Aviso de IA em todas as chamadas · Gravação desligada de origem
Sempre que se ouve uma gravação, fica registado Os dados de saúde não chegam ao agente ISO/IEC 27001: certificação em curso
Privacidade e segurança
A Gestión Smart atende o telefone de negócios que lidam com dados dos seus clientes: marcações, telefones, faturas e, nas clínicas, processos clínicos que não podem sair de lá. Esta página explica como está configurado o sistema hoje e o que pode alterar a partir do painel.
Em todas
Quem liga ouve-o logo que a chamada é atendida. Não há interruptor para o retirar.
Desligada
Vem assim de origem. Ativa-se no painel, negócio a negócio.
7 dias a 3 anos
O prazo é definido por si. O que não tiver prazo definido, 30 dias.
Cinco
Cada pessoa acede ao que é seu e fica registado quando acedeu.
Estamos em processo de certificação ISO/IEC 27001 e, até a termos, não mostramos nenhum selo. O que há é isto: o que o sistema faz e o que fica escrito.
Secção 01 · Antes da conversa
O Regulamento Europeu da IA obriga a dizer a quem liga que está a falar com uma máquina. Na Gestión Smart esse anúncio está dentro da central telefónica, antes de o agente dizer alguma coisa, e não se pode desativar a partir do painel nem pedir por contrato.
Logo que a chamada é atendida, quem liga ouve que está a falar com uma inteligência artificial, e de que negócio. O texto adapta-se ao nome do negócio; o facto de tocar, não.
«Está a falar com um assistente de inteligência artificial do [seu negócio]…»
Um negócio acabado de registar não grava áudio. Tem a transcrição de cada chamada, que é o que quase toda a gente acaba por usar, e mais nada. Se quiser o áudio, ativa-o por si.
Um diz que quem atende é uma IA e toca em todas as chamadas. O outro diz que a chamada está a ser gravada e só é necessário se tiver ativado a gravação. O painel não deixa ativar a gravação enquanto esse segundo anúncio não estiver configurado.
Desde que o telefone toca até que se apaga o que ficou escrito.
Entra a chamada
Se o número já está numa ficha, o sistema sabe quem liga antes de cumprimentar.
Reconhecido pelo número
Toca o aviso de IA
É a primeira coisa que se ouve. Está na central telefónica, não no agente, e não se salta.
Em todas as chamadas
A conversa
Guarda-se a transcrição turno a turno. O áudio, só se o negócio o tiver ativado.
Áudio opcional
Apaga-se sozinho
Cumprido o prazo, a transcrição e a gravação desaparecem sem que ninguém o peça.
7 dias a 3 anos
Secção 02 · Quanto tempo se guarda
Um gabinete de contabilidade quer guardar três anos; um cabeleireiro, um mês. O prazo escreve-se em dias no ecrã de conformidade e a partir daí o apagamento faz-se sozinho. O painel traz 30, 90 e 365 dias à distância de um clique, para não obrigar a pensar duas vezes.
Duram o que indicar: mínimo 7 dias, máximo 3 anos. Passado o prazo apagam-se sozinhas, e com elas o que o agente anotou durante a conversa.
30 dias. É o que se aplica enquanto ninguém escolher outra coisa, para que esquecer-se de o configurar não acabe num arquivo de áudio que cresce sem fim.
O proprietário, a partir do painel, e a alteração fica registada com o seu nome e a hora. Os outros perfis veem o prazo, mas não lhe mexem.
O apagamento é real: quando o prazo termina, o áudio e o texto deixam de existir no sistema e não há nenhum ecrã a partir do qual os recuperar.
Secção 03 · Cifragem e dados sensíveis
O agente precisa de saber que às 11:30 há vaga com a Dra. Soler. Não precisa de saber porque é que o utente lá vai, e o sistema está montado para que não o possa saber.
Os dados viajam cifrados e são guardados cifrados. As chaves com que o sistema se liga ao seu software ficam no servidor: não voltam ao navegador, não aparecem no código da página e ninguém as vê no painel depois de as escrever.
O documento de identificação, oculto É guardado de forma a não poder ser lido: nem no ecrã, nem nas transcrições.
Diagnósticos, sintomas e tratamentos ficam no software do centro. Não são copiados para a Gestión Smart, não os passamos ao agente telefónico e não chegam a nenhum modelo de linguagem.
Aquilo com que o agente lida A hora livre, o profissional, o nome do serviço e o número da marcação.
Quando uma pessoa dá o seu consentimento, o sistema regista quando o deu e por que via: se o disse na chamada ou o assinou no balcão. O mesmo vale para a voz clonada de um profissional, que precisa da sua autorização expressa antes de ser usada.
Pode ser impresso A ficha mostra a data e o canal, prontos a copiar para um processo.
Secção 04 · Quem vê o quê
A pessoa que fatura não tem de ler uma ficha, e quem consulta o histórico de chamadas não tem de ver um documento de identificação. Esta é a tabela de permissões tal como vem.
Deslize a tabela para os lados para ver as restantes colunas.
| Perfil | Agenda e marcações | Fichas de cliente | Gravações | Faturação | Registo de acessos |
|---|---|---|---|---|---|
| Proprietário | Tudo | Tudo | Ouve e define o prazo | Tudo | Vê-o completo |
| Editor | Cria, altera e cancela | Cria e edita | Ouve e lê | Sem acesso | Sem acesso |
| Só leitura | Consulta, sem mexer | Consulta com os dados sensíveis ocultos | Lê a transcrição, sem áudio | Sem acesso | Sem acesso |
| Faturação | Só data e serviço | Sem acesso | Sem acesso | Tudo, com exportação | Sem acesso |
| Equipa da plataforma | Só com uma ocorrência aberta | Só com uma ocorrência aberta | Só com uma ocorrência aberta | A sua, para emitir a fatura | Cada acesso fica registado |
Nós entramos quando abre uma ocorrência e precisamos de ver o que aconteceu. Esse acesso aparece no seu registo de acessos com o nosso nome, tal como o de qualquer pessoa da sua equipa.
Secção 05 · O que fica escrito
Muitos problemas com dados começam com alguém a ver o que não lhe diz respeito. Por isso o sistema regista os acessos além das alterações.
Reproduzir uma gravação deixa rasto: quem carregou no play, que chamada era e a que horas. Se amanhã alguém perguntar quem ouviu uma conversa, a resposta está no painel e não depende da memória de ninguém.
09:22 · Abre ficha de cliente #48102 Ana G. · editor
09:24 · Ouve gravação da chamada #8831 Luis M. · proprietário
Mudar uma marcação, fundir duas fichas duplicadas, subir um preço ou encurtar o prazo de conservação fica registado com quem o fez e quando. Ninguém apaga o registo a partir do painel.
Para quando for preciso dar explicações Se um cliente reclamar, o registo diz o que lhe foi prometido por telefone, quem o alterou depois e a que horas.
Secção 06 · Antes de aderir
O painel verifica-as e marca a linha como incompleta enquanto faltar alguma.
O responsável pelos dados dos seus clientes é o seu negócio, e nós tratamo-los por conta dele. Esse contrato diz o que fazemos com eles, o que não fazemos, e o que acontece no dia em que decidir sair. Assina-se antes da primeira chamada real.
Precisamos de saber quem é o titular do telefone que vamos atender. Serve para não ativar um número que não é seu e para que a responsabilidade pelo que se disser nessa linha fique clara desde o primeiro dia.
Para a sua assessoria ou o responsável pelos seus dados
Peça-nos o modelo de contrato de subcontratação e a lista de medidas técnicas. Enviamos-lhos por e-mail, sem passar por uma demonstração se não lhe apetecer.