In piena ora di punta, il Suo telefono smette di squillare al bancone.
Risponde alle chiamate delle due meno un quarto, quando la sala è piena e nessuno riesce ad arrivare al telefono. Prenota sui tavoli che ha davvero, con la loro capienza e la loro sala, e annota le allergie senza dirle ad alta voce.
Cosa è successo al telefono
Ristorante di esempio · 2 sale
I tavoli e le sale si aggiungono con la loro capienza. L’agente prenota su quello, e se a quell’ora non c’è un tavolo da sei, quell’orario non viene proposto.
Una giornata al telefono
Quattro chiamate di un servizio qualsiasi
In un ristorante il telefono squilla proprio quando la sala è al completo. Queste quattro arrivano ogni fine settimana.
Le due meno un quarto
Ora di punta, la sala piena e il telefono che squilla al bancone. L’agente risponde alla chiamata e, se ne arriva un’altra mentre parla, la mette in attesa in ordine di arrivo con la possibilità di lasciare un messaggio, che entra nel pannello come richiesta con responsabile e scadenza.
Tavolo per sei sabato
L’agente guarda i tavoli di ogni sala con la loro capienza e il turno. Se alle nove resta solo un tavolo da quattro, non lo propone per sei: indica gli orari in cui il gruppo ci sta, e la prenotazione resta con il suo tavolo e la sua sala scritti.
«Una delle bambine è celiaca»
Le allergie e le intolleranze si salvano come dato sensibile, cifrate e con il consenso registrato: come l’ha dato la persona e quando. La cucina e la sala le vedono quando aprono la prenotazione, e l’agente non le tira fuori al telefono se Lei non vuole che lo faccia.
Annullare senza dare spiegazioni
Il cliente annulla dal link del promemoria, senza chiamare e senza metterci la faccia. Il tavolo torna nella griglia quel pomeriggio stesso e il prossimo che chiama può già prenderlo. Nella scheda resta il rischio di assenza di chi non si presenta due volte.
Cosa cambia
Quattro cose cambiano dal primo servizio
Nella chiamata, in ciò che Lei vede poi nel pannello, in ciò che decide quando lo configura e in ciò che Le chiede la legge.
Durante la chiamata
Riconosce il cliente dal numero e lo chiama per nome. Prenota, sposta e annulla tavoli sulla griglia reale, con la capienza di ogni tavolo e il turno, e non propone un orario in cui il gruppo non ci sta. Fa una domanda per turno e, se gli parlano sopra con il rumore della sala in sottofondo, tace e ascolta. Quando gli chiedono una persona, trasferisce la chiamata a chi sta accettando chiamate in quel momento.
Nel pannello
Ogni chiamata resta trascritta turno per turno, con ciò che l’agente ha consultato e quanto ha impiegato a rispondere. La griglia delle prenotazioni si vede per giorno, settimana e mese, con i tavoli e le sale come risorse e il fuori orario segnalato. Le schede si creano da sole, conservano le allergie come dato sensibile e il rischio di assenza, e i duplicati si uniscono dato per dato.
Quando lo configura
Qui non bisogna aggiungere professionisti: si aggiungono i tavoli e le sale con la loro capienza, e con questo si può già prenotare. L’agente si prova prima di pubblicarlo, e la voce può essere quella del Suo responsabile di sala, clonata con dieci o dodici secondi di registrazione e con il suo consenso esplicito. Il menù, gli orari e ciò che preferisce che non racconti si scrivono e si segnano uno per uno.
Cosa chiede la legge
Un annuncio avvisa, appena si risponde, che a rispondere è un’intelligenza artificiale e non si può togliere. La registrazione è disattivata per impostazione predefinita, e non si inizia a registrare se quell’avviso non si è sentito. Le allergie e le intolleranze sono dati sanitari: si salvano cifrate, con il consenso registrato, e chi consulta soltanto il pannello le vede oscurate. Ogni ascolto di una registrazione resta annotato.
Sabato, turno serale
Sala di sotto · 46 posti
Il tavolo è una risorsa con la sua capienza e la sua sala. Non serve aggiungere nessuno del personale: ciò che si prenota è il tavolo.
Una chiamata di esempio
Un tavolo per sei e un’intolleranza
Questo è ciò che un cliente sente nella cornetta e ciò che resta scritto quando riaggancia.
Buonasera, ha chiamato il ristorante. Le risponde un assistente automatico: glielo dico perché la legge europea sull’intelligenza artificiale obbliga ad avvisarla. Come posso aiutarla?
Buonasera. Volevo un tavolo per sei sabato alle nove.
Alle nove mi resta solo un tavolo da quattro. Per sei ho posto alle nove e mezza nella sala di sotto, o alle undici in quella principale. Quale preferisce?
Alle nove e mezza va bene. Ah, e una delle bambine è celiaca.
Lo annoto nella sua scheda come dato sensibile: lo vedono la cucina e il personale di sala, e io non lo dico al telefono se Lei non me lo chiede. Le confermo: sabato 20, nove e mezza, sei persone, sala di sotto.
Perfetto.
Fatto. Le mando il link nel caso doveste annullarla o cambiare il numero di persone.
Ciò che è rimasto scritto senza che nessuno lo digitasse:
Dialogo ricreato per questa pagina, con nomi inventati. Non è la registrazione di nessuna chiamata né di nessun cliente reale.
Cosa vede il Suo team
Il pannello, con le parole di un ristorante
Clienti, prenotazioni, tavoli e sale. Le due schermate sono del pannello così come viene consegnato.
La griglia della settimana
L’agente prenota su questo. Ciò che voi bloccate smette di esistere per lui, e il fuori orario si può usare solo dal pannello.
Le chiamate della sera, una per una
Quante ne sono arrivate, quanto sono durate e quali conviene rivedere. Se ne apre una qualsiasi e la si legge per intero, turno per turno.
Di serie
Cosa trova già pronto un ristorante
È pronto dal primo giorno e si adatta alle Sue sale, ai Suoi tavoli e ai Suoi turni.
Tavoli e sale con capienza
Ogni tavolo ha i suoi posti e la sua sala, e la capienza si calcola da sola. Se il gruppo non ci sta a quell’ora, quell’orario non viene proposto al telefono.
Nessun professionista da aggiungere
Qui si prenotano tavoli, non persone. Non bisogna creare schede di camerieri né orari di nessuno perché il telefono inizi a funzionare.
Allergie e intolleranze
Si salvano come dato sensibile, cifrate e con il consenso registrato: come l’ha dato la persona e quando. Chi consulta soltanto il pannello le vede oscurate.
Schede che si creano da sole
La scheda del cliente si crea con la prima prenotazione, la ricerca funziona anche senza accenti e il pannello avvisa quando due schede sembrano la stessa persona.
Promemoria e assenze
Fino a sei promemoria per prenotazione, ciascuno con il suo testo e la sua ora, e un link per annullare finché c’è margine. La scheda conserva il rischio di assenza di ogni cliente.
Il centralino, il Suo
Messaggio di benvenuto con la Sua voce, attesa in ordine di arrivo quando tutte le linee sono occupate, possibilità di lasciare un messaggio e trasferimento a un altro numero.
Ordini e consegne Prossimamente
Gli ordini da asporto e le consegne a domicilio arriveranno più avanti, e non diamo una data. Oggi l’agente prenota un tavolo, sposta la prenotazione, la annulla e prende i messaggi.
Domande frequenti
Cosa chiedono i ristoranti
Quattro risposte da avere prima di sedersi a vedere una dimostrazione.
Bisogna aggiungere i camerieri?
No. In un ristorante si prenotano tavoli, non persone. Si aggiungono i tavoli e le sale con la loro capienza, e l’agente prenota su quello. I turni del personale non servono perché il telefono funzioni.
Cosa fa con le allergie e le intolleranze?
Le salva nella scheda del cliente come dato sensibile: cifrate, con il consenso registrato (come l’ha dato la persona e quando) e visibili alla cucina e alla sala quando si apre la prenotazione. L’agente non le dice al telefono di sua iniziativa, e chi consulta soltanto il pannello le vede oscurate.
Cosa succede quando chiamano in dieci contemporaneamente?
L’agente gestisce una conversazione alla volta. Chi non riesce a entrare attende in ordine di arrivo ascoltando il Suo messaggio di attesa, e può lasciare un messaggio che compare nel pannello come richiesta con responsabile e scadenza. Il pannello Le mostra quante volte le chiamate si sono sovrapposte, e con questo dato si ampliano le linee se conviene. Inoltre c’è un numero di riserva obbligatorio, a cui va la chiamata se il sistema non funziona.
Può prendere ordini da asporto o a domicilio?
Non ancora. Gli ordini e le consegne arriveranno più avanti e non abbiamo una data; quando ci saranno, lo racconteremo nella pagina della logistica. Oggi prenota un tavolo, sposta la prenotazione, la annulla, risponde su orari e menù con ciò che Lei gli ha scritto, e prende un messaggio per ciò che non sa.
Lo provi con i Suoi tavoli e i Suoi turni
Prendiamo le Sue sale con i loro tavoli e la loro capienza, i Suoi turni e ciò che vuole che risponda su menù e orari, e Le mostriamo la chiamata fatta con questi dati. Per la dimostrazione non serve che ci mandi alcun dato dei clienti.