la voce clonata di un professionista, che richiede il suo permesso esplicito prima di essere usata.
Si può stampare La scheda mostra la data e il canale, pronti da copiare in un fascicolo.
Sezione 04 · Chi vede cosa
Chi fattura non ha motivo di leggere una scheda, e chi guarda lo storico delle chiamate non ha motivo di vedere un documento d’identità. Questa è la tabella dei permessi così come viene fornita.
Faccia scorrere la tabella di lato per vedere le altre colonne.
| Profilo | Agenda e appuntamenti | Schede cliente | Registrazioni | Fatturazione | Registro degli accessi |
|---|---|---|---|---|---|
| Titolare | Tutto | Tutto | Ascolta e fissa il termine | Tutto | Lo vede per intero |
| Editor | Crea, modifica e annulla | Crea e modifica | Ascolta e legge | Nessun accesso | Nessun accesso |
| Sola lettura | Consulta, senza modificare | Consulta con i dati sensibili oscurati | Legge la trascrizione, senza audio | Nessun accesso | Nessun accesso |
| Fatturazione | Solo data e servizio | Nessun accesso | Nessun accesso | Tutto, con esportazione | Nessun accesso |
| Team della piattaforma | Solo con una segnalazione aperta | Solo con una segnalazione aperta | Solo con una segnalazione aperta | La propria, per emettere la fattura | Ogni accesso resta annotato |
Noi entriamo quando Lei apre una segnalazione e dobbiamo vedere cosa è successo. Quell’accesso compare nel Suo registro degli accessi con il nostro nome, come quello di chiunque del Suo team.
Sezione 05 · Ciò che resta scritto
Molti pasticci con i dati iniziano con qualcuno che guarda ciò che non gli compete. Per questo il sistema annota gli accessi oltre alle modifiche.
Riprodurre una registrazione lascia traccia: chi ha premuto play, quale chiamata era e a che ora. Se domani qualcuno chiede chi ha sentito una conversazione, la risposta è nel pannello e non dipende dalla memoria di nessuno.
09:22 · Apre la scheda cliente #48102 Ana G. · editor
09:24 · Ascolta la registrazione della chiamata #8831 Luis M. · titolare
Spostare un appuntamento, unire due schede doppie, aumentare un prezzo o accorciare il periodo di conservazione resta annotato con chi l’ha fatto e quando. Il registro non lo cancella nessuno dal pannello.
Per quando bisognerà dare spiegazioni Se un cliente reclama, il registro dice cosa gli è stato promesso al telefono, chi l’ha cambiato dopo e a che ora.
Sezione 06 · Prima dell’attivazione
Il pannello le verifica e segna la linea come incompleta finché ne manca una.
Lei è il titolare del trattamento dei dati dei Suoi clienti e noi li trattiamo per Suo conto. Quell’accordo dice cosa ne facciamo, cosa no, e cosa succede il giorno in cui decide di andarsene. Si firma prima della prima chiamata vera.
Dobbiamo sapere chi è il titolare del telefono a cui risponderemo. Serve per non attivare un numero che non è Suo e perché la responsabilità di ciò che si dice su quella linea sia chiara dal primo giorno.
Per il Suo consulente o il Suo referente privacy
Ci chieda il modello di accordo sul trattamento dei dati e l’elenco delle misure tecniche. Glieli inviamo via e-mail, senza passare per una dimostrazione se non Le va.