Receptionist virtuale con IA per le agenzie immobiliari: tutte le chiamate gestite, anche durante le visite.
Risponde all’interessato che chiama per un annuncio, al proprietario che vuole vendere o mettere in affitto la sua casa e all’inquilino che segnala un guasto. Individua prima l’operazione, raccoglie i dati che servono al Suo consulente e fissa la visita o la valutazione. Tutto resta registrato nella scheda e nel funnel di vendita.
Piano unico: 300 € + IVA al mese · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita
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Agenzia immobiliare di esempio · 4 consulenti
Non chiede né registra mai la nazionalità, l’origine o la religione di chi chiama, anche se il proprietario lo richiede.
Casi frequenti
Quattro chiamate che la Sua agenzia immobiliare riceve ogni giorno
Il Suo team passa buona parte della giornata fuori ufficio, tra visite e valutazioni, e il telefono continua a squillare. Queste sono le quattro chiamate più frequenti.
Qualcuno chiama per un annuncio
L’interessato chiede di un immobile preciso. L’agente risponde con le informazioni che Lei gli ha fornito (prezzo, spese, metri quadri, camere e requisiti) e, se un dato non c’è, non lo inventa: glielo confermerà il consulente. Se l’immobile è già riservato, affittato o venduto, glielo dice e gliene propone uno simile. Poi fa le domande che corrispondono all’operazione e gli propone una visita.
Un proprietario vuole vendere o mettere in affitto
Raccoglie l’indirizzo o la zona, il tipo di casa, i metri quadri, le stanze e lo stato; se è libera o affittata, se ha un mutuo o se è affidata a un’altra agenzia; il prezzo atteso e i tempi. Poi gli propone una valutazione gratuita nell’agenda del consulente.
Un inquilino segnala un guasto
Se c’è odore di gas o una perdita d’acqua, prima gli spiega come comportarsi in sicurezza. Poi chiede cosa succede, da quando e dove, apre la segnalazione con la sua priorità (urgente se è rimasto senza acqua, luce, gas o riscaldamento, se c’è una perdita o se non può entrare in casa) e gli comunica il riferimento.
Qualcuno chiede quali documenti servono
Gli indica i requisiti dell’annuncio (deposito cauzionale, garanzia aggiuntiva, assicurazione contro la morosità) e la documentazione abituale: DNI o NIE, ultime buste paga o attestazione del reddito e contratto di lavoro. Se la Sua agenzia ha collegato WhatsApp Business, gliela invia per iscritto durante la chiamata.
Vantaggi
Cosa migliora nella Sua agenzia immobiliare dalla prima chiamata
Nella risposta telefonica, nelle informazioni che riceve il Suo team, nella configurazione e nella conformità normativa.
Durante la chiamata
Individua prima l’operazione e fa solo le domande pertinenti, una alla volta e dopo aver risposto a ciò che gli chiedono. Non fissa una visita senza sapere quale immobile o zona interessa o, se si tratta di un proprietario, dove si trova la sua casa. Non negozia il prezzo né promette nulla a nome del proprietario: se c’è un’offerta, la registra per il consulente. Se chi chiama preferisce parlare con una persona, prende nota perché lo richiami il consulente; si può anche configurare il trasferimento della chiamata.
Nel pannello
Ogni chiamata resta trascritta turno per turno. I dati che raccoglie in base all’operazione compaiono nella scheda dell’interessato, nel blocco «La sua operazione», e nel funnel di vendita, dove l’IA colloca la sua scheda nella fase giusta e Le indica dove si perdono le trattative; considerarla acquisita o persa spetta al Suo team. Le segnalazioni arrivano in una casella con responsabile e data promessa: 4 ore se è urgente, 24 se è alta, 72 se è normale e 7 giorni se è bassa.
Quando lo configura
Si configura con i Suoi consulenti, i Suoi orari e i requisiti di ogni operazione, e si prova prima di pubblicarlo: il pannello mostra ciò che manca per rispondere a chiamate reali. Lei decide cosa risponde sui Suoi immobili e cosa non deve dire. La voce può essere quella di una persona del Suo ufficio, clonata con dieci o dodici secondi di registrazione e con il suo consenso esplicito.
Cosa chiede la legge
All’inizio della chiamata un messaggio registrato avvisa che a rispondere è un’intelligenza artificiale e non può essere disattivato (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50). Non chiede né registra mai la nazionalità, l’origine, la religione o dati simili, anche se il proprietario lo richiede (legge spagnola 15/2022). Il reddito si chiede solo per un affitto e spiegando a cosa serve. Non dà consulenza legale né fiscale. La registrazione è disattivata per impostazione predefinita e ogni ascolto resta registrato.
Visite del giovedì
Laura Méndez · Consulente
L’agente propone solo gli orari liberi di ogni consulente. Ciò che il Suo team blocca, come la firma di un contratto o una riunione, non viene proposto al telefono.
Una chiamata di esempio
Una chiamata per un appartamento in affitto, dalla prima domanda alla visita
Ciò che sente chi chiama e ciò che resta registrato nel pannello al termine della chiamata.
Buonasera, ha chiamato l’agenzia immobiliare. Le risponde un assistente virtuale con intelligenza artificiale. Come posso aiutarla?
Buonasera. Chiamo per l’appartamento in affitto in calle Colón, il riferimento 4521.
È un appartamento con due camere da letto e 75 metri quadri, a 950 euro al mese con le spese condominiali incluse, e sono ammessi animali. Quante persone ci vivrebbero?
Io e il mio compagno, con un cane di piccola taglia.
Grazie. Per verificare che corrisponda a quanto chiede il proprietario, mi indica la sua situazione lavorativa e il suo reddito approssimativo?
Abbiamo entrambi un contratto a tempo indeterminato e insieme guadagniamo circa 3.800 euro al mese. Vorremmo entrare ai primi di novembre.
Perfetto. Posso proporle una visita con Laura Méndez giovedì 15 alle sei del pomeriggio o venerdì 16 all’una. Quale giorno preferisce?
Giovedì alle sei. Sono Ana Torres.
Prenotata, signora Torres: giovedì 15 alle sei, con Laura Méndez. Le invio via WhatsApp a questo numero i documenti che le chiederanno: DNI o NIE, ultime buste paga e contratto di lavoro?
Sì, per favore. Grazie mille.
Glieli ho appena inviati. Grazie a lei, buon pomeriggio.
Registrato automaticamente nel pannello
Dialogo ricreato per questa pagina, con nomi e riferimenti inventati. Non è la registrazione di nessuna chiamata né di nessun cliente reale.
Pannello di gestione
Un pannello con il vocabolario della Sua agenzia immobiliare: clienti, consulenti e visite
Schermate reali del pannello, senza ritocchi.
Dati di esempio
Le visite, nell’agenda di ogni consulente
L’agente propone solo gli orari liberi di ogni consulente. Ciò che il Suo team blocca, come un rogito dal notaio, non viene proposto al telefono.
Dati di esempio
Le segnalazioni degli inquilini
Ogni guasto entra con la sua priorità, il suo responsabile e la sua data promessa. I più vicini alla scadenza compaiono per primi.
Incluso nel piano
Tutto ciò che include per la Sua agenzia immobiliare dal primo giorno
Operativo in 1 giorno, configurato con i Suoi consulenti, i Suoi orari e i requisiti di ogni operazione.
Domande in base all’operazione
Per affittare: annuncio o zona, budget, quante persone ci vivrebbero e se ci sono animali, situazione lavorativa e reddito approssimativo, e data di ingresso. Per comprare: annuncio o zona, budget, finanziamento e data di ingresso. Per vendere o mettere in affitto: indirizzo, tipo, metri quadri, stanze e stato della casa, se è libera o affittata, se ha un mutuo o se è affidata a un’altra agenzia, prezzo atteso e tempi.
Visite e valutazioni in agenda
Un’agenda per consulente. L’agente prenota la visita o la valutazione solo negli orari liberi, e l’oggetto riporta ciò che si sa: riferimento, operazione, persone e data di ingresso.
Funnel di vendita con IA
Ogni interessato entra nel funnel di vendita con «La sua operazione». L’IA riassume la chiamata, colloca la scheda nella fase giusta e Le indica dove si perdono le trattative; considerarla acquisita o persa spetta al Suo team.
Guasti degli inquilini con priorità
Prima la sicurezza (gas, acqua). Poi, segnalazione con riferimento e scadenza: urgente (4 h) se mancano acqua, luce, gas o riscaldamento, se c’è una perdita o se non si può entrare in casa. Se l’inquilino chiede a che punto è, l’agente gli indica lo stato e, se è già fissato, il giorno del tecnico.
Messaggi per il gestore
Preavvisi di disdetta, ritardi nei pagamenti o dubbi sul contratto: l’agente ascolta con tatto, prende il messaggio e non conferma scadenze né importi. Il gestore lo riceve nel pannello.
Limiti che non supera mai
Non negozia prezzi né promette nulla a nome del proprietario, non dà consulenza su tasse, contratti o leggi, non fornisce dati di altre persone e non chiede mai la nazionalità o l’origine (legge spagnola 15/2022).
In sviluppo
La gestione completa di ogni immobile, dall’annuncio alla riparazione
Queste funzioni per le agenzie immobiliari sono in fase di sviluppo. Le integrazioni con i Suoi sistemi sono pronte in un massimo di 3 settimane e la consulenza di integrazione è gratuita.
I Suoi annunci, sincronizzati
Il Suo portafoglio viene letto dal Suo gestionale immobiliare tramite API o dallo stesso file che già invia ai portali (Kyero XML, JSON o CSV). L’agente riconosce il riferimento per cui chiamano e risponde con il prezzo e la disponibilità aggiornati. Ciò che non è nell’annuncio, non lo dice.
Documentazione per affittare e per vendere
Un elenco di requisiti per ogni operazione, che Lei adatta: buste paga, contratto di lavoro ed estratto contributivo per affittare; visura ipotecaria, attestato di prestazione energetica e ultima ricevuta dell’imposta sugli immobili (IBI) per vendere. Ogni persona riceve un link personale per caricare i suoi documenti dal cellulare, e il Suo consulente li convalida o li rifiuta indicando il motivo. I file vengono conservati cifrati e nessuno passa per un modello di IA.
Contratti con i Suoi modelli
Lei carica i Suoi contratti in Word (contratto di locazione, contratto di caparra, mandato di vendita, inventario) con dei segnaposto, e il pannello li compila con i dati del proprietario, dell’inquilino, del garante e dell’immobile. Prima di scaricarlo, Le indica quali dati mancano. Il testo legale è sempre quello della Sua agenzia.
La scheda di ogni immobile
I contratti di luce, gas e acqua con il fornitore, l’intestatario e il numero per i guasti; le assicurazioni con la loro polizza; le garanzie della caldaia e degli elettrodomestici, e i documenti dell’immobile, come l’atto di proprietà o l’attestato di prestazione energetica. Tutto a portata di mano quando chiama un inquilino.
Revisioni periodiche
La caldaia, l’impianto del gas, l’aria condizionata o l’attestato di prestazione energetica, ciascuno con l’ultima revisione, la prossima e l’azienda che la esegue. Il pannello avvisa 30 giorni prima della scadenza e il giorno stesso.
L’IA chiama l’assicurazione e l’assistenza tecnica
Con la segnalazione aperta, l’IA chiama a nome della Sua agenzia l’assicurazione, l’assistenza tecnica o la ditta di manutenzione: spiega il guasto, fornisce i dati della polizza, registra il riferimento della denuncia di sinistro e il giorno del tecnico, e l’inquilino riceve tutto via WhatsApp. Queste chiamate in uscita si fatturano a 0,65 € + IVA al minuto.
Domande frequenti
Domande frequenti sulla receptionist virtuale per le agenzie immobiliari
Risposte ai dubbi più frequenti prima di richiedere una dimostrazione.
Quali dati chiede a chi cerca un immobile in affitto?
Quelli che servono al Suo consulente per valutare la candidatura: l’annuncio o la zona, il budget, quante persone ci vivrebbero e se ci sono animali, la situazione lavorativa, il reddito approssimativo (spiegando perché lo chiede) e la data di ingresso. Non chiede né registra mai la nazionalità, l’origine, la religione o dati simili, anche se il proprietario lo richiede: la legge spagnola 15/2022 vieta la discriminazione nell’accesso all’abitazione.
Chi chiama sa di parlare con un’intelligenza artificiale?
Sì. All’inizio della chiamata, un messaggio registrato avvisa chi chiama che sta parlando con un assistente virtuale con intelligenza artificiale, come prevede il Regolamento (UE) 2024/1689, e non può essere disattivato. Se preferisce parlare con una persona, l’agente prende nota perché lo richiami il consulente oppure, se Lei lo configura, passa la chiamata a chi è disponibile in quel momento.
Può negoziare il prezzo o dare consulenza sul contratto?
No. Se qualcuno fa un’offerta o chiede qualcosa che sa solo il proprietario, prende nota perché il consulente lo richiami e lo registra nel funnel di vendita. Non dà nemmeno consulenza su tasse, contratti o questioni legali: propone che lo richiami il Suo team. E non fornisce mai dati di proprietari, inquilini o altri interessati.
Cosa fa se un inquilino chiama per un’urgenza?
Prima di tutto la sicurezza: se c’è odore di gas, gli dice di non toccare interruttori, di aerare, di chiudere la valvola del gas, di uscire di casa e di chiamare il 112; se c’è una perdita d’acqua, di chiudere il rubinetto centrale. Poi apre la segnalazione come urgente, con una scadenza di 4 ore, e gli comunica il riferimento. Non gli dice chi paga la riparazione: lo decide il gestore.
Si collega al mio gestionale immobiliare o ai portali?
Oggi l’agente risponde con le informazioni sui Suoi immobili che Lei carica nel pannello o che consulta in tempo reale in un Suo sistema dotato di API. La sincronizzazione automatica del portafoglio, tramite API o con il file che già invia ai portali (Kyero XML, JSON o CSV), è in fase di sviluppo, con integrazione in un massimo di 3 settimane. Il pannello si collega già a Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive e altri CRM, e la consulenza di integrazione è gratuita.
Invia l’elenco dei documenti via WhatsApp?
Sì, se la Sua agenzia ha collegato WhatsApp Business. Durante la chiamata invia l’elenco dei documenti al cellulare da cui chiamano (se chiamano da un fisso, chiede un cellulare): DNI o NIE, ultime buste paga o attestazione del reddito e contratto di lavoro. La raccolta dei documenti tramite un link personale è in fase di sviluppo.
Quanto costa la receptionist virtuale per le agenzie immobiliari e quando può essere operativa?
Piano unico da 300 € + IVA al mese, con 1.000 minuti di conversazione inclusi. Il minuto aggiuntivo costa 0,65 € + IVA. Lo rendiamo operativo in 1 giorno, le integrazioni aggiuntive sono pronte in un massimo di 3 settimane e la consulenza di integrazione è gratuita.
Richieda una dimostrazione con i Suoi immobili e i Suoi requisiti
Configuriamo la dimostrazione con due o tre dei Suoi annunci, i requisiti di ogni operazione e l’agenda di un consulente, e Le mostriamo la chiamata che ne risulta. Non ci serve alcun dato dei Suoi clienti.
Piano unico: 300 € + IVA al mese con 1.000 minuti inclusi · minuto aggiuntivo 0,65 € + IVA · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita