Il telefono del Suo studio, presidiato. I pazienti con il loro appuntamento e l’agenda aggiornata.
Risponde al primo squillo alle chiamate che la Sua reception non riesce a prendere: al paziente che vuole spostare il controllo di giovedì, a quello che chiede se deve venire a digiuno e a quello che chiama alle dieci di sera. Fissa l’appuntamento sulla Sua agenda vera, con la durata di ogni servizio, e non propone un orario libero che non esiste.
Cosa è successo al telefono
Studio di esempio · 3 professionisti
I dati sanitari sono conservati cifrati nella scheda del paziente. L’agente non li vede e nessun modello li riceve.
Una giornata al telefono
Quattro chiamate che oggi restano a metà
La reception di uno studio segue chi ha davanti e il telefono allo stesso tempo, e il telefono perde sempre. Queste quattro arrivano ogni giorno.
Ha dolore e non può aspettare
Il paziente chiama con dolore e vuole essere visto oggi. L’agente guarda gli orari liberi reali del professionista che lo segue e, se non ne resta nessuno, apre una richiesta urgente con responsabile e scadenza. Ciò che non deve fare lo scrive Lei nelle sue istruzioni: «non dai consigli medici» è una riga di testo, e lì si decide anche quando quella chiamata deve passare a una persona.
Spostare il controllo di giovedì
Spostare un appuntamento per telefono costa alla reception tre minuti e un’interruzione. L’agente riconosce il paziente dal numero, gli legge l’appuntamento che ha e gli propone due orari che esistono, rispettando la durata del servizio. I promemoria del vecchio appuntamento si annullano e quelli nuovi si preparano da soli.
Le solite domande
Orari, prezzi, dove parcheggiare, se bisogna venire a digiuno, cosa portare il primo giorno. A questo risponde con ciò che Lei gli ha scritto, e ciò che preferisce che non racconti resta segnato come contenuto da non annunciare: l’agente ce l’ha davanti e non lo tira fuori.
Una disdetta alle otto di sera
Il paziente annulla dal link del promemoria, senza parlare con nessuno e senza che squilli il telefono. L’orario libero torna in agenda quella sera stessa e il prossimo che chiama può già prenderlo.
Cosa cambia
Quattro cose cambiano dalla prima chiamata
Nella chiamata, in ciò che Lei vede poi nel pannello, in ciò che decide quando lo configura e in ciò che Le chiede la legge.
Durante la chiamata
Riconosce il paziente dal numero e lo chiama per nome. Fissa, sposta e annulla appuntamenti sull’agenda reale, rispetta la durata di ogni servizio e non propone un orario libero che non esiste. Fa una domanda per turno, dice i numeri di telefono cifra per cifra e, se gli parlano sopra, tace e ascolta. Quando gli chiedono una persona, trasferisce la chiamata a chi sta accettando chiamate in quel momento.
Nel pannello
Ogni chiamata resta trascritta turno per turno, con ciò che l’agente ha consultato, quanto ha impiegato a rispondere e se l’hanno interrotto. L’agenda ha una colonna per professionista e il fuori orario segnalato, dove il Suo team può fissare appuntamenti e l’agente non propone mai. Le schede si creano da sole con il loro numero di cartella, e quando due sembrano la stessa persona il pannello avvisa per unirle dato per dato.
Quando lo configura
L’agente si prova prima di pubblicarlo, e il pannello mostra l’elenco di ciò che gli manca per poter rispondere a chiamate vere. La voce può essere quella della Sua reception, clonata con dieci o dodici secondi di registrazione e con il suo consenso esplicito. Per ogni dato che arriva da un Suo sistema Lei decide cosa ne fa l’agente: lo dice, lo dice solo se glielo chiedono, conferma le ultime quattro cifre, lo usa per identificare o non esce mai.
Cosa chiede la legge
Un annuncio avvisa, appena si risponde, che a rispondere è un’intelligenza artificiale e non si può togliere. La registrazione è disattivata per impostazione predefinita, e non si inizia a registrare se quell’avviso non si è sentito. Lei sceglie per quanto tempo si conservano le trascrizioni, tra sette giorni e tre anni. Ci sono cinque profili di accesso, chi consulta soltanto vede i dati sensibili oscurati e ogni ascolto di una registrazione resta annotato.
Agenda del martedì
Dott.ssa Ana López · Odontoiatria generale
Ciò che il Suo team blocca smette di esistere per l’agente. Fuori orario può fissare appuntamenti Lei, ma lui non propone quell’orario nemmeno se glielo chiedono.
Una chiamata di esempio
Uno spostamento di appuntamento, dall’inizio alla fine
Questo è ciò che un paziente sente nella cornetta e ciò che compare nel pannello quando riaggancia.
Buongiorno, ha chiamato lo studio. Le risponde un assistente automatico: glielo dico perché la legge europea sull’intelligenza artificiale obbliga ad avvisarla. Come posso aiutarla?
Buongiorno. Chiamavo per spostare il controllo che ho giovedì, perché mi è capitato un viaggio.
Certo. Lei chiama dal telefono di Lucía Martín, numero di cartella 3, con un controllo giovedì 18 alle nove e mezza con la dottoressa López. È questo l’appuntamento?
Proprio quello.
Posso darle martedì 23 alle dieci o mercoledì 24 alle cinque e un quarto del pomeriggio, tutti e due con la dottoressa López. Quale le va meglio?
Mercoledì pomeriggio.
Fatto: mercoledì 24, alle cinque e un quarto, controllo di mezz’ora con la dottoressa López. Le mando il link nel caso dovesse annullarlo. Posso aiutarla in qualcos’altro?
Ciò che è rimasto scritto senza che nessuno lo digitasse:
Dialogo ricreato per questa pagina, con nomi inventati. Non è la registrazione di nessuna chiamata né di nessun paziente reale.
Cosa vede il Suo team
Il pannello, con le parole di uno studio medico
Pazienti, appuntamenti e numero di cartella. Le due schermate sono del pannello così come viene consegnato.
Una colonna per professionista
L’agente propone solo ciò che è libero nella colonna di quel professionista. Ciò che il team blocca, per lui smette di esistere.
La scheda del paziente
Avvisi clinici, cartella e scale di valutazione. In alto si legge chi può vederli: il titolare, l’editor e il professionista collegato.
Di serie
Cosa trova già pronto una clinica
È pronto dal primo giorno e si adatta ai Suoi servizi, ai Suoi professionisti e ai Suoi orari.
Cartella clinica che non si cancella
Una voce della cartella non si modifica né si elimina. Se bisogna correggerla, se ne scrive un’altra che rimanda a quella corretta, e restano visibili entrambe con la loro data e il loro autore.
Avvisi clinici
Allergie, farmaci, anamnesi, mobilità ridotta o tutore legale. Compaiono in rosso appena si apre la scheda e li vedono solo il titolare, l’editor e il professionista collegato.
Scale di valutazione
Questionari con punteggio su dolore, ansia o qualità della vita, con il risultato salvato nella scheda e il confronto con la visita precedente.
N. cartella e schede senza duplicati
La scheda si crea da sola quando si fissa l’appuntamento. La ricerca funziona anche senza accenti e il pannello avvisa quando due schede sembrano la stessa persona, per unirle dato per dato.
Agenda per professionista
Giorno, settimana e mese, una colonna per medico e trascinamento per spostare un appuntamento. Gli ambulatori e le cabine si prenotano a parte, come risorse, oltre all’agenda.
Promemoria e assenze
Fino a sei promemoria per appuntamento, ciascuno con il suo testo e la sua ora, e un link perché il paziente annulli da sé finché ha margine. La scheda conserva il rischio di assenza di ogni paziente.
Domande frequenti
Cosa chiedono le cliniche
Quattro risposte da avere prima di sedersi a vedere una dimostrazione.
L’agente può vedere la cartella clinica di un paziente?
No. I dati sanitari sono conservati cifrati nella scheda e non vengono inviati all’agente né ad alcun modello di intelligenza artificiale. Per fissare un appuntamento gli bastano l’agenda, i servizi e il telefono di chi chiama. Per ogni dato che arriva da un Suo sistema, Lei decide se l’agente lo dice, se lo dice solo quando glielo chiedono, se conferma le ultime quattro cifre, se gli serve soltanto per identificare la persona o se non esce mai.
Il paziente sa che sta parlando con una macchina?
Sì. Appena si risponde sente un annuncio che glielo dice, in conformità all’AI Act (regolamento europeo sull’intelligenza artificiale). Non si può disattivare: senza di esso il centralino non risponde alla chiamata. Se il paziente preferisce parlare con una persona, la chiamata passa a chi sta accettando chiamate in quel momento.
Le chiamate vengono registrate?
Solo se Lei attiva la registrazione, perché è disattivata per impostazione predefinita. E non si inizia a registrare finché l’avviso di registrazione non si è sentito davvero. Lei sceglie per quanto tempo si conservano le trascrizioni, tra sette giorni e tre anni; le registrazioni senza un periodo stabilito si cancellano dopo trenta giorni. Ogni volta che qualcuno ascolta una registrazione resta annotato chi è stato e quando.
Si collega al gestionale della clinica?
Con qualsiasi gestionale che abbia un’API. Non lavoriamo con connettori per marchi specifici: si collega il programma che Lei usa, e ciò che cambia spesso si consulta in tempo reale durante la chiamata, senza salvarne una copia. La sincronizzazione con Google Calendar e Microsoft 365 arriverà più avanti; oggi l’agenda che fa fede è quella del pannello.
Lo provi con i Suoi servizi e i Suoi orari
Prendiamo i Suoi servizi con durata e prezzo, l’orario di ogni professionista e ciò a cui vuole che risponda, e Le mostriamo la chiamata fatta con questi dati. Per la dimostrazione non serve che ci mandi alcun dato dei pazienti.