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Privacidade e segurança: o seu negócio decide o que se grava e durante quanto tempo se conserva
Privacidade, RGPD e Regulamento Europeu da IA
A Gestión Smart atende as chamadas de negócios que tratam dados dos seus clientes: marcações, telefones, faturas e, nas clínicas, processos clínicos que devem permanecer protegidos. Esta página descreve como o sistema está configurado hoje e o que pode ajustar a partir do painel.
A Gestión Smart informa em cada chamada de que atende uma inteligência artificial, como exige o Regulamento Europeu da IA; não grava áudio a menos que o negócio o ative; conserva transcrições e gravações entre 7 dias e 3 anos, conforme o negócio decidir; e assina um contrato de subcontratação antes da primeira chamada.
Estamos em processo de certificação ISO/IEC 27001 e não mostraremos nenhum selo até a obtermos. Esta página descreve as medidas que o sistema aplica hoje e o que fica registado.
Última atualização: 3 de outubro de 2026
O Regulamento Europeu da Inteligência Artificial (Regulamento (UE) 2024/1689) obriga a informar quem liga de que está a falar com uma inteligência artificial. Na Gestión Smart, esse anúncio é reproduzido pela central telefónica antes de o agente intervir, e não pode ser desativado a partir do painel nem excluído por contrato.
No início da chamada, o cliente ouve que está a ser atendido por uma inteligência artificial em nome do seu negócio. O texto inclui o nome do negócio; a sua reprodução é sempre obrigatória.
«Está a falar com um assistente de inteligência artificial do [seu negócio]…»
Um negócio recém-registado não grava áudio: dispõe apenas da transcrição de cada chamada. Se precisar do áudio, pode ativar a gravação a partir do painel.
O primeiro informa que atende uma IA e toca em todas as chamadas. O segundo informa que a chamada está a ser gravada e só é necessário se ativar a gravação. O painel não permite ativar a gravação sem esse segundo anúncio.
Desde que o telefone toca até à eliminação dos seus dados.
Um gabinete de contabilidade pode precisar de conservar os dados durante três anos; um cabeleireiro, durante um mês. O prazo indica-se em dias no ecrã de conformidade e, a partir daí, o apagamento é automático. O painel oferece 30, 90 e 365 dias como opções rápidas. O processo clínico, se o seu centro o gerir no painel, é conservado durante o prazo exigido por lei.
São conservadas durante o prazo que definir, entre 7 dias e 3 anos. Quando o prazo termina, são eliminadas automaticamente juntamente com as notas que o agente tomou durante a conversa.
30 dias. É o prazo que se aplica enquanto não for definido outro, para evitar que um esquecimento gere um arquivo de áudio sem limite.
O proprietário, a partir do painel, e a alteração fica registada com o seu nome e a hora. Os restantes perfis podem ver o prazo, mas não alterá-lo.
Quando o prazo termina, o áudio e o texto são eliminados automaticamente e não podem ser recuperados a partir de nenhum ecrã.
O agente precisa de saber que às 11:30 há disponibilidade com a Dra. Soler, mas não o motivo da consulta. O sistema foi concebido para que não possa aceder a essa informação.
As ligações ao painel e ao seu software são cifradas. Os dados de saúde, os dados sensíveis das fichas de cliente e as credenciais são guardados cifrados com uma chave própria de cada negócio. As credenciais ficam no servidor: não são enviadas para o navegador, não aparecem no código da página e ninguém as pode ver no painel depois de guardadas.
Documento de identificação protegido É guardado cifrado na ficha do cliente e, no painel, só os perfis autorizados o podem ver.
Os diagnósticos, sintomas e tratamentos não são facultados ao agente telefónico nem chegam a nenhum modelo de linguagem. Se o seu centro utilizar o processo clínico e os alertas clínicos do painel (alergias, antecedentes, medicação), esses dados são guardados cifrados, apenas com o consentimento registado do utente, e só o pessoal autorizado os vê.
Dados que o agente utiliza A hora disponível, o profissional, o nome do serviço e o número da marcação.
Quando uma pessoa dá o seu consentimento, o sistema regista a data e o canal: se o deu durante a chamada ou o assinou na receção. O mesmo se aplica à voz clonada de um profissional, que requer a sua autorização expressa antes de ser utilizada.
Comprovativo para o seu processo A ficha mostra a data e o canal, prontos a incorporar num processo.
Quem fatura não precisa de ler uma ficha, e quem consulta o histórico de chamadas não precisa de ver um documento de identificação. Esta é a tabela de permissões predefinida.
Deslize a tabela lateralmente para ver todas as colunas.
A nossa equipa só acede quando abre uma ocorrência e é necessário rever o que aconteceu. Cada alteração que fizermos e cada gravação que ouvirmos aparecem no seu registo de atividade com o nosso nome, tal como as de qualquer membro da sua equipa.
| Perfil | Agenda e marcações | Fichas de cliente | Gravações | Faturação | Registo de atividade |
|---|---|---|---|---|---|
| Proprietário | Tudo | Tudo | Ouve e define o prazo | Tudo | Acesso total |
| Editor | Cria, altera e cancela | Cria e edita | Ouve e lê | Sem acesso | Sem acesso |
| Só leitura | Só consulta | Consulta, com os dados sensíveis ocultos | Lê a transcrição, sem áudio | Sem acesso | Sem acesso |
| Faturação | Só data e serviço | Sem acesso | Sem acesso | Tudo | Sem acesso |
| Equipa da plataforma | Só com uma ocorrência aberta | Só com uma ocorrência aberta | Só com uma ocorrência aberta | Só a própria, para emitir a fatura | A sua atividade fica registada |
Muitos incidentes de proteção de dados começam com um acesso indevido. Por isso, além das alterações, o sistema regista cada audição de uma gravação e cada consulta do processo clínico.
Cada reprodução de uma gravação fica registada: quem a ouviu, de que chamada se trata e a que horas. Se alguém perguntar quem ouviu uma conversa, a resposta está no painel.
Exemplo
09:22 · Consulta o processo clínico da ficha #48102 Ana G. · editor
09:24 · Ouve gravação da chamada #8831 Luis M. · proprietário
Mudar uma marcação, fundir fichas duplicadas, alterar um preço ou encurtar o prazo de conservação fica registado com o seu autor e a hora. O registo não pode ser apagado a partir do painel.
Rastreabilidade perante qualquer reclamação Se um cliente apresentar uma reclamação, o registo mostra o que lhe foi comunicado por telefone, quem o alterou depois e a que horas.
O painel verifica-os e marca a linha como incompleta enquanto faltar algum.
O responsável pelo tratamento dos dados dos seus clientes é o seu negócio, e nós atuamos como subcontratantes. O contrato estabelece que tratamentos realizamos, quais não realizamos e o que acontece aos dados se decidir cancelar o serviço. É assinado antes da primeira chamada real.
Precisamos de conhecer o titular do número que vamos atender. Assim evitamos ativar um número que não lhe pertence, e a responsabilidade por essa linha fica clara desde o primeiro dia.
Sim. O Regulamento Europeu da Inteligência Artificial (Regulamento (UE) 2024/1689, artigo 50.º) obriga a informar quem liga de que está a falar com uma inteligência artificial. Na Gestión Smart, esse anúncio é reproduzido pela central telefónica no início da chamada, antes de o agente intervir.
Não. O painel não permite desativá-lo e também não pode ser excluído por contrato. Sem esse anúncio, a central telefónica não atende a chamada.
Não, a menos que o negócio ative a gravação. Por defeito está desativada: um negócio recém-registado dispõe da transcrição de cada chamada, mas não do áudio. Além disso, o sistema verifica que o anúncio de gravação foi reproduzido antes de guardar um único segundo.
Decide-o o negócio, entre 7 dias e 3 anos, indicando o prazo em dias no ecrã de conformidade. As gravações sem prazo definido são eliminadas ao fim de 30 dias. Quando o prazo termina, o áudio e o texto são eliminados automaticamente e não podem ser recuperados a partir de nenhum ecrã.
Não. Os diagnósticos, sintomas e tratamentos não são facultados ao agente telefónico nem a nenhum modelo de linguagem. Se o seu centro utilizar o processo clínico do painel, este é guardado cifrado, com o consentimento registado do utente; só o pessoal autorizado o vê e é conservado durante o prazo exigido por lei. O agente só lida com a hora disponível, o profissional, o nome do serviço e o número da marcação.
Só os perfis com essa permissão, dos cinco que o sistema inclui. Cada audição de uma gravação e cada consulta do processo clínico ficam registadas com o nome da pessoa e a hora.
Ainda não. Estamos em processo de certificação ISO/IEC 27001 e não mostraremos nenhum selo até a obtermos. Não dispomos de SOC 2. Hoje oferecemos-lhe as medidas que o sistema aplica e o respetivo registo: aviso de IA obrigatório, gravação desativada por defeito, prazos de conservação definidos pelo negócio, cifragem dos dados sensíveis, cinco perfis de acesso e registo de atividade.
Sim. Antes da primeira chamada real, assina-se o contrato de subcontratação previsto no artigo 28.º do RGPD: o responsável pelo tratamento dos dados dos seus clientes é o seu negócio, e a Gestión Smart atua como subcontratante.
Para a sua assessoria ou o seu encarregado da proteção de dados
Enviamos-lhe por e-mail o modelo de contrato de subcontratação e a lista de medidas técnicas e organizativas. Peça-os através do formulário de contacto, indicando-o na mensagem.