O telefone do seu consultório, atendido. Os utentes com consulta marcada e a agenda em dia.
Atende ao primeiro toque o que a sua receção não consegue atender: o utente que quer mudar a revisão de quinta-feira, o que pergunta se tem de vir em jejum e o que liga às dez da noite. Marca a consulta na sua agenda real, com a duração de cada serviço, e não oferece uma vaga que não exista.
O que aconteceu ao telefone
Consultório de exemplo · 3 profissionais
Os dados de saúde são guardados cifrados na ficha do utente. O agente não os vê e nenhum modelo os recebe.
Um dia ao telefone
Quatro chamadas que hoje lhe ficam a meio
A receção de um consultório atende quem tem à frente e o telefone ao mesmo tempo, e o telefone perde sempre. Estas quatro entram todos os dias.
Tem dores e não pode esperar
O utente liga com dores e quer ser visto hoje. O agente vê as vagas reais do profissional que lhe corresponde e, se não houver nenhuma, abre um pedido urgente com responsável e prazo. O que não deve fazer escreve-o nas suas instruções: «não dás conselhos médicos» é uma linha de texto, e é aí que se decide também quando essa chamada tem de passar para uma pessoa.
Mudar a revisão de quinta-feira
Mudar uma consulta por telefone custa à receção três minutos e uma interrupção. O agente reconhece o utente pelo número, lê-lhe a consulta que tem marcada e oferece-lhe duas horas que existem, respeitando a duração do serviço. Os lembretes da consulta antiga são cancelados e os novos preparam-se sozinhos.
As perguntas de sempre
Horários, preços, onde estacionar, se é preciso vir em jejum, o que trazer no primeiro dia. Isso responde-o com o que lhe tiver escrito, e o que preferir que não conte fica marcado como conteúdo que não se anuncia: o agente tem-no à frente e não o menciona.
Um cancelamento às oito da noite
O utente cancela a partir da ligação do lembrete, sem falar com ninguém e sem que o telefone toque. A vaga volta à agenda nessa mesma noite e o próximo a ligar já pode ficar com ela.
O que muda
Quatro coisas mudam desde a primeira chamada
Na chamada, no que vê depois no painel, no que decide ao configurá-lo e no que a lei lhe exige.
Na chamada
Reconhece o utente pelo número e trata-o pelo nome. Marca, altera e cancela consultas na agenda real, respeita a duração de cada serviço e não oferece uma vaga que não exista. Faz uma pergunta por turno, diz os números de telefone algarismo a algarismo e, se lhe falam por cima, cala-se e ouve. Quando lhe pedem uma pessoa, passa a chamada a quem estiver a aceitar chamadas nesse momento.
No painel
Cada chamada fica transcrita turno a turno, com o que o agente consultou, o que demorou a responder e se o interromperam. A agenda tem uma coluna por profissional e o período fora de horário assinalado, onde a sua equipa pode marcar e o agente nunca oferece. As fichas criam-se sozinhas com o número de processo, e quando duas parecem ser a mesma pessoa o painel avisa para as fundir dado a dado.
Ao configurá-lo
O agente é ensaiado antes de ser publicado, e o painel mostra a lista do que lhe falta para poder atender chamadas reais. A voz pode ser a da sua receção, clonada com dez ou doze segundos de gravação e com o seu consentimento expresso. Para cada dado que chega de um sistema seu, decide o que o agente faz com ele: di-lo, di-lo só se lho pedirem, confirma os quatro últimos algarismos, usa-o para identificar ou nunca sai dali.
O que a lei exige
Logo que a chamada é atendida, um anúncio avisa que quem atende é uma inteligência artificial, e não se pode retirar. A gravação vem desligada, e não se começa a gravar se esse aviso não tiver tocado. Escolhe durante quanto tempo se guardam as transcrições, entre sete dias e três anos. Há cinco perfis de acesso, quem só consulta vê os dados sensíveis ocultos e cada audição de uma gravação fica registada.
Agenda de terça-feira
Dra. Ana López · Medicina dentária geral
O que a sua equipa bloqueia deixa de existir para o agente. Fora do horário pode marcar consultas, mas ele não oferece essa hora, nem que lha peçam.
Uma chamada de exemplo
Uma mudança de consulta, do princípio ao fim
Isto é o que ouve um utente pelo auscultador e o que aparece no painel quando desliga.
Bom dia, ligou para o consultório. Está a falar com um assistente automático: digo-lhe isto porque a lei europeia da inteligência artificial obriga a avisá-lo. Em que posso ajudar?
Bom dia. Ligava para mudar a revisão que tenho na quinta-feira, porque me surgiu uma viagem.
Com certeza. Está a ligar do telefone da Lucía Martín, número de processo 3, com revisão na quinta-feira, dia 18, às nove e meia com a doutora López. É essa a consulta?
Essa mesmo.
Posso marcar-lhe na terça-feira, dia 23, às dez, ou na quarta-feira, dia 24, às cinco e um quarto da tarde, as duas com a doutora López. Qual lhe dá mais jeito?
A de quarta-feira à tarde.
Feito: quarta-feira, dia 24, às cinco e um quarto, revisão de meia hora com a doutora López. Envio-lhe a ligação caso tenha de a cancelar. Posso ajudar em mais alguma coisa?
O que ficou escrito sem ninguém o teclar:
Diálogo recriado para esta página, com nomes inventados. Não é a gravação de nenhuma chamada nem de nenhum utente real.
O que a sua equipa vê
O painel, com as palavras de um consultório
Utentes, consultas e número de processo. As duas capturas de ecrã são do painel tal como é entregue.
Uma coluna por profissional
O agente só oferece o que está livre na coluna desse profissional. O que a equipa bloqueia deixa de existir para ele.
A ficha do utente
Alertas clínicos, processo e escalas de avaliação. Em cima lê-se quem os pode ver: o proprietário, o editor e o profissional associado.
De série
O que uma clínica encontra já montado
Vem configurado desde o primeiro dia e ajusta-se aos seus serviços, aos seus profissionais e aos seus horários.
Processo clínico que não se apaga
Uma entrada do processo não se edita nem se elimina. Se for preciso corrigi-la, escreve-se outra que remete para a corrigida, e as duas ficam à vista com a sua data e o seu autor.
Alertas clínicos
Alergias, medicação, antecedentes, mobilidade reduzida ou tutor legal. Aparecem a vermelho logo que se abre a ficha e só os veem o proprietário, o editor e o profissional associado.
Escalas de avaliação
Questionários pontuados de dor, ansiedade ou qualidade de vida, com o resultado guardado na ficha e a comparação com a consulta anterior.
N.º de processo e fichas sem duplicados
A ficha cria-se sozinha ao marcar a consulta. A pesquisa funciona sem acentos e o painel avisa quando duas fichas parecem ser a mesma pessoa, para as unir dado a dado.
Agenda por profissional
Dia, semana e mês, uma coluna por médico e arrastar para mudar uma consulta. Os gabinetes e as cabines reservam-se à parte, como recursos, além da agenda.
Lembretes e faltas
Até seis lembretes por consulta, com o seu texto e a sua hora, e uma ligação para que o utente cancele ele próprio enquanto tiver margem. A ficha guarda o risco de falta de cada utente.
Perguntas frequentes
O que as clínicas perguntam
Quatro respostas para ter antes de se sentar a ver uma demonstração.
O agente pode ver o processo clínico de um utente?
Não. Os dados de saúde são guardados cifrados na ficha e não saem para o agente nem para nenhum modelo de inteligência artificial. Para marcar uma consulta basta-lhe a agenda, os serviços e o telefone de quem liga. Para cada dado que chega de um sistema seu, decide se o agente o diz, se o diz só quando lho pedem, se confirma os quatro últimos algarismos, se só lhe serve para identificar a pessoa ou se nunca sai dali.
O utente sabe que está a falar com uma máquina?
Sim. Logo que a chamada é atendida, ouve um anúncio que lho diz, em cumprimento do Regulamento Europeu da IA. Não se pode desativar: sem ele a central telefónica não atende a chamada. Se o utente preferir falar com uma pessoa, a chamada passa para quem estiver a aceitar chamadas nesse momento.
As chamadas são gravadas?
Só se a ativar, porque vem desligada. E não se começa a gravar enquanto o aviso de gravação não tiver realmente tocado. Escolhe durante quanto tempo se conservam as transcrições, entre sete dias e três anos; as gravações sem prazo definido são apagadas aos trinta dias. Sempre que alguém ouve uma gravação, fica registado quem foi e quando.
Liga-se ao programa de gestão da clínica?
A qualquer um que tenha uma API. Não trabalhamos com conectores de marca: liga-se o programa que tiver, e o que muda com frequência consulta-se em direto durante a chamada, sem guardar cópia. A sincronização com o Google Calendar e o Microsoft 365 chegará mais tarde; hoje a agenda que manda é a do painel.
Experimente-o com os seus serviços e com os seus horários
Pegamos nos seus serviços com a sua duração e o seu preço, no horário de cada profissional e no que quiser que ele responda, e mostramos-lhe a chamada feita com isso. Para a demonstração não precisa de nos enviar nenhum dado de utentes.